Archiwizacja dokumentów i akt, oraz inne usługi archiwizacyjne

Czy zdarza się, że ważne dokumenty lub akta firmowe giną i/lub nie można ich odnaleźć? Czy w Twoim archiwum zakładowym jest wystarczająco dużo miejsca na nowe akta i dokumenty? Czy pracownicy firmy dokładnie wiedzą, gdzie odnaleźć poszukiwane informacje i jak powinno wyglądać prawidłowe archiwizowanie dokumentów?

Jeśli nie masz pewności, jak odpowiedzieć na te pytania, zapoznaj się z naszymi propozycjami usprawnienia procesu archiwizacji dokumentów, akt i danych cyfrowych.

Archiwizacja Dokumentacji – Dlaczego to takie ważne?

• Obecnie informacja i skuteczny dostęp do danych to jeden z wiodących czynników sukcesu rynkowego, dlatego konieczna jest właściwa archiwizacja akt (uporządkowanie) i ich zabezpieczenie.
• Systematyczna i prawidłowa archiwizacja dokumentacji firmowej, tj. ewidencjonowanie dokumentów księgowych (np. faktur), kadrowych (np. teczek osobowych), płacowych czy innych, to wymóg ciągłości działania firmy.
• Prawidłowa archiwizacja dokumentów i danych, w tym faktur, innych dokumentów księgowych i finansowych oraz dokumentów kadrowych i płacowych (m. in. teczek osobowych) pozwala szybko i sprawnie dotrzeć do poszukiwanych informacji.
• Zapewnienie odpowiedniej archiwizacji i ochrony dokumentów, takich jak raporty, analizy, faktury, dokumentacja techniczna, akta osobowe, czy poczta to nie fanaberia, ale umocnienie pozycji konkurencyjnej.
• Prowadzenie archiwum wymaga specjalistycznej wiedzy i doświadczenia, dlatego lepiej nie powierzać zasobów informacyjnych osobom bez stosownych kwalifikacji.
• Przeprowadzimy archiwizowanie akt (porządkowanie), dokumentów, danych, poczty, faktur i innych dokumentów księgowych oraz finansowych i nadamy im stosowną klasyfikację aktową kategorii A, B i Bc,
• Przygotujemy materiały archiwalne kategorii A do przekazania do właściwego Archiwum Państwowego,
• Przeprowadzimy segregację i odpowiednio opiszemy akta i dokumenty, tworząc system archiwizacji dokumentów,
• Wydzielimy z archiwum dokumenty kategorii Bc, których okres przechowywania minął i dokonamy bezpiecznego ich zniszczenia (otrzymasz stosowny certyfikat),
• Uzyskamy dla Ciebie zgodę Archiwum Państwowego na brakowanie,
• Przeprowadzimy ewidencję akt w postaci elektronicznych i papierowych spisów zdawczo-odbiorczych,
• Przekażemy uporządkowane archiwum dokumentów i akt oraz zapisów cyfrowych wyznaczonemu pracownikowi wraz ze stosowną instrukcją kancelaryjną, tj. informacją o sposobie bieżącego archiwizowania dokumentów i innych zasobów informacyjnych,
• Sporządzimy protokół zdawczo-odbiorczy.
• Najpierw dokonamy bezpłatnej wyceny czynności archiwizacyjnych, co pozwoli na odpowiednie dopasowanie usługi do Twoich potrzeb,
• Następnie wykonamy sam proces archiwizacji (porządkowania) wszelkiego rodzaju dokumentów i akt, w tym faktur, innych dokumentów księgowych, dokumentów kadrowo-płacowych, raportów, analiz, czy zapisów filmowych lub dźwiękowych,
• Po przekazaniu uporządkowanych i zindeksowanych dokumentów przygotujemy instrukcję kancelaryjną, która określać będzie nowe zasady prowadzenia archiwum dokumentów i akt,
• Dokumenty, których okres przechowywania upłynął, przewieziemy do jednej z naszych niszczarni i bezpiecznie zniszczymy,
• Na koniec nieodpłatnie przeszkolimy Twoich pracowników w zakresie prac ze zarchiwizowanymi dokumentami.
• Oferujemy możliwość przejęcia archiwum zakładowego pod opiekę profesjonalnych i wykwalifikowanych archiwistów, co oznacza, że wszelkie stosowne dokumenty i akta, takie jak np. faktury, dokumenty kadrowo-płacowe, rysunki techniczne czy materiały fotograficzne, filmowe lub dźwiękowe trafią do jednego z archiwów Ekoakta,
• Ponadto istnieje możliwość przejęcia procesu archiwizacji danych, które po przeniesieniu na serwery Ekoakta tam będą przetwarzane, stosownie do uzyskanych zaleceń,
• W efekcie możesz uzyskać zamianę kosztów stałych (prowadzenie własnego archiwum) na koszty zmienne (wykorzystanie tylko tyle powierzchni w archiwum czy na serwerach Ekoakta, ile jest niezbędne do przechowania dokumentacji i danych firmowych, i tylko wówczas, kiedy jest to niezbędne).
• Elastyczne podejście do wyceny procesu archiwizacji, w zależności od zakresu prac,
• Oszczędność czasu swojego i swoich pracowników – uciążliwe porządkowanie dokumentów wykonają wykwalifikowani i doświadczeni archiwiści Ekoakta,
• Archiwizacja akt zagwarantuje, że dokumenty nie będą się gubić, a dostęp do nich będą mieli jedynie upoważnieni pracownicy,
• Ustandaryzowane archiwizowanie – wprowadzisz jednolity standard archiwizacji dla całej firmy i zapewnisz możliwość realizacji funkcji kontrolnych,
• Dzięki uporządkowaniu zasobów dostęp do poszczególnych dokumentów stanie się prosty i szybki,
• Możesz dokonać outsourcingu obsługi archiwum dokumentów i danych – zadania archiwizacyjne wykonywane wówczas będą przez pracowników Ekoakta.

Archiwizacja dokumentów i porządkowanie akt – co możemy dla Ciebie zrobić?

• Przeprowadzimy archiwizowanie akt (porządkowanie), dokumentów, danych, poczty, faktur i innych dokumentów księgowych oraz finansowych i nadamy im stosowną klasyfikację aktową kategorii A, B i Bc,
• Przygotujemy materiały archiwalne kategorii A do przekazania do właściwego Archiwum Państwowego,
• Przeprowadzimy segregację i odpowiednio opiszemy akta i dokumenty, tworząc system archiwizacji dokumentów,
• Wydzielimy z archiwum dokumenty kategorii Bc, których okres przechowywania minął i dokonamy bezpiecznego ich zniszczenia (otrzymasz stosowny certyfikat),
• Uzyskamy dla Ciebie zgodę Archiwum Państwowego na brakowanie,
• Przeprowadzimy ewidencję akt w postaci elektronicznych i papierowych spisów zdawczo-odbiorczych,
• Przekażemy uporządkowane archiwum dokumentów i akt oraz zapisów cyfrowych wyznaczonemu pracownikowi wraz ze stosowną instrukcją kancelaryjną, tj. informacją o sposobie bieżącego archiwizowania dokumentów i innych zasobów informacyjnych,
• Sporządzimy protokół zdawczo-odbiorczy.

Jak wygląda archiwizowanie dokumentów w naszym wykonaniu?

• Najpierw dokonamy bezpłatnej wyceny czynności archiwizacyjnych, co pozwoli na odpowiednie dopasowanie usługi do Twoich potrzeb,
• Następnie wykonamy sam proces archiwizacji (porządkowania) wszelkiego rodzaju dokumentów i akt, w tym faktur, innych dokumentów księgowych, dokumentów kadrowo-płacowych, raportów, analiz, czy zapisów filmowych lub dźwiękowych,
• Po przekazaniu uporządkowanych i zindeksowanych dokumentów przygotujemy instrukcję kancelaryjną, która określać będzie nowe zasady prowadzenia archiwum dokumentów i akt,
• Dokumenty, których okres przechowywania upłynął, przewieziemy do jednej z naszych niszczarni i bezpiecznie zniszczymy,
• Na koniec nieodpłatnie przeszkolimy Twoich pracowników w zakresie prac ze zarchiwizowanymi dokumentami.

Co jeszcze możemy zrobić w ramach usługi archiwizacji?

• Oferujemy możliwość przejęcia archiwum zakładowego pod opiekę profesjonalnych i wykwalifikowanych archiwistów, co oznacza, że wszelkie stosowne dokumenty i akta, takie jak np. faktury, dokumenty kadrowo-płacowe, rysunki techniczne czy materiały fotograficzne, filmowe lub dźwiękowe trafią do jednego z archiwów Ekoakta,
• Ponadto istnieje możliwość przejęcia procesu archiwizacji danych, które po przeniesieniu na serwery Ekoakta tam będą przetwarzane, stosownie do uzyskanych zaleceń,
• W efekcie możesz uzyskać zamianę kosztów stałych (prowadzenie własnego archiwum) na koszty zmienne (wykorzystanie tylko tyle powierzchni w archiwum czy na serwerach Ekoakta, ile jest niezbędne do przechowania dokumentacji i danych firmowych, i tylko wówczas, kiedy jest to niezbędne).

Jakie korzyści zapewnia Ci archiwizacja akt i dokumentów?

Oszczędność, Bezpieczeństwo, Wygodę

• Elastyczne podejście do wyceny procesu archiwizacji, w zależności od zakresu prac,
• Oszczędność czasu swojego i swoich pracowników – uciążliwe porządkowanie dokumentów wykonają wykwalifikowani i doświadczeni archiwiści Ekoakta,
• Archiwizacja akt zagwarantuje, że dokumenty nie będą się gubić, a dostęp do nich będą mieli jedynie upoważnieni pracownicy,
• Ustandaryzowane archiwizowanie – wprowadzisz jednolity standard archiwizacji dla całej firmy i zapewnisz możliwość realizacji funkcji kontrolnych,
• Dzięki uporządkowaniu zasobów dostęp do poszczególnych dokumentów stanie się prosty i szybki,
• Możesz dokonać outsourcingu obsługi archiwum dokumentów i danych – zadania archiwizacyjne wykonywane wówczas będą przez pracowników Ekoakta.

Archiwizacja akt i dokumentacji

Utrzymywanie w odpowiedni sposób archiwum firmowego to nie lada wyzwanie. Bez fachowej wiedzy i doświadczenia niełatwo się z nim uporać.

Konieczność przechowywania i archiwizacji dokumentów o różnym statusie może skutecznie uprzykrzyć życie każdego przedsiębiorcy, ale skolei wypracowanie odpowiednich procedur archiwizacji i przepływu akt w firmie może stanowić przewagę nad konkurencją, ułatwić procesy zachodzące w przedsiębiorstwie i w efekcie być potężną oszczędnością czasu i pieniędzy.

Co więcej – profesjonalna archiwizacja to także wzrost bezpieczeństwa dokumentacji, ponieważ minimalizuje ona ryzyko zniszczenia akt lub dostania się ich w niepowołane ręce.

Zlecenie archiwizacji dokumentów w Gdańsku zaufanej, doświadczonej firmie, takiej jak Ekoakta, może przynieść Twojemu biznesowi nieosiągalne w inny sposób korzyści. Jakie?

Korzyści wynikające z powierzenia archiwizacji dokumentów profesjonalnej firmie zewnętrznej

Archiwizacja dokumentacji

Co uzyskasz dzięki skorzystaniu z usługi archiwizacji dokumentów przez Ekoakta?

• Szybszy i bezpieczniejszy obieg dokumentów w firmie;
• Utworzenie systemu archiwizacji dokumentów, a więc spójnego schematu segregacji i opisu dokumentacji, co ułatwi odnalezienie się Twoich pracowników w ich gąszczu;
• Nadanie dokumentom klasyfikacji, przekazanie dokumentów klasy A do odpowiedniego Archiwum Państwowego oraz wskazanie dokumentów nadających się do utylizacji wraz z możliwością skorzystania z usługi ich niszczenia;
• Utworzenie procedur prawnych związanych z archiwizacją, co niweluje zagrożenie sankcji;
• Szkolenie dla pracownika z zarządzania archiwum wraz z przygotowaniem instrukcji kancelaryjnej;
• Oszczędność czasu i pieniędzy oraz możliwość uzyskania dodatkowego miejsca w biurze;

Jak przebiega proces archiwizacji dokumentów  przez Ekoakta?

Nie martw się – zadbamy o wszystko! Naszym priorytetem jest Twoje zadowolenie, wygoda oraz bezpieczeństwo akt i porządek w dokumentacji Twojej firmy. Jak to robimy?

• Wykonamy bezpłatną wycenę usługi archiwizacji, aby optymalnie spełnić w tym względzie wszystkie Twoje potrzeby i oczekiwania;
• Kolejnym krokiem jest właściwa archiwizacja dokumentów i akt wszelkiego typu, które znajdują się w Twojej firmie;
• Po zrealizowaniu archiwizacji przekażemy Ci instrukcję kancelaryjną, która pomoże w odnalezieniu się w odpowiednio ułożonym archiwum i we wdrożonych zasadach opisu dokumentów oraz ich segregacji;
• Dokumenty przeznaczone do utylizacji przewieziemy do naszej najbliższej niszczarni i w bezpieczny sposób się ich pozbędziemy. Otrzymasz potwierdzający ten fakt certyfikat;
• Podsumowaniem naszej misji jest bezpłatne szkolenie dla pracowników Twojej firmy z zakresu poprawnego obchodzenia się z dokumentami i nowym archiwum;

Archiwizacja dokumentów w Twoim mieście

Odpowiednia archiwizacja dokumentów to zadanie ważne i odpowiedzialne. W tym względzie nie warto ryzykować. Powierz tę misję zaufanej firmie z 18-letnim doświadczeniem, która w elastyczny sposób dostosuje do Ciebie swoją ofertę.

Skontaktuj się z nami i porozmawiajmy o szczegółach!

Archiwizacja – co to?

Archiwizacja polega na umieszczeniu akt jakiejś załatwionej już sprawy w specjalnym miejscu, tj. w archiwum. Postępowanie z aktami przeznaczonymi do archiwizacji określa ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Kategorie archiwalne

Archiwizowane akta są powszechnie dzielone ze względu na kryterium wartości archiwalnej, nośnika dokumentu oraz dostępności dla osób trzecich.

Zgodnie z kryterium wartości archiwalnej, dzielimy akta na poniższe kategorie:

Kategoria A. Należą do niej akta o wartości historycznej, które przechowywane są wieczyście, czyli bezterminowo.

Kategoria B. Należą do niej akta użytkowane przez daną jednostkę administracji. Akty tej kategorii oznaczane są dodatkowo cyfrą lat czasu, przez który dane dokumenty muszą być przechowywane (np. B12 dla akt płacowych).

Kategoria BC. Należą do niej akta, które nie posiadają wartości, ponieważ zostały już wykorzystane (np. zawiadomienia, zaproszenia itp.). Okres ich przechowywania kończy się wraz z końcem danego roku kalendarzowego.

Kategoria BE. Należą do niej akta, które nie pasują do żadnej z powyższych kategorii. Akty tej kategorii oznaczane są dodatkowo cyfrą lat, po upływie których muszą być ostatecznie zakwalifikowane do innej kategorii.

Zgodnie z kryterium nośnika dokumentu, dzielimy akta na:

• papierowe;

• elektroniczne;

Akta papierowe coraz częściej podlegają skanowaniu i udostępnieniu w archiwach komputerowych.

Zgodnie z kryterium jawności, dzielimy akta na: zastrzeżone, poufne, tajne oraz ściśle tajne.

Dokumenty podlegające archiwizacji

Zgodnie z postanowieniami ustawy obowiązkowi archiwizowania podlegają następujące dokumenty pracownicze:

• akta ZUS, do których zalicza się dokumenty zgłoszeniowe, płatnicze i rozliczeniowe;

• akta pracownicze;

• akta podatkowe, do których zalicza się oryginały i kopie faktur VAT i księgi podatkowe;

• akta zawierające informacje dot. BHP;

• akta szkolne;

Archiwizacje podlega również poczta, w tym, poczta elektroniczna. Zazwyczaj dokumenty tego rodzaju są archiwizowane za pomocą odpowiednich systemów informatycznych, które znacząco ułatwiają ich katalogowanie.

Okres przechowywania akt

Rodzajom dokumentów przysługuje różny okres archiwizowania.

• akta ZUS przechowuje się w zależności od typu dokumentu:

         – dokumenty zgłoszeniowe: należy je przechowywać tak długo, jak długo trwa działalność firmy;

         – dokumenty rozliczeniowe: należy je przechowywać przez 10 lat od daty przesłania ich do ZUSu;

        – dokumenty płatnicze: należy je przechowywać do momentu przedstawienia zobowiązań podatkowych albo potwierdzenia uprawnień                           emerytalnych;

• akta pracownicze przechowuje się przez 50 lat od zakończenia pracy w danym zakładzie;

• akty podatkowe przechowuje się przez 5 lat liczonego od końca roku, w którym upłynął termin płatności;

• akty inwentaryzacyjne przechowuje się przez 5 lat;

• akty z planami kont przechowuje się przez 5 lat od momentu upływu ich daty ważności;

• karty wynagrodzeń pracowników przechowuje się przez okres obowiązywania dostępu do nich, minimum 5 lat;

• akty reklamacji i rękojmi przechowuje się przez rok po dokonaniu rozliczenia;

• wnioski urlopowe i listy obecności przechowuje się przez dwa lata;

• akta BHP należy przechowywać przez okres:

         – 10 lat w przypadku akt zawierających analizy wypadków i chorób zawodowych;

         – 25 lat w przypadku akt zawierających informacje o wypadkach zbiorowych, śmiertelnych i powodujących inwalidztwo;

         – 10 lat w przypadku akt zawierających informacje o innego rodzaju wypadkach;

Archiwizacji podlegają również akta szkolne. Okres przechowywania dokumentów szkolnych wynosi 50 lat od momentu zakończenia nauki przez ucznia lub uczennice.

Archiwizacja Dokumentów Warszawa Łódź – Archiwum Dokumentów Pracowniczych