Masowe skanowanie dokumentów
- Masowe skanowanie dokumentów papierowych z wykorzystaniem wysokowydajnych skanerów gwarantujących dużą wydajność i wysoką jakość.
- Przetwarzanie wszelkich dokumentów archiwalnych, jak również dokumentacji bieżącej, np. faktur, teczek personalnych, umów, korespondencji, map w formatach od C7 do A0, zarówno kolorowych jak
i czarno-białych, w wersji jedno i dwustronnej. - Rozpoznawanie kodów paskowych, wykrywanie i eliminacja pustych stron, zamiana ich kolejności, dzielenie lub scalanie dokumentów bądź stron
w jedną całość, kompresja, obrót i czyszczenie obrazu oraz ręczna, półautomatyczna i automatyczna indeksacja dokumentów. - Udostępnianie różnych formatów danych wyjściowych (np. PDF, TIFF, JPG)
z załączonym plikiem indeksów w postaci np. XML, TXT lub ‘csv’, Access, Excel
i inne. - Transfer danych do elektronicznego systemu obiegu dokumentów klienta (workflow, FK, ERP, CRM) w trybie jednorazowym lub na bieżąco za pośrednictwem bezpiecznego serwera SFTP, alternatywnie najprostszy wariant tzn. repozytorium obrazów z przeglądarką na nośniku zewnętrznym.
- Udostępnienie przyjaznego i intuicyjnego interfejsu online, który poprzez bezpieczne, szyfrowane łącze umożliwia łatwe wykorzystanie zasobów umieszczonych w repozytorium.
- Doradztwo i wsparcie wdrażania procesów biznesowych opartych na elektronicznym obiegu dokumentów.
Wykwalifikowany i zweryfikowany personel
W celu zapewnienia najwyższej jakości i bezpieczeństwa usług, nasz personel:
- odbywa regularne szkolenia z zakresu bezpieczeństwa danych
- jest nadzorowany przez pełnomocnika ds. zintegrowanego systemu jakości
i bezpieczeństwa - zobowiązuje się do zachowania tajemnicy
- posiada zaświadczenie o niekaralności
Doświadczenie
Współpraca oparta na zaufaniu:
- systemowe i kompleksowe podejście do zarządzania dokumentami
i informacją - profesjonalizm i fachowość wiodącego dostawcy usług
- działania oparte o przepisy prawa i indywidualne potrzeby klientów
- możliwość prowadzenia wydajnej i skutecznej kontroli
Jak to robimy?
Referencje klientów
Totalizator Sportowy Sp. z o.o. w Warszawie, Oddział w Krakowie potwierdza, że Ekoakta wykonała dla nas usługi w zakresie kompleksowej, zgodnej z przepisami prawa i naszymi wewnętrznymi procedurami archiwizacji dokumentów i profesjonalnego niszczenia danych.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera, co pozwala zarekomendować Ekoakta jako sprawdzonego specjalistę w zakresie świadczonych usług
Informujemy, że w zakresie niszczenia zasobów archiwalnych korzystamy z usług firmy Ekoakta z Chorzowa.
Jakość usług świadczonych przez firmę Ekoakta i profesjonalna obsługa związana z niszczeniem dokumentów pozwala na polecić tę firmę wszystkim zainteresowanym usługa niszczenia dokumentów.
Współpraca pomiędzy Żabką Polska SA a firmą Ekoakta rozpoczęła się w 2008 roku w ramach programu bezpiecznej utylizacji dokumentacji poufnej.
Z powierzonego zadania Ekoakta wywiązuje się w znakomity sposób, uwzględniając wszystkie wskazówki i postulaty zleceniodawcy. Niszczenie poufnej dokumentacji wykonywane jest terminowo i z zachowaniem wszelkich procedur wymaganych przez Żabkę Polska SA.
Z pełną odpowiedzialnością można polecić Ekoakta firmom oczekującym wysokiej jakości usług.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.
Z pełnym przekonaniem rekomenduję i polecam usługi firmy Ekoakta. Wszystkie prace były wykonane fachowo i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. W mojej ocenie Ekoakta spełnia wszystkie wymogi, jakie winna posiadać wyspecjalizowana firma zajmująca się archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Zarówno jakość, jak i terminowość wykonania usług oceniam wysoko. Nie bez znaczenia jest również fakt, że oferta cenowa firmy jest elastyczna i konkurencyjna.
Ekoakta wykonywała dla nas usługi w zakresie kompleksowej archiwizacji i oraz profesjonalnego niszczenia danych. Poziom świadczonych usług gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdza wiarygodność i fachowość firmy Ekoakta.
Poziom usług z zakresu archiwizacji dokumentów świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Nasza współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera. Opierając się na powyższym rekomendujemy firmę Ekoakta jako sprawnego specjalistę w zakresie świadczonych usług.
Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów
Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów.
Czy wiesz, że w dzisiejszych czasach masowe skanowanie dokumentów to nie żaden kaprys, ale wymóg nowoczesnego świata? Czy zdajesz sobie sprawę z tego, że w konkurencyjnych warunkach rynkowych każde zwiększenie efektywności może okazać się znaczącą przewagą konkurencyjną? Czy masz świadomość, że coraz więcej firm przechodzi z pracy na dokumentach papierowych do pracy na ich elektronicznej wersji?
Jeśli rozważasz digitalizację firmowych zasobów informacyjnych i stworzenie elektronicznego archiwum dokumentów, poznaj nasze rozwiązania, które pomogą zwiększyć wydajność pracy i zyskać przewagę nad konkurentami.
Dlaczego skanowanie dokumentów jest tak ważne?
- W dzisiejszym, zdominowanym przez systemy informatyczne świecie biznesu, dokumenty papierowe coraz częściej zastępowane są w procesie archiwizacji elektronicznej ich wersją cyfrową – przyspiesza to obieg informacji i ułatwia zarządzanie dokumentacją.
- Dokumenty księgowe, takie jak faktury, kadrowe, jak teczki osobowe, czy finansowe, jak raporty i sprawozdania wymieniane są między użytkownikami drogą elektroniczną – tworzenie archiwum dokumentów elektronicznych to wymóg nowoczesnego świata.
- Dokumenty papierowe nie tracą na znaczeniu, jednak zapewnienie szybkiego dostępu do ich kopii jest niezbędne dla uzyskania oczekiwanego w XXI wieku tempa pracy. Skanowanie dokumentów i stworzenie elektronicznego archiwum dokumentów (np. elektroniczna teczka osobowa) to coraz częściej spotykany standard pracy w przedsiębiorstwach każdego rodzaju i wielkości.
- Istotnym czynnikiem skłaniającym do rozważenia skanowania i digitalizacji oraz stworzenia elektronicznego archiwum dokumentów jest także wydajniejsze wykorzystanie powierzchni biurowej – przechowywanie dużych ilości dokumentów papierowych na terenie siedziby przedsiębiorstwa generuje dodatkowe, zbędne koszty.
Skanowanie dokumentów – co możemy dla Ciebie zrobić?
- Przeprowadzimy bezpłatny audyt – sprawdzimy, w jakim obszarze należy wykonać skanowanie dokumentacji, jakie są Państwa potrzeby w zakresie digitalizacji zasobów informacyjnych – nie wszystkie dokumenty muszą zostać zeskanowane.
- Ustalimy zakres usługi, obejmujący m. in. określenie ilości i jakości dokumentów, ich formatów, konieczności rozszywania i ponownego zszywania, zakresu indeksacji, a także dalszej integracji z systemami użytkownika.
- Przygotujemy metodologię dla stworzenia elektronicznej teczki osobowej, co przyspieszy pracę działu kadr
- Zaproponujemy stworzenie archiwum dokumentów elektronicznych (faktur, teczek osobowych, zleceń, umów itp.), które zasilać będzie elektroniczny obieg dokumentów – workflow.
- Zapewnimy bezpieczny transport Twoich dokumentów do centum operacyjnego, w którym przeprowadzimy skanowanie i indeksowanie.
Jak wykonujemy skanowanie dokumentów?
- Spakujemy i protokolarnie odbierzemy Twoje dokumenty przeznaczone do skanowania, a następnie przewieziemy je do miejsca realizacji usługi.
- Przygotujemy proces skanowania dokumentacji, przeprowadzimy digitalizację i indeksowanie (opis rzeczowy) plików, i zapiszemy pliki w wybranych formatach (PDF, JPEG, TIFF, inne).
- Dokonamy skatalogowania plików w elektronicznym archiwum dokumentów, zgodnie z ustaloną kategoryzacją.
- Skanując z Ekoakta nie musisz przygotować materiałów w specjalny sposób – nasi pracownicy sami wyjmą dokumenty ze wskazanych teczek i segregatorów, a w razie potrzeby rozszyją i zszyją je z powrotem.
Skanowanie dokumentów – co jeszcze możemy zrobić?
- Podpowiemy, co i jak skanować, aby uzyskać możliwie najwyższy poziom wydajności pracy z plikami.
- Zapewnimy rozwiązania do obsługi wewnętrznych procesów obiegu dokumentów (workflow), które zagwarantują bezpieczeństwo, efektywność i prostotę pracy z dokumentami.
- Doradzimy, jak wdrożyć system obsługi elektronicznej teczki osobowej (ETO).
- Przejmiemy zeskanowane dokumenty do naszego archiwum, aby uwolnić przestrzeń biurową w Twojej firmie i wykorzystać ją na działania operacyjne.
Dlaczego warto zamówić usługę skanowania dokumentów?
Oszczędność, Bezpieczeństwo, Wygoda
- Zmniejszasz wydatki na usługi kurierskie, drukowanie i kopiowanie dokumentów, bo pracownicy nie potrzebują papierowych wersji dokumentów – archiwum elektroniczne daje im do nich nieograniczony dostęp, w dowolnym czasie i miejscu, na dowolnym urządzeniu.
- Dokumenty finansowe (raporty, analizy), księgowe (faktury) czy kadrowe (teczki osobowe) znajdują się w jednym bezpiecznym miejscu, a upoważnieni użytkownicy nie tracą czasu na poszukiwania.
- Archiwum elektroniczne działa w istniejącej sieci firmowej – nie inwestujesz w budowę własnej infrastruktury technicznej.
- Nie ma ograniczenia dla liczby dokumentów, jakie może objąć archiwizacja elektroniczna – nie martwisz się o miejsce.
- Oszczędzasz czas swój i swoich pracowników, bo skanowanie dokumentów i obsługa systemu archiwizacji nie wymagają Twojego zaangażowania.
- Sam wybierasz, którym pracownikom dasz dostęp do określonych dokumentów w archiwum elektronicznym.
- Zabezpieczony system chroni dane przed kradzieżą i zniszczeniem, a Ty nie martwisz się o wyciek danych.
- Dokumenty zapisane w elektronicznym archiwum można kopiować na inne zabezpieczone nośniki danych, w zależności od potrzeb firmy
- Skanowanie dokumentów to prosta droga do szybkiego obiegu dokumentów, co wpływa na poprawę wydajności pracy i dostęp do informacji.
- Sam ustalasz najwygodniejszy dla siebie sposób indeksowania (opisywania) dokumentów, co gwarantuje szybkie dotarcie do informacji wśród tysięcy plików.
- Nie tracisz dostępu do dokumentów w razie przeprowadzki albo urzędowej kontroli.
- Możesz oddać zeskanowane dokumenty do przechowania w archiwach Ekoakta – uwalniasz przestrzeń biurową, którą możesz zaadaptować na potrzeby operacyjne.
Skanowanie dokumentów Warszawa Wrocław
W firmie Ekoakta wykonujemy masowe skanowanie dokumentów – całych archiwów, zapasów dokumentacji.
Jak zrobić skan dokumentu
Do wykonania skanu dokumentu potrzebujemy oczywiście skanera o wysokiej rozdzielczości skanowania wyrazonej w dpi – (punktów światłoczułych na cal) bądź lustrzankę z matrycą o wysokiej rozdzielczości. W przypadku większej ilości skanów (skanowanie większych zbiorów) warto skorzystać z usług firmy specjalizującej się w dużej ilości skanów.
Elektroniczne archiwum dokumentów
Zeskanowane i zdigitalizowane dokumenty możemy przechowywać w systemie elektronicznego archiwum dokumentów dzięki czemu będziemy mieli do nich dostęp cały czas – w wygodnej cyfrowej wersji.
Dowiedz się więcej
EkoAkta - Poufność. Bezpieczeństwo. Ekologia.
Archiwizacja dokumentów, digitalizacja dokumentów, przechowywanie dokumentów, niszczenie dokumentów, skanowanie dokumentów.
