Przechowywanie dokumentów i akt w archiwum zewnętrznym

Czy pamiętasz, że prowadzenie firmy wymaga ciągłej pracy z dokumentami? Czy doświadczasz tego, że rokrocznie firmowe archiwum rozrasta się, a jego obsługa pochłania coraz więcej czasu i środków? Czy zauważasz, że znacząco rośnie również zapotrzebowanie na szybki i nieprzerwany dostęp do dokumentów wielu pracowników z różnych działów?

Jeśli tak, sprawdź, jakie oszczędności i korzyści może zapewnić Ci przekazanie dokumentów firmowych do profesjonalnego archiwum Ekoakta.

Dlaczego ważne jest prawidłowe przechowywanie dokumentów?

• Konieczność przechowywania określonych kategorii dokumentów, w tym dokumentów księgowych czy podatkowych, kadrowych oraz dokumentacji medycznej zgodnie z przepisami, przez długie okresy czasu (nawet do 50 lat), generuje potrzebę zapewnienia stosownej przestrzeni magazynowej.
• Coroczny przyrost zasobów informacyjnych oznacza potrzebę zapewnienia dodatkowego miejsca na przechowywanie dokumentów i akt, które może stanowić znaczący koszt prowadzonej działalności.
• Bezpieczne przechowywanie danych i przechowywanie dokumentów lub prowadzenie archiwum zakładowego wiąże się z koniecznością zastosowania odpowiednich zabezpieczeń i personelu do jego obsługi.
• Informacje i dane przechowywane na terenie siedziby przesiębiorstwa to cenne zasoby, które podlegają ochronie fizycznej i logicznej – konieczność zastosowania stosownych środków bezpieczeństwa nie zawsze znajduje się w centrum uwagi kierownictwa spółki.
• Ewentualna utrata lub zagubienie dokumentów może zakończyć się nieobliczalnym w skutkach wyciekiem informacji.

Zakres działań z przechowywaniem akt i dokumentów

• Przeprowadzimy analizę Twoich zasobów informacyjnych (dokumentów, rysunków technicznych, map, zapisów, taśm, nagrań itp.) i ustalimy najlepszy sposób przechowywania i dostępu do nich. Dotyczy to wszelkich rodzajów dokumentacji, np. księgowej, podatkowej, personalnej, analiz finansowych, planów, budżetów, a także dokumentacji medycznej.
• Ustalimy okresy przechowywania dokumentacji oraz innych zasobów informacyjnych i dokonamy brakowania i bezpiecznego zniszczenia dokumentów, których czas przechowywania upłynął.
• Określimy najkorzystniejsze miejsce przechowywania dokumentów i sposoby dostępu (np. dostawa oryginałów, dostawa skanów przez bezpieczne łącze (Scan on Demand), odbiór osobisty przez pracowników firmy itp.). Ekoakta dysponuje własnm systemem online do zarządzania dokumentami znajdującymi się w archiwum.

Przechowywanie dokumentów w wykonaniu Ekoakata

• Dostarczymy pudła archiwizacyjne do Twojej siedziby, gdzie pracownicy Ekoakta spakują dokumenty w kartony archiwizacyjne i przetransportują je do archiwum monitorowanym poprzez system GPS samochodem. Ty otrzymasz stosowny protokół przekazania dokumentów.
• Sporządzimy ewidencję przekazanej dokumentacji, oznaczymy pudła archiwizacyjne kodami paskowymi i umieścimy jes w odpowiednio zabezpieczonym obiekcie archiwizacyjnym.
• Zapewnimy przechowywanie dokumentów i akt oraz bezpieczne przechowywanie danych przez zgodny z prawem okres, a po jego upływie dokonamy brakowania dokumentów i ich bezpiecznego zniszczenia.
• Na życzenie udostępnimy dokumenty w miejscu przechowywania, dowieziemy oryginały do Twojej firmy lub prześlemy kopie dokumentów faksem albo e-mailem.
• Przekażemy stosowne raporty dotyczące zasobu archiwalnego oraz wykonywanych na nim operacji zleconych przez klienta.

Nasze standardy bezpieczeństwa w przechowywaniu akt i dokumentacji

• Archiwa Ekoakta zlokalizowane są w nowoczesnych parkach logistycznych, na terenach niezalewowych.
• Pomieszczenia, w których przechowywane są dokumenty, posiadają zabezpieczania przeciwpożarowe właściwe dla składnicy akt oraz archiwów. System powiadamiania o pożarze połączony jest bezpośrednio z najbliższą jednostką straży pożarnej.
• Temperatura i wilgotność utrzymywane są przez cały czas na stałym poziomie, co gwarantuje długotrwałą żywotność dokumentów i ochronę przed zniszczeniem lub uszkodzeniem.
• Archiwa Ekoakta wyposażaone są w nowoczesny system monitoringu wizyjnego i kontroli dostępu oraz elektroniczny system antywłamaniowy, a nad bezpieczeństwem czuwają dodatkowo wykwalifikowani pracownicy ochrony.
• Dostęp do przechowywanych dokumentów osobom z zewnątrz ograniczają dodatkowo ogrodzenie i bramy oraz metalowe drzwi z zamkami antywłamaniowymi.
• Każdorazowy wstęp do archiwum odnotowywany jest w rejestrze wejść i wyjść, a samo wejście odbywa się poprzez śluzę osobową.

Dlaczego warto skorzystać z przechowywania dokumentów w naszych archiwach?

Oszczędność, Bezpieczeństwo, Wygoda

• Nie utrzymujesz drogiej powierzchni biurowej potrzebnej do przechowywania dokumentów i akt w siedzibie firmy.
• Oszczędzasz czas swój i swoich pracowników, dzięki czemu możecie skoncentrować się na kluczowych obowiązkach i zwiększyć swoją efektywność pracy.
• Zapewnienie właściwej ochrony dokumentom firmowym nie wymaga dodatkowych wydatków, a bezpłatna wycena usługi pozwala z góry zaplanować koszt przechowywania dokumentów.
• Przechowywanie dokumentów i akt odbywa się w warunkach gwarantujących ich ochronę przed zniszczeniem lub ujawnieniem.
• Odbiór i zwrot przechowywanej dokumentacji realizują konwoje Ekoakta.
• Ochrona w miejscu przechowywania dokumentów uniemożliwia dostęp osobom nieupoważnionym.
• Wszystkie prace związane z przechowywaniem dokumentacji wykonają za Ciebie nasi wykwalifikowani archiwiści.
• Masz szybki i wygodny dostęp do przechowywanych dokumentów (oryginał, faks lub bezpieczna postać elektroniczna e-mail).
• Skutecznie zarządzasz przekazanym zasobem oraz na bieżąco kontrolujesz stan i status jednostek aktowych.
• W razie zewnętrznej kontroli przeglądanie dokumentów nie zakłóca pracy firmy, ponieważ masz do nich osobisty wgląd w archiwum Ekoakta.

Obowiązkiem przedsiębiorców jest przechowywanie dokumentacji firmowej przez ściśle określony termin i w oryginalnej formie. Dokumenty muszą być chronione przed uszkodzeniem, zniszczeniem i nieupoważnionym rozpowszechnieniem. Zasady prowadzenia archiwum do przechowywania dokumentów określa ustawa, zawierająca przepisy w jaki sposób i jak długo przechowywać dokumenty z działalności gospodarczej.

W jaki sposób przechowywać dokumentację księgową?

Zasady i terminy przechowywania dokumentacji księgowej dotyczą ksiąg rachunkowych, dowodów księgowych, dokumentów inwentaryzacyjnych, sprawozdań finansowych oraz dokumentacji opisującej zasady (politykę) rachunkowości. Stanowią one główny dowód podczas kontroli urzędu skarbowego dlatego nie należy wyrzucać faktur i innych dowodów transakcji, ale również korekt duplikatów i wszystkich innych dowodów wiążących z procedurą podatkową. W trakcie możliwej kontroli organów skarbowych dostęp do nich musi być swobodny. Dokumentacja ta musi być przechowywana w porządku chronologicznym i ponumerowanej zgodnie z KPiR. Dowody warto dodatkowo podzielić na właściwe okresy rozliczeniowe i opisać je tak, aby łatwo było je znaleźć. Należy je przechowywać w należyty sposób oraz chronić przed wszelkimi zmianami, rozpowszechnieniem lub zniszczeniem. Przepisy jak przechowywać dokumenty jednocześnie określa rozdział 8 ustawy o rachunkowości „Ochrona danych”. Dokumenty księgowe mogą być archiwizowane przez biuro rachunkowe, które prowadzi księgowość firmy. Wymaga to zgłoszenia tego faktu naczelnikowi odpowiedniego Urzędu Skarbowego, w terminie 15 dni od wydania dokumentów księgowych zewnętrznemu podmiotowi.

Dokumentacja pracownicza

W czasie trwania stosunku pracy wytwarzana jest duża ilość dokumentów związanych z wykonywaniem pracy. Zaliczyć do nich można:

• akta osobowe,
• ewidencja czasu pracy,
• imienną kartę wypłacanego wynagrodzenia za pracę oraz świadczeń związanych z pracą,
• karta ewidencyjna przydziału odzieży i obuwia roboczego.

Mają one różny charakter i różnią się czasem ich przechowywania. Najdłużej przechowywana jest dokumentacja płacowa, na podstawie której ustalana jest m.in. podstawa wymiaru emerytury lub renty. Ewidencja czasu pracy nie jest wyraźnie uregulowana w przepisach, mimo to przyjmuje się, że powinna być przechowywana przez 3 lata. Do tego okresu odwołuje się pogląd o przedawnieniu roszczeń ze stosunku pracy, ustalanych na podstawie tej ewidencji.

Nowe okresy przechowywania akt

Czas przechowywania dokumentów dotyczących zatrudnienia i wynagrodzenia za pracę do tej pory wynosił 50 lat od zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. Z dniem 1 stycznia 2019 roku weszła w życie ustawa mówiąca o skróceniu okresu przechowywania akt pracowniczych. Na jej podstawie przechowywanie akt trwa krócej, czyli 10 lat zamiast 50 lat. Dotyczy to pracowników, którzy nawiązali stosunek pracy z pracodawcą od 1 stycznia 2019 roku. Nie dotyczy to stosunków pracy nawiązanych przed dniem wejścia w życie ustawy.

Co z dokumentami po okresie obowiązującej archiwizacji

Kwestie dokumentów, którym minął okres obowiązkowego przechowywania, nie reguluje ustawa o rachunkowości. Odpowiedzialność za utylizację takich dokumentów, ponosi osoba kierująca przedsiębiorstwem. Niszczenie dokumentów musi być potwierdzone protokołem zniszczenia dokumentów, zawierającym ich opis oraz podpis osoby odpowiedzialnej za tę czynność.