Utylizacja dokumentów firmowych - od czego zacząć?
Prawo nakazuje archiwizację dokumentów przez określony czas, po upływie którego należy je zutylizować. Z pozoru jest to prosta, niewymagająca procedura, jednak w rzeczywistości trzeba zadbać o wiele aspektów, w tym ochronę danych oraz środowiska naturalnego. Od czego zacząć proces niszczenia dokumentów i jak przebiega on krok po kroku?
Utylizacja dokumentów – zacznij od przeglądu archiwum!
Utylizacja dokumentów to proces, który powinien rozpocząć się od przeglądu archiwum. Zadanie to jest znacznie prostsze, gdy mamy do czynienia z uporządkowaną przestrzenią. Archiwum można prowadzić na wiele sposobów – niektórzy segregują dokumenty działami, inni posługując się datą wymagalności. Warto wprowadzić konkretne procedury, dzięki którym zarządzanie archiwizowaną dokumentacją nie będzie tak skomplikowane. Problem zaczyna się bowiem w sytuacji, gdy archiwum prowadzone jest chaotycznie. Wtedy też utylizację dokumentów należałoby rozpocząć nie od jego przeglądu, a uporządkowania. Dzięki temu ułatwimy sobie pracę w kolejnych latach. Natomiast jeśli chodzi o samą analizę archiwum, to kluczowe jest wytypowanie dokumentów do utylizacji. Są to takie, które utraciły swoją ważność lub wartość dla firmy.
Jak przygotować dokumenty do utylizacji?
Korzystając z nowoczesnych rozwiązań technologicznych, dokumentów do utylizacji nie trzeba w żaden sposób przygotowywać. Jeszcze kilka lat temu konieczne było rozpięcie kartek, wyjęcie ich z koszulek bądź teczek oraz usunięcie elementów dodatkowych, takich jak na przykład spinacze. Dziś natomiast niszczarki przemysłowe doskonale radzą sobie z tego typu dodatkami, co w znacznym stopniu ułatwia pracę. Niszczenie dokumentacji powinno poprzedzić jedynie jej przejrzenie, i to głównie w przypadku, gdy mamy do czynienia z nieuporządkowanym archiwum.
W jaki sposób niszczyć dokumenty firmowe?
Utylizacja dokumentów firmowych rzadko odbywa się dziś w siedzibie przedsiębiorstwa. Powodem jest brak odpowiedniego sprzętu, jakim jest niszczarka przemysłowa. Urządzenia do użytku biurowego nie spełniają norm, produkując zbyt duże w stosunku do norm międzynarodowych ścinki. Mając na uwadze konieczność ochrony danych osobowych i innych danych niejawnych, ważne jest wypracowanie systemu, który pozwoli bezpiecznie zutylizować dokumenty. Obecnie firmy coraz częściej korzystają z usług podmiotu zewnętrznego, który zajmuje się odbiorem, a następnie niszczeniem zarówno papieru, jak i innych nośników danych. W całym procesie najistotniejsze jest zachowanie poufności i dopełnienie wszelkich formalności w taki sposób, aby nie doszło do wycieku informacji. Firma niszcząca dokumenty oferuje również usługę mobilną, która polega na utylizacji w siedzibie usługodawcy. Jest to doskonałe rozwiązanie w sytuacji, gdy jakichś przyczyn wywóz dokumentów na zewnątrz nie jest możliwy.
Na czym polega usługa niszczenia dokumentów?
Usługa niszczenia dokumentów powinna mieć charakter kompleksowy. Doskonałym sposobem na zapewnienie odpowiedniej ochrony jest zastosowanie bezpiecznych pojemników. W kolejnych krokach następuje:
- dostarczenie pojemników do siedziby firmy,
- składowanie dokumentów,
- odbiór zapełnionych pojemników z jednoczesną ich wymianą na nowe,
- utylizacja dokumentacji z zastosowaniem najwyższej jakości niszczarek,
- utylizacja ścinek (zgodnie z wymogami dotyczącymi ochrony środowiska naturalnego).
Metoda bezpiecznych pojemników jest nie tylko zgodna z obowiązującymi przepisami, ale również komfortowa dla zleceniodawcy. Jednocześnie warto pamiętać, że niszczymy dokumenty w formie papierowej, a także inne nośniki danych, takie jak płyty CD, dyski twarde bądź pendrive. W tym przypadku odbiór i niszczenie dokumentów wyglądają nieco inaczej, ponieważ kluczowym elementem jest demagnetyzacja, zapewniająca trwałą utratę danych. Bez niej nie sposób mówić o kompletnym zniszczeniu nośnika, gdyż wciąż możliwe jest odtworzenie zawartych w nim informacji.
Niszczenie dokumentacji – o czym warto pamiętać?
Firmy, które do tej pory nie korzystały z usług sprawdzonego partnera, najprawdopodobniej niszczyły dokumenty niezgodnie z przyjętymi normami i standardami. Najważniejszą kwestią jest zabezpieczenie danych, pamiętając, że przedsiębiorca odpowiada za nie aż do momentu prawidłowej utylizacji nośnika. Prowadząc firmę, warto zdecydować się na usługę zewnętrzną, jaką jest niszczenie dokumentów Kraków. W tym mieście oferujemy utylizację zarówno papieru, jak i pozostałych nośników danych. Warto mieć na uwadze, że niszczenie dokumentów to jeszcze nie wszystko – do całej procedury trzeba się odpowiednio przygotować. Jedną z usług dodatkowych, na którą warto się zdecydować, jest segregowanie i archiwizacja. Porządek sprawia, że łatwiej odnaleźć się w dokumentach, zwłaszcza jeśli ich ilość jest naprawdę spora. W kontekście utylizacji warto też postawić na regularność. Powinna odbywać się przynajmniej raz w roku, pamiętając, że niszczymy tylko te dokumenty, których termin przedawnienia upłynął bądź które nie są już firmie potrzebne, a przepisy nie wskazują terminu ich przechowywania.
