Organizacja dokumentów w firmie - jak to robić porządnie?

Właściwa organizacja dokumentów w firmie pozwala zabezpieczyć dane chronione prawnie, a dodatkowo ułatwia codzienną pracę. Kluczowe jest wypracowanie systemu procedowania i przechowywania akt, który będzie odpowiadał specyfice działalności przedsiębiorstwa. Jak pracować z dokumentami, aby zachować w nich porządek?

Dlaczego organizacja dokumentów biurowych jest tak ważna?

Utrzymanie porządku w biurze to cel, który można osiągnąć dzięki prawidłowej organizacji dokumentów. Nie ulega wątpliwości, że to właśnie papiery zalegające na biurkach, półkach czy w archiwach tworzą nieestetyczny obraz firmy. Chcąc poprawić jej odbiór wśród pracowników, kontrahentów, a nawet gości, warto zadbać o ład w dokumentach. To jednak niejedyny powód, dla którego systematycznie organizujemy papiery. Większość z nich zawiera informacje chronione prawnie bądź know-how przedsiębiorstwa. Nie mogą one dostać się w niepowołane ręce, o co nietrudno przy nieprawidłowej systematyzacji. Wyciek danych naraża firmę na poważne problemy natury prawnej, w tym kary finansowe. Organizacja dokumentów biurowych jest także konieczna celem uzyskania łatwego dostępu do akt, na przykład w razie kontroli. Nieprzedstawienie wymaganych dokumentów może zostać uznane za utrudnianie prowadzenia czynności przez urzędnika państwowego, co ponownie naraża przedsiębiorcę na karę. Warto pamiętać, że zagubienie akt nie stanowi w tym przypadku usprawiedliwienia.

Prawidłowa organizacja dokumentów w firmie – od czego zacząć?

Przedsiębiorcy, którzy rozpoczynają prowadzenie własnej działalności, powinni zachować porządek w papierach od pierwszego dnia. Ci natomiast, którzy w ciągu kolejnych lat zaniedbali ten aspekt, powinni zacząć od porządków. W pierwszej kolejności segregujemy dokumenty, dzieląc je na te, które można zniszczyć oraz te, które wciąż są wymagalne. Następnie akta z drugiej kategorii będą podlegały archiwizacji. Konieczne jest ich ponowne posegregowanie, na przykład ze względu na:

• rodzaj zawartych informacji,
• dział,
• datę wymagalności.

Każda firma może przyjąć własne kryteria, które najlepiej odpowiadają jej specyfice. Na tym etapie porządków warto zastanowić się nad digitalizacją wybranych akt. Jest to dobre rozwiązanie dla firm, które nie dysponują wystarczającą ilością miejsca do przechowywania dokumentów papierowych. Te natomiast, których forma pozostaje bez zmian, należy umieścić w segregatorach i teczkach (bardzo ważny jest ich opis, który pozwoli odnaleźć potrzebne akta).

Jak organizować dokumenty bieżące?

Organizacja obiegu dokumentów w firmie to jedno z kluczowych wyzwań w kontekście ich procedowania i archiwizacji. Droga akt do działu docelowego (na przykład faktur do księgowości) powinna być jak najkrótsza. Dzięki temu ograniczamy ryzyko wycieku danych, a jednocześnie usprawniamy pracę wszystkich działów. Należy też pamiętać o odpowiednim zabezpieczeniu dokumentów – ze względu na to, że obecnie zdecydowana większość ma formę elektroniczną, warto wprowadzić klucze dostępu dla właściwych pracowników. Organizacja obiegu dokumentów w ostatnim etapie sprowadza się do archiwizacji. Akta cyfrowe przechowywane są w chmurze (która musi posiadać odpowiednie zabezpieczenia), natomiast przechowywanie dokumentów papierowych wymaga wygospodarowania sporej ilości miejsca w specjalnie do tego przeznaczonych pomieszczeniach. Pamiętaj, że archiwum to nie przypadkowy pokój – akta muszą być chronione przed działaniem czynników zewnętrznych, a także wyciekiem danych!

Organizacja dokumentów w firmie – sprawdzone metody

Jeśli nie masz pomysłu na to, jak powinna wyglądać organizacja dokumentów w firmie, przedstawiamy kilka sprawdzonych metod:

• elektroniczny obieg dokumentów – ułatwia sprawne procedowanie akt i pozwala na bieżąco kontrolować wprowadzone zmiany,
• coroczne niszczenie akt – wiele dokumentów przedawnia się wraz grudnia, dlatego ich niszczenie powinno nastąpić w I kwartale kolejnego roku,
• digitalizacja – pozwala zredukować ilość dokumentów w formie papierowej, a jednocześnie uchronić je przed działaniem czynnika czasu.

Bardzo ważne jest też przyjęcie konkretnych kryteriów podziału dokumentów. Na tym etapie musisz zwrócić uwagę na dane, jakie zawierają poszczególne akta. Te, które są chronione prawnie (dane osobowe, informacje poufne, tajemnica handlowa, dane patentowe), trzeba przechowywać w inny sposób, niż pozostałą dokumentację.

Jak sprawnie pracować z dokumentacją firmową?

Najwięcej trudności w pracy dokumentacją firmową sprawia jej przechowywanie. Organizacja dokumentów w biurze to zadanie dla profesjonalistów posiadających wiedzę i doświadczenie w tej materii. Jeśli w Twojej firmie brakuje takich osób, dobrym rozwiązaniem jest nawiązanie współpracy z podmiotem zewnętrznym w ramach tzw. Usług outsourcingowych. Digitalizacja, przechowywanie, a następnie niszczenie dokumentów nie muszą blokować normalnego trybu pracy, będąc przykrym obowiązkiem ubocznym. System organizacji akt musi nie tylko funkcjonować sprawnie, ale również być zgodny z obowiązującymi przepisami.