Nowoczesne metody archiwizacji dokumentów

Dokumenty firmowe, a także niektóre osobiste muszą być przechowywane przez określony czas. Jest to wymóg prawny, a przedterminowe ich zniszczenie może wiązać się z konsekwencjami. Archiwizowanie dokumentów nie musi być jednak żmudnym obowiązkiem – wystarczy bliżej przyjrzeć się nowoczesnym metodom, które pozwalają zaoszczędzić sporo miejsca i pieniędzy. Jak dziś archiwizuje się dokumentację?

Klasyczne metody archiwizacji dokumentów

Każda firma powinna wypracować własny system archiwizacji dokumentów, który będzie zgodny z jej potrzebami i specyfiką działalności. Najczęściej jednak wszelkiego rodzaju faktury czy umowy wpinane są do segregatorów, które następnie opisuje się rokiem, ewentualnie przy większej ilości dokumentów także miesiącem. Taki sposób archiwizacji generuje nieład, zwłaszcza w dużych przedsiębiorstwach. W ujęciu klasycznym archiwizuje się wyłącznie te dokumenty, które wymagane są przepisami. Niemniej jednak w wielu przypadkach warto pozostawić w firmie również papiery, których co prawda nie trzeba przechowywać, ale które mogą zawierać kluczowe informacje. Nie powinno się ich niszczyć zwłaszcza wtedy, gdy uzyskanie kopii będzie trudne. 

Nowoczesne metody archiwizacji dokumentów – ład i porządek

Nowoczesne metody archiwizacji dokumentów odbiegają od tradycyjnych. Tutaj liczy się przede wszystkim porządek, dzięki któremu zdecydowanie łatwiej odnaleźć konkretną dokumentację, i to nawet po wielu miesiącach czy latach. Archiwizacja dokumentów składa się z kilku etapów:

• kwalifikacji,
• opracowania,
• porządkowania,
• oznaczania,
• nadawania topografii.

W procesie kwalifikacji kluczowe jest przydzielenie akt do kategorii A lub B. W pierwszej powinny znaleźć się dokumenty, które trzeba przechowywać wieczyście, natomiast w drugiej te, które po ustawowym terminie można zniszczyć. Opracowanie polega na przyporządkowaniu do określonej grupy rzeczowej, natomiast porządkowanie skupia się na uformowaniu chronologicznym i tematycznym konkretnych jednostek. Oznaczenie akt pozwala łatwiej odnaleźć te potrzebne, gdyż sprowadza się do opisania segregatorów lub teczek w czytelny sposób. W samym archiwum trzeba nadać dokumentom topografię, dzięki czemu dokładnie wiadomo, gdzie ich szukać. 

Jakie korzyści przynosi nowoczesna archiwizacja?

Nowoczesne metody archiwizacji danych to złożone procesy, które w dłuższej perspektywie przynoszą firmom wiele korzyści. Choć ich wdrożenie nie jest łatwym zadaniem, zdecydowanie warto się go podjąć. Uporządkowane archiwum to przede wszystkim oszczędność miejsca i pieniędzy. Pracownicy nie muszą spędzać zbyt dużo czasu na poszukiwaniach potrzebnego dokumentu, a miejsce, które było dotychczas zajmowane przez kolejne segregatory, można zagospodarować w zupełnie inny sposób. Warto zwrócić uwagę na fakt, iż właściwe zabezpieczenie dokumentów to wymóg prawny, natomiast nieuporządkowane papiery z pewnością generują większe ryzyko wycieku danych. Kolejną korzyścią jest wiedza na temat tego, które dokumenty i kiedy można zniszczyć. Przechowywanie przeterminowanych, które nie mają większego znaczenia dla firmy, jest pozbawione sensu.

Nowoczesne metody archiwizacji danych cyfrowych

Dokumenty w formie papierowej nie zostały całkowicie wyparte przez te w formie cyfrowej, jednak nie sposób ukryć, że ich popularność rośnie. Pozwalają zaoszczędzić sporo cennego miejsca, a jednocześnie nie wymagają drukowania, przez co są przyjaźniejsze środowisku naturalnemu. W dalszym ciągu konieczne jest natomiast ich przechowywanie, i to w bezpieczny sposób. Nowoczesne metody archiwizacji danych sprowadzają się do przejścia z formy papierowej na cyfrową. Następnie trzeba w odpowiedni sposób zabezpieczyć serwery i zadbać o zabezpieczenie nośników danych. Tutaj jednak również należy zachować porządek, dlatego dokumenty należy przede wszystkim posegregować. Pod tym względem archiwizacja cyfrowa nie różni się od papierowej, choć nie sposób ukryć, że przebiega ona nieco inaczej.

Jak w bezpieczny sposób archiwizować dane i dokumenty?

Nowoczesne metody archiwizacji dokumentów i danych muszą być przede wszystkim bezpieczne. Jest to zgodne z wymogami prawnymi, a zwłaszcza z RODO, choć przepisów zapewniających danym ochronę jest więcej. Bezpieczna archiwizacja polega na ograniczeniu dostępu do dokumentów osobom niepowołanym. Powinna być więc przechowywana w miejscu, do którego nie może wejść każdy zainteresowany. W firmach wyznacza się więc osoby odpowiedzialne za dostęp do archiwum. Archiwizacja danych cyfrowych przebiega w bardzo podobny sposób, z tym, że zamiast klasycznych kluczy do archiwum mamy tutaj różnorakie kody i hasła. W procesie ich ochrony kluczową rolę odgrywają informatycy, natomiast w przypadku dokumentacji papierowej są to archiwiści. Wiele firm obecnie korzysta z usług zewnętrznych, których celem jest uporządkowanie archiwum oraz bieżąca archiwizacja dokumentów. Dodatkowo mogą być one przechowywane poza siedzibą firmy, a po upływie terminu ważności, niszczone w zgodny z przepisami sposób.