Niszczenie nośników optycznych w firmie - na co należy zwrócić uwagę?

Optyczne nośniki danych, takie jak dyski CD, DVD czy Blu-Ray, powoli zastępowane są innymi, praktyczniejszymi rodzajami nośników. Z drugiej strony, dokumenty zapisywane na nich przed laty, obecnie ulegają przedawnieniu. Z tego też powodu konieczna jest utylizacja dyskietek i płyt. Na co warto zwrócić uwagę, planując ten proces?

Niszczenie dysków twardych i optycznych nośników danych – informacje podstawowe

Niszczenie dysków twardych i nośników optycznych, takich jak płyty CD, wymaga podjęcia pewnych skutecznych działań, tak aby odtworzenie danych w nich zawartych nie było możliwe. Przedsiębiorcy muszą zadbać przede wszystkim o bezpieczeństwo informacji, zwłaszcza jeśli chodzi o te, które prawo chroni w sposób szczególny. Są to m.in. dane osobowe, ale też tajemnice handlowe czy patenty, Archiwa niektórych firm są wypełnione płytami, na których jeszcze niedawno zapisywaliśmy dokumenty. Dziś są one zastępowane innymi nośnikami danych, ale te, które zawierają dokumentację przedawnioną, trzeba bezpiecznie zutylizować.

Utylizacja dysków twardych i płyt – czego nie robić?

W powszechnej opinii zniszczenie płyty czy jej porysowanie wystarczą, aby odtworzenie danych było niemożliwe. Rzeczywiście, odzyskanie informacji wymaga pewnego wysiłku, ale dla profesjonalnych złodziei danych nie stanowi większego problemu. Poniżej wypisano kilka praktyk, których nie powinno się stosować w niszczeniu optycznych nośników danych.

Kasowanie danych

Kasowanie danych jest jedną z czynności, jaką należy wykonać przed zniszczeniem nośnika, jednak powszechnym błędem jest poprzestawanie na niej. Tymczasem dokumenty, które zostały skasowane, można łatwo odtworzyć, dlatego trzeba podjąć większy wysiłek, aby bezpiecznie zniszczyć płytę.

Rysowanie, cięcie i malowanie płyt

Do domowych metod niszczenia nośników danych należy też rysowanie, cięcie i malowanie płyt. Napędy nie są co prawda w stanie ich przetworzyć, ale już specjalistyczne urządzenia – jak najbardziej. Cięcie płyt byłoby natomiast skuteczne, gdyby udało nam się podzielić je na kawałki o wielkości maksymalnie 160 mm2, zgodnie z normą DIN 66399. W biurowych warunkach zwykle nie jest to możliwe. Złym pomysłem jest także malowanie płyt CD. Farbę można usunąć, uzyskując dostęp do danych.

Palenie płyt

Palenie płyt pozwala bezpiecznie usunąć dane, ale jest niedopuszczalne z innych powodów. Po pierwsze, w trakcie transportu do miejsca docelowego może dojść do naruszenia informacji, co naraża na odpowiedzialność. Ponadto podczas spalania płyt wydzielają się gazy, które są toksyczne zarówno dla ludzi, jak i dla środowiska. Pamiętaj też, że rozpalanie ognia w miejscach niedozwolonych grozi mandatem. Poważnym zagrożeniem jest również umieszczanie płyt w kuchence mikrofalowej. Przy podgrzewaniu materiału wydzielają się iskry, które stwarzają zagrożenie pożarowe.

Profesjonalne niszczenie dysków twardych i innych nośników danych

Wiesz już, jak nie powinno wyglądać niszczenie dysków. Pozostaje pytanie, w jaki sposób bezpiecznie usunąć dane? Metody wykorzystywane w biurach na ogół nie są skuteczne, ponieważ utylizacja płyt ma charakter wieloetapowy. Jak wspomniano, musimy zwrócić uwagę nie tylko na przepisy z zakresu ochrony danych, ale również ochrony środowiska naturalnego. Profesjonalne niszczenie nośników danych umożliwia trwałe usunięcie informacji zgodnie z obowiązującym prawem. Utylizacja dysków twardych, płyt czy pendrive powinna uwzględniać:

• przeszkolenie pracowników,
• audyt dokumentów, które znajdują się na nośniku,
• zastosowanie odpowiednich metod niszczenia, adekwatnych do rodzaju nośnika,
• usunięcie resztek materiału w taki sposób, aby nie stwarzać zagrożenia dla ludzi i natury.

Profesjonalne niszczenie dysków i nośników danych dedykowane jest zarówno dużym, jak i małym firmom. Bez względu na to, ile dokumentów jednostka przetwarza w danym okresie, bezpieczna utylizacja to jeden z podstawowych obowiązków przedsiębiorcy. Niektórzy błędnie uważają, że usługi firm zewnętrznych skierowane są do dużych podmiotów, podczas gdy wszystkich obowiązują te same przepisy.

Utylizacja dysków twardych i płyt – o czym warto pamiętać?

Jeśli w Twoim archiwum zalegają płyty, dyski czy inne nośniki danych, lepiej nie utylizować ich na własną rękę. Powszechnie znane metody są zawodne, przez co nie można uznać ich za zgodne z RODO czy innymi przepisami. Ponadto nie wszystkie biurowe niszczarki poradzą sobie z cięciem płyt. Choć większość sprzętów jest do tego przystosowana, produkuje zbyt duże kawałki, z których wciąż można odtworzyć dane. Aby uniknąć ewentualnych problemów prawnych, warto skorzystać z pomocy profesjonalistów. Stosują oni nowoczesne metody niszczenia nośników, które pozwalają raz na zawsze pozbyć się danych. Dodatkowym problemem w kontekście niszczenia nośników w siedzibie firmy są szczątki płyt, których trzeba pozbyć się tak, aby nie zagrażały środowisku. Często błędnie umieszczamy je w zwykłych kubłach, nie zdając sobie sprawy z zagrożenia. Taka praktyka naraża też na karę finansową, dlatego nośniki warto oddać w ręce specjalistów.