Niszczenie dokumentów a ochrona tajemnic handlowych
Tajemnica handlowa pomaga firmom budować przewagę konkurencyjną. Z tego powodu wymaga szczególnej ochrony na każdym etapie przetwarzania dokumentacji. Niedozwolone praktyki, również w zakresie niszczenia dokumentów, mogą być podstawą do podjęcia przez partnerów biznesowych odpowiednich działań. Tajemnica handlowa nie jest wyłącznie dobrem przedsiębiorstwa, podlegając ochronie prawnej.
Czym jest tajemnica handlowa?
Na początek wyjaśnijmy, czym jest tajemnica handlowa i dlaczego należy ją chronić. Definicję zawiera art. 11 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji z dnia 16 kwietnia 1993 r. Mówi ona o informacjach technicznych, technologicznych, organizacyjnych i innych, które są wartością dla przedsiębiorstwa. Przykłady tajemnicy handlowej to:
- strategia przedsiębiorstwa wybranego obszaru działalności,
- lista klientów,
- przebieg negocjacji,
- plan sprzedażowy,
- wysokość wynagrodzeń pracowników,
- warunki współpracy z dostawcami, usługodawcami, partnerami biznesowymi,
- know-how,
- dokumentacja finansowa,
- wyniki przeprowadzonych badań marketingowych.
Jak łatwo zauważyć, niektóre dokumenty zawierają dane osobowe, które również wymagają specjalnej ochrony. Zapewnia ją m.in. RODO, wskazują sposoby przetwarzania dokumentacji.
Jak chronić tajemnicę handlową?
Tajemnica handlowa wymaga ochrony na każdym etapie, zarówno w momencie przyjęcia dokumentacji, jak i jej niszczenia. W tym celu należy opracować wytyczne, wyznaczyć osoby, które będą zajmować się poszczególnymi rodzajami dokumentów oraz wykorzystać nowoczesne technologie zabezpieczania danych. Zabezpieczenie tajemnicy handlowej to wymóg prawny. Zgodnie z art. 18 ww. ustawy, naruszenie jej może skutkować licznymi roszczeniami ze strony pokrzywdzonego. Finał sprawy może mieć miejsce na sali sądowej, a na administratora danych mogą zostać nałożone kary.
Niszczenie dokumentów zawierających dane osobowe i inne niejawne
Ochrona tajemnicy handlowej obejmuje m.in. prawidłowe niszczenie dokumentów, w których zawarte są dane chronione prawnie. Niszczenie danych osobowych i innych informacji niejawnych musi odbywać się przy użyciu specjalistycznych urządzeń, które spełniają założenia normy DIN 66399 w zakresie wielkości ścinków. Zasada ta dotyczy oczywiście dokumentacji papierowej, natomiast ze względu na to, że coraz więcej danych ma formę elektroniczną, konieczne jest opracowanie zasad prawidłowego niszczenia nośników. W tym zakresie rozwiązań również dostarcza wskazana norma. W niszczeniu nośników danych dobrze sprawdza się demagnetyzacja, a następnie utylizacja resztek. Połączenie metod daje jeszcze lepsze efekty, dlatego odtworzenie danych nie jest możliwe.
Czy zewnętrzna firma może niszczyć dokumenty zawierające dane osobowe i niejawne?
W kontekście ochrony danych niejawnych rodzi się pytanie, czy firma zewnętrzna może niszczyć dokumenty, które je zawierają? Przepisy nie zabraniają takiego rozwiązania, jednak można z niego skorzystać pod pewnymi warunkami. Najważniejszym elementem jest umowa powierzenia, której obowiązek sporządzenia wynika bezpośrednio z RODO. Jeśli niszczenie dokumentów zawierających dane osobowe realizuje ktoś inny, niż administrator danych, konieczne jest podpisanie stosownej umowy. Dodatkowo w przypadku metody bezpiecznych pojemników, w której usługodawca dostarcza firmie pojemniki na dokumenty, umowa powinna rozwiązywać też kwestię przechowywania. Bardzo ważny jest wybór odpowiedniego podmiotu, który cechuje się profesjonalizmem. Warto sprawdzić, czy niszczenie dokumentów odbywa się zgodnie z normami i przepisami.
Niszczenie danych osobowych – najlepsze metody
Sposób niszczenia danych osobowych zależy przede wszystkim od rodzaju nośnika. W przypadku papieru zastosowanie znajdują niszczarki, które muszą ciąć papier na kawałki o odpowiednich wymiarach, zgodnie z normą DIN 66399. Niestety, niszczarki biurowe najczęściej nie spełniają standardów, dlatego niszczenie danych osobowych bez specjalistycznego sprzętu wiąże się z ryzykiem wycieku. Papier można też niszczyć przy pomocy incyneracji, a więc kontrolowanego spalania. Nie powoduje ono wydzielania do atmosfery szkodliwych substancji, jednak jest znacznie bardziej czasochłonne. Niszczenie nośników danych elektronicznych opiera się na demagnetyzacji, a następnie utylizacji dysku twardego, płyty i podobnych nośników.
Ochrona danych – obowiązek administratora!
Ochrona tajemnic handlowych i danych osobowych to obowiązek administratora danych na każdym etapie przetwarzania. Często zapominamy o tym w kontekście niszczenia nośników, jednak trzeba mieć na uwadze, że nieprawidłowości w tym zakresie nie zdejmują z nas odpowiedzialności. Nie wystarczy więc zniszczyć dokumentów obojętnie jakim sposobem – stosujemy się do obowiązujących norm, które zostały opracowane w taki sposób, aby odtworzenie danych nie było możliwe. W razie problemów z implementacją konkretnych rozwiązań warto skorzystać z pomocy specjalistów. Profesjonalne firmy zajmujące się niszczeniem dokumentów oferują usługi także w zakresie utylizacji danych i nośników zawierających tajemnicę handlową.
Liczą się fakty
Referencje klientów
Totalizator Sportowy Sp. z o.o. w Warszawie, Oddział w Krakowie potwierdza, że Ekoakta wykonała dla nas usługi w zakresie kompleksowej, zgodnej z przepisami prawa i naszymi wewnętrznymi procedurami archiwizacji dokumentów i profesjonalnego niszczenia danych.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera, co pozwala zarekomendować Ekoakta jako sprawdzonego specjalistę w zakresie świadczonych usług
Informujemy, że w zakresie niszczenia zasobów archiwalnych korzystamy z usług firmy Ekoakta z Chorzowa.
Jakość usług świadczonych przez firmę Ekoakta i profesjonalna obsługa związana z niszczeniem dokumentów pozwala na polecić tę firmę wszystkim zainteresowanym usługa niszczenia dokumentów.
Współpraca pomiędzy Żabką Polska SA a firmą Ekoakta rozpoczęła się w 2008 roku w ramach programu bezpiecznej utylizacji dokumentacji poufnej.
Z powierzonego zadania Ekoakta wywiązuje się w znakomity sposób, uwzględniając wszystkie wskazówki i postulaty zleceniodawcy. Niszczenie poufnej dokumentacji wykonywane jest terminowo i z zachowaniem wszelkich procedur wymaganych przez Żabkę Polska SA.
Z pełną odpowiedzialnością można polecić Ekoakta firmom oczekującym wysokiej jakości usług.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.
Z pełnym przekonaniem rekomenduję i polecam usługi firmy Ekoakta. Wszystkie prace były wykonane fachowo i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. W mojej ocenie Ekoakta spełnia wszystkie wymogi, jakie winna posiadać wyspecjalizowana firma zajmująca się archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Zarówno jakość, jak i terminowość wykonania usług oceniam wysoko. Nie bez znaczenia jest również fakt, że oferta cenowa firmy jest elastyczna i konkurencyjna.
Ekoakta wykonywała dla nas usługi w zakresie kompleksowej archiwizacji i oraz profesjonalnego niszczenia danych. Poziom świadczonych usług gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdza wiarygodność i fachowość firmy Ekoakta.
Poziom usług z zakresu archiwizacji dokumentów świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Nasza współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera. Opierając się na powyższym rekomendujemy firmę Ekoakta jako sprawnego specjalistę w zakresie świadczonych usług.
Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów
Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów.
Dowiedz się więcej
EkoAkta - Poufność. Bezpieczeństwo. Ekologia.
Archiwizacja dokumentów, digitalizacja dokumentów, przechowywanie dokumentów, niszczenie dokumentów, skanowanie dokumentów.
