Na czym polega archiwizacja dokumentów?
Archiwizacja dokumentów jest kluczowym procesem, który powinien być starannie zarządzany w każdej firmie. Pomaga ona utrzymać porządek w dokumentach, chroni przed utratą danych i umożliwia łatwy dostęp do informacji, gdy jest to potrzebne. Jest to ważny proces, który ma nie tylko duże znaczenie dla funkcjonowania firmy, ale jest także uregulowany przepisami prawnymi. Zachęcamy do lektury naszego wpisu, w którym postaramy się odpowiedzieć między innymi na kluczowe pytanie: czym jest archiwizacja dokumentów?
Czym jest archiwizacja dokumentów?
Zarządzanie dokumentami i prawidłowa archiwizacja to zadania, które mogą wydawać się skomplikowane, ale są istotne dla każdego przedsiębiorstwa. Na czym polega archiwizacja dokumentów? Proces ten obejmuje: sortowanie, katalogowanie, indeksowanie i oznaczanie dokumentów, aby były łatwe do odnalezienia w przyszłości. Dobrze przeprowadzona archiwizacja dokumentów pozwala na łatwe i szybkie odnalezienie niezbędnych dokumentów, co jest kluczowe w szybkim tempie rozwoju współczesnego biznesu.
Archiwizacja dokumentów. Jak to robić?
Archiwizacja dokumentów jak to robić skutecznie? Ta kwestia dotyczy zarówno dużych podmiotów gospodarczych, jak i mniejszych firm – w tym tych jednoosobowych. Choć idealnie byłoby zlecać archiwizację profesjonalnemu podmiotowi, to na niewielką skalę można robić to samemu. W jaki sposób?
Jedną z metod archiwizacji dokumentów jest wykorzystanie segregatorów. Faktury, umowy oraz inne dokumenty mogą być przechowywane w segregatorach, co jest niezwykle praktyczne i szybkie. Dodatkowo odpowiednio oznaczone segregatory mogą być bezpośrednio umieszczone w pudle archiwizacyjnym.
Pudła archiwizacyjne stanowią idealne miejsce do przechowywania segregatorów. Umożliwiają łatwe odnalezienie dokumentów, nawet po dłuższym okresie od momentu ich archiwizacji.
Jeżeli nie preferujesz archiwizacji dokumentów w segregatorach, dokumenty można przechowywać bezpośrednio w pudle archiwizacyjnym. Taki proces wymaga wyciągnięcia dokumentów z segregatora, spięcia ich za pomocą klipsa archiwizacyjnego i umieszczenia w pudle archiwizacyjnym.
Aby zapewnić dokumentom długotrwałą ochronę, warto przechowywać je w odpowiednich warunkach magazynowych, czyli przy stałej temperaturze i niskiej wilgotności powietrza. Dobrze zarchiwizowane dokumenty przetrwają w takich warunkach nawet kilka dekad. Wybierając pudła do archiwizacji, warto zdecydować się na te wykonane z tektury archiwizacyjnej, która zapewnia dokumentom lepszą ochronę niż standardowy karton.
Jakie działy w firmie powinny archiwizować dokumenty?
W każdej firmie istnieje wiele działów, które generują i zarządzają różnymi rodzajami dokumentów. Pojęcie archiwizacja dokumentów na czym polega, dotyczy niektórych z nich w szczególności, innych zaś obligatoryjnie.
Na przykład działy finansowe generują istotne dokumenty takie jak: faktury, zestawienia płacowe, sprawozdania finansowe itp. Ich przechowywanie przez określony czas jest wymogiem wynikającym z przepisów prawa.
Dział Zasobów Ludzkich (Dział Kadr, Human Resources) odpowiada za zarządzanie dokumentacją związaną z zatrudnieniem, w tym: umowami o pracę, materiałami szkoleniowymi, ocenami wydajności oraz danymi pracowników. Również Dział Prawny ma swoje specyficzne obowiązki, przechowując dokumenty prawne takie, jak: umowy, porozumienia, zezwolenia czy patenty, co wymaga odpowiedniej organizacji i systemu archiwizacji.
Niezwykle istotny jest też Dział Sprzedaży i Marketingu, który generuje różnego rodzaju dokumenty, w tym: umowy z klientami, dokumenty sprzedażowe oraz analizy rynku. Te dokumenty także wymagają właściwego przechowywania.
Dział IT ma do czynienia zarówno z dokumentacją techniczną, jak specyfikacje systemów, jak i dokumentami związanymi z zarządzaniem danymi, w tym polityki bezpieczeństwa. Ostatecznie, Dział Zarządzania tworzy dokumenty takie, jak: raporty, strategie rozwoju, protokoły z posiedzeń zarządu, które stanowią istotną część historii i przyszłości organizacji. Każdy z tych działów ma kluczowe znaczenie w utrzymaniu i zarządzaniu dokumentacją firmy.
To są tylko niektóre z działów, które muszą prowadzić archiwizację dokumentów. Pamiętaj, że każda firma ma inne wymagania i podlega przepisom, które muszą być przestrzegane. Dlatego ważne jest, aby każdy dział zrozumiał swoje obowiązki związane z zarządzaniem i archiwizacją dokumentów.
Jakie dokumenty musi archiwizować przedsiębiorca?
Istotne jest zrozumienie nie tylko odpowiedzi na pytanie: archiwizacja dokumentów co to jest?, ale także tego, że nie każdy dokument powinien być przechowywany przez przedsiębiorcę, dlatego zwrócenie uwagi na wytyczne dotyczące rodzajów dokumentacji wymagającej archiwizacji jest kluczowe.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, przedsiębiorcy muszą przechowywać i chronić następujące rodzaje dokumentów:
- Dokumentacja pracownicza dla Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) – obejmuje takie dokumenty, jak: listy płac, karty wynagrodzeń. Te dokumenty mogą być przechowywane zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Czas przechowywania tych dokumentów wynosi:
- dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku – 10 lat,
- dla pracowników zatrudnionych w latach 1999-2019 – 10 lat, pod warunkiem że pracodawca przesłał do ZUS odpowiedni raport informacyjny,
- dla pracowników zatrudnionych przed 1999 rokiem – 50 lat.
- Dokumentacja podatkowa – obejmuje: paragony, faktury, księgi podatkowe, rejestry zakupów i sprzedaży VAT, deklaracje VAT, potwierdzenia zapłaty VAT, protokoły likwidacji zniszczonych towarów oraz inne dokumenty potwierdzające przychody i koszty. Te dokumenty muszą być przechowywane przez okres 5 lat.
- Dokumentacja ZUS dotycząca przedsiębiorcy – zawiera formularze zgłoszeniowe oraz rozliczeniowe, takie jak ZUS DRA. Ta dokumentacja powinna być przechowywana przez okres 5 lat.
Dlaczego warto archiwizować dokumenty poprawnie?
Zrozumienie istoty: co to jest archiwizacja dokumentów, a co za tym idzie prawidłowa archiwizacja dokumentów to nie tylko obowiązek prawny, ale także kwestia efektywności i bezpieczeństwa firmy. Zarządzanie dokumentami powinno być przemyślane i zorganizowane w taki sposób, aby spełniało wszystkie te wymogi. W tym celu można skorzystać z usług profesjonalnych firm zajmujących się archiwizacją dokumentów, które posiadają odpowiednie doświadczenie i wiedzę na temat odpowiednich praktyk i przepisów prawnych.
Archiwizacja dokumentów w dobie digitalizacji
Inną ważną kwestią jest digitalizacja dokumentów. W dzisiejszych czasach, gdy wiele aspektów biznesu jest przenoszonych do świata cyfrowego, digitalizacja dokumentów staje się coraz bardziej popularna. Pozwala ona na łatwe i szybkie odnalezienie informacji, a także na bezpieczne przechowywanie danych. Digitalizacja jest również korzystna dla środowiska, ponieważ redukuje ilość zużywanego papieru. Jeśli więc chcesz odpowiedzieć sobie na pytanie: czym jest archiwizacja dokumentów w XXI wieku?, warto postawić na sprawdzoną firmę, która zajmuje się tą kwestią profesjonalnie. Archiwizacja dokumentów oraz przechowywanie dokumentów będzie pewniejsze niż we własnej firmie.
Liczą się fakty
Referencje klientów
Totalizator Sportowy Sp. z o.o. w Warszawie, Oddział w Krakowie potwierdza, że Ekoakta wykonała dla nas usługi w zakresie kompleksowej, zgodnej z przepisami prawa i naszymi wewnętrznymi procedurami archiwizacji dokumentów i profesjonalnego niszczenia danych.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera, co pozwala zarekomendować Ekoakta jako sprawdzonego specjalistę w zakresie świadczonych usług
Informujemy, że w zakresie niszczenia zasobów archiwalnych korzystamy z usług firmy Ekoakta z Chorzowa.
Jakość usług świadczonych przez firmę Ekoakta i profesjonalna obsługa związana z niszczeniem dokumentów pozwala na polecić tę firmę wszystkim zainteresowanym usługa niszczenia dokumentów.
Współpraca pomiędzy Żabką Polska SA a firmą Ekoakta rozpoczęła się w 2008 roku w ramach programu bezpiecznej utylizacji dokumentacji poufnej.
Z powierzonego zadania Ekoakta wywiązuje się w znakomity sposób, uwzględniając wszystkie wskazówki i postulaty zleceniodawcy. Niszczenie poufnej dokumentacji wykonywane jest terminowo i z zachowaniem wszelkich procedur wymaganych przez Żabkę Polska SA.
Z pełną odpowiedzialnością można polecić Ekoakta firmom oczekującym wysokiej jakości usług.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.
Z pełnym przekonaniem rekomenduję i polecam usługi firmy Ekoakta. Wszystkie prace były wykonane fachowo i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. W mojej ocenie Ekoakta spełnia wszystkie wymogi, jakie winna posiadać wyspecjalizowana firma zajmująca się archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Zarówno jakość, jak i terminowość wykonania usług oceniam wysoko. Nie bez znaczenia jest również fakt, że oferta cenowa firmy jest elastyczna i konkurencyjna.
Ekoakta wykonywała dla nas usługi w zakresie kompleksowej archiwizacji i oraz profesjonalnego niszczenia danych. Poziom świadczonych usług gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdza wiarygodność i fachowość firmy Ekoakta.
Poziom usług z zakresu archiwizacji dokumentów świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Nasza współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera. Opierając się na powyższym rekomendujemy firmę Ekoakta jako sprawnego specjalistę w zakresie świadczonych usług.
Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów
Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów.
Dowiedz się więcej
EkoAkta - Poufność. Bezpieczeństwo. Ekologia.
Archiwizacja dokumentów, digitalizacja dokumentów, przechowywanie dokumentów, niszczenie dokumentów, skanowanie dokumentów.
