Jakie są ustawowe terminy przetrzymywania dokumentacji?

Znajomość odpowiedzi na pytanie „jak długo przechowywać dokumenty?” jest dość istotna dla każdego przedsiębiorcy, instytucji czy urzędu. Niezależnie od wielkości i rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej, obowiązek archiwizacji dokumentów księgowych czy personalnych jest nieodzowny.

To nie tylko wymóg ustawowy, ale także niezbędny element sprawnego zarządzania firmą. Jak jednak właściwie zarządzać archiwum dokumentów księgowych? Jakie okresy przechowywania dokumentów są obowiązujące w 2023 roku? Jakie są zasady archiwizacji dokumentów? Odpowiadamy w naszym wpisie!

Jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe?

Zgodnie z ustawą o rachunkowości, archiwizacja dokumentów księgowych obejmuje nie tylko samo przechowywanie pism, ale również ich uporządkowanie i zabezpieczenie. Istotne jest, aby archiwum było stworzone w taki sposób, aby umożliwić szybkie odszukanie konkretnych danych oraz zapewnić łatwy dostęp do wybranych papierów. To podstawowe zasady, którymi powinien kierować się każdy przedsiębiorca, zastanawiający się, jak długo należy przechowywać dokumenty.

Każdy rodzaj dokumentu ma określony okres przechowywania. Niektóre dokumenty, jak na przykład księgi rachunkowe czy dokumenty inwentaryzacyjne, powinny być przechowywane przez co najmniej 5 lat. Natomiast inne, takie jak dowody księgowe związane ze sprzedażą detaliczną, powinny być przechowywane tylko do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy.

Jak zatem wyglądają terminy przechowywania dokumentów? Zasadniczo, większość dokumentów księgowych musi być przechowywana przez okres 5 lat, liczony od końca roku następującego po roku obrotowym. To oznacza, że dowody z roku 2017 powinny być przechowywane do końca 2023 roku.

Jak długo trzymać dokumenty związane z ZUS?

Pojęcie okres przechowywania dokumentów dotyczy również papierów, związanych z ZUS-em. Regulacje dotyczące tej kwestii można znaleźć w art. 47 ust. 3c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Stosownie do tego przepisu, płatnik składek jest zobowiązany do przechowywania kopii deklaracji rozliczeniowych, imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów poprawiających te dokumenty przez okres pięciu lat od dnia ich przekazania, niezależnie od tego, czy są one w formie papierowej czy elektronicznej. Zasada ta dotyczy deklaracji ZUS przekazanych od 1 stycznia 2012 roku. Z kolei dla deklaracji ZUS złożonych do 31 grudnia 2011 roku, obowiązuje wcześniejszy termin przechowywania dokumentów, który wynosi 10 lat.

Ile lat przechowywać dokumenty personalne?

Istnieją też dokumenty, które muszą być przechowywane przez znacznie dłuższy czas. Przykładem są karty wynagrodzeń pracowników, które powinny być przechowywane przez 10 lat, jeżeli pracownik został zatrudniony przed 1 stycznia 2019 roku, lub nawet przez 50 lat, jeżeli do powstania stosunku pracy doszło po tej dacie. Ile lat przechowywać dokumenty kadrowe?

Zgodnie z art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy, który jest obowiązujący od 1 stycznia 2019 roku, istotnym obowiązkiem pracodawcy jest odpowiednie przechowywanie dokumentacji pracowniczej. Powinno to obejmować zachowanie poufności, integralności, kompletności oraz dostępności tych dokumentów w warunkach, które nie narażają ich na uszkodzenie lub zniszczenie. Obowiązek ten dotyczy okresu zatrudnienia pracownika oraz dodatkowych 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zakończyło się zatrudnienie. Nie dotyczy to sytuacji, gdy inne przepisy wymagają dłuższego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Gdzie można archiwizować dokumenty w firmie?

Archiwizacja dokumentów w firmie jest kluczowym aspektem zarządzania informacjami, którego nie można lekceważyć. Istnieje kilka miejsc, w których firmy mogą przechowywać dokumenty. Wewnętrzne archiwum firmy to popularna opcja, szczególnie dla małych i średnich przedsiębiorstw. W takim przypadku dokumenty są przechowywane na miejscu, najczęściej w specjalnie przeznaczonym do tego pomieszczeniu, zwanym archiwum. Firma może również skorzystać z usług profesjonalnej firmy archiwizacyjnej, która oferuje przechowywanie dokumentów w specjalnie zabezpieczonych, klimatyzowanych i monitorowanych obiektach. Ponadto wiele firm przechodzi na cyfrowe archiwizowanie dokumentów, co oznacza, że dokumenty są skanowane i przechowywane elektronicznie na serwerach firmy lub w chmurze. Wybór miejsca przechowywania dokumentów zależy od wielu czynników, takich jak: ilość dokumentów do przechowywania, dostępność miejsca, budżet, a także regulacje prawne i branżowe dotyczące przechowywania dokumentów.

Terminy przechowywania dokumentów a kary za ich niedotrzymanie

Zgodnie z przepisami zawartymi w art. 281 § 1 pkt 6, 6a i 7 Kodeksu pracy określone są terminy przechowywania dokumentów – ich niedotrzymanie podlega karze. Obejmuje to zarówno prowadzenie, jak i przechowywanie dokumentacji pracowniczej przez okres określony prawem, a także zapewnienie jej bezpiecznego przechowywania, zabezpieczonego przed potencjalnymi uszkodzeniami lub zniszczeniem. Jeśli pracodawca nie spełni tych wymogów, może to skutkować nałożeniem na niego kary finansowej, której wartość może oscylować między 1000 a 30 000 złotych.

Należy także podkreślić, że obecnie obowiązujące przepisy prawne dają pracodawcy możliwość wyboru formy prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Może to być zarówno forma papierowa, jak i elektroniczna. Co więcej, zdaje się, że prawo dopuszcza równoczesne korzystanie z obu form, choćby poprzez prowadzenie części dokumentacji, na przykład akt osobowych, w formie papierowej, podczas gdy pozostałe dokumenty związane ze stosunkiem pracy mogą być przechowywane w formie elektronicznej.

Archiwum zewnętrzne? Sposób na ład, porządek i bezpieczeństwo

Wiele firm, starając się rozwijać w swojej branży nie ma czasu, a niekiedy i miejsca na archiwizację dokumentów w swojej siedzibie. Z pomocą przychodzi im archiwum zewnętrzne.

Profesjonalna firma archiwizacyjna Ekoakta oferuje szeroki zakres usług związanych z przechowywaniem dokumentów. Zaczynamy od dostarczenia specjalnych pudeł archiwizacyjnych do Twojej firmy. Nasi wykwalifikowani pracownicy pakują dokumenty do tych pudeł, które następnie transportujemy do naszego archiwum za pomocą pojazdu wyposażonego w system monitoringu GPS. Po przetransportowaniu dokumentów dostarczamy Ci formalne potwierdzenie przekazania materiałów.

Kiedy dokumenty dotrą do naszego archiwum, dokładnie je rejestrujemy. Każde pudło oznaczamy unikalnym kodem paskowym, co ułatwia nam identyfikację i lokalizację dokumentów. Pudła przechowujemy w specjalnie zaprojektowanym i zabezpieczonym obiekcie.

Gwarantujemy bezpieczeństwo i zgodność z prawem w przechowywaniu dokumentów. Dokumenty przechowujemy przez okres wymagany przepisami. Po upływie tego okresu, dokumenty niszczymy w sposób zgodny z obowiązującymi normami.

W razie potrzeby oferujemy różne opcje dostępu do Twoich dokumentów. Mogą one zostać udostępnione bezpośrednio w miejscu przechowywania lub dostarczone do Twojego biura. Jeżeli zdecydujesz się na otrzymanie kopii, mogą one zostać wysłane do Ciebie za pomocą faksu lub e-maila.

Kończąc, dostarczamy regularne raporty na temat Twojego archiwum. Raporty te zawierają szczegółowe informacje na temat zasobów archiwalnych, a także opisują wszystkie operacje wykonane na Twoich dokumentach na Twoje zlecenie. Dzięki temu masz pełny przegląd tego, co dzieje się z Twoimi dokumentami.