Jakie są kategorie archiwalne?

Przechowywane dokumenty mają istotne znaczenie dla zarządzania informacją w każdej organizacji. Efektywna archiwizacja pozwala na szybki dostęp do potrzebnych danych i zapewnia ich bezpieczeństwo. Stosowanie odpowiednich kategorii archiwalnych jest nie tylko wsparciem dla działalności firmy, ale także obowiązkiem wynikającym z przepisów prawnych. Sprawdź, jak wdrożyć w firmie kategorie archiwalne.

Kategoria archiwalna — co to oznacza

Kategorie archiwalne określają zasady, jakimi należy kierować się przy określaniu wartości dokumentów dla organizacji i określają czas ich przechowywania. Podział ten pozwala na racjonalne zarządzanie dokumentacją i zapobiega niepotrzebnemu gromadzeniu danych, które nie mają już wartości operacyjnej czy prawnej. Kategoria archiwalna danego dokumentu determinuje, jak długo musi być on przechowywany w archiwum przed jego ewentualnym zniszczeniem lub przekazaniem do dalszego przechowywania w innych instytucjach. W Polsce, system kategorii archiwalnych jest regulowany przez prawo, które wymaga od organizacji stosowania się do określonych wytycznych.

Jakie są kategorie archiwalne

Rozróżniamy kilka podstawowych kategorii archiwalnych. Kategorie przechowywania dokumentów są zwykle podzielone na dokumenty stałe, czasowe i do bieżącego użytku. 

Dokumenty stałe to te, które ze względu na swoją wartość historyczną lub prawno-dowodową, muszą być przechowywane przez nieokreślony czas. Przykłady obejmują akta osobowe pracowników czy dokumenty założycielskie firmy.

Dokumenty czasowe mają określony termin przechowywania, który po upływie pozwala na ich zniszczenie. Wartość tych dokumentów maleje z czasem, co oznacza, że nie są one potrzebne po wygaśnięciu ich operacyjnej lub prawnej przydatności.

Ostatnia kategoria, dokumenty do bieżącego użytku, to takie, które są potrzebne na co dzień w pracy organizacji i nie wymagają długoterminowego archiwizowania.

Warto również wspomnieć o kategoriach archiwalnych specjalnych, które są przypisywane dokumentom zawierającym dane osobowe lub inne informacje wrażliwe, wymagające szczególnych środków ochrony. Oprócz tego istnieją kategorie dotyczące dokumentacji technicznej i projektowej, które muszą być przechowywane przez okres odpowiadający życiu użytecznemu danego obiektu lub instalacji. Kategoryzacja dokumentów umożliwia organizacjom efektywne zarządzanie swoimi zasobami informacyjnymi oraz zapewnienie zgodności z regulacjami prawnymi i standardami branżowymi.

Oznaczenie kategorii archiwalnej

Dokumenty dzieli się na kategorie, które określają sposób i czas ich przechowywania ze względu na wartość prawno-administracyjną, historyczną, czy kulturową.

Kategoria archiwalna A

Dokumenty zaklasyfikowane jako kategoria archiwalna A uważane są za niezwykle istotne i z tego względu muszą być przechowywane przez cały czas ich istnienia w kontrolowanych i bezpiecznych warunkach. Przypisuje się im fundamentalne znaczenie prawne, administracyjne lub historyczne. W tej kategorii znajdują się dokumenty o znaczącej wartości, takie jak akta konstytucyjne – na przykład ustawy zasadnicze.

Do tej grupy należą również dokumenty:

• prawne o szczególnym znaczeniu,
• historyczne, takie jak mapy,
• administracyjne o kluczowym znaczeniu, w tym dokumenty systemów podatkowych,
• związane z kulturą i sztuką,
• naukowe i badawcze,
• dokumenty religijne.

Kategoria archiwalna BC

Kategoria archiwalna BC obejmuje dokumenty o tzw. krótkotrwałym znaczeniu, które przechowuje się nie dłużej niż rok. Jest to kategoria wtórna, do której zalicza się materiały używane codziennie, takie jak korespondencja biznesowa czy notatki służbowe. Te informacje, potrzebne tylko na krótki czas, po roku mogą być zniszczone. Należy jednak zawsze pamiętać o zachowaniu najwyższego bezpieczeństwa w trakcie niszczenia dokumentów.

Kategoria archiwalna B5

W ramach kategorii B istnieją podkategorie, takie jak kategoria archiwalna B5, która dotyczy dokumentów wymagających przechowywania przez określony czas – w tym wypadku przez 5 lat. Dokumenty te mają wartość użytkową dla organizacji. Przykładem mogą być akta zawierające informacje niezbędne do prowadzenia działalności przez określony okres, ale które po tym czasie tracą swoje znaczenie operacyjne.

Czy konieczne jest oznaczanie kategorii przechowywania dokumentów?

Zgodnie z Ustawą o archiwizacji, wszelkie instytucje, które generują dokumenty o charakterze archiwalnym w trakcie swojej działalności, są zobowiązane do utrzymania odpowiednich archiwów. Przedsiębiorstwa i organizacje produkujące wyłącznie materiały niearchiwalne nie podlegają obowiązkowi archiwizacji, lecz muszą utworzyć składnicę akt, co wynika z przepisów tej samej ustawy.

Prawidłowo zarządzana archiwizacja dokumentów może znacząco przyczynić się do poprawy wydajności pracy. Natomiast nieefektywna organizacja przechowywania dokumentów może prowadzić do przeciwstawnych skutków i kar finansowych.

Zachęcamy do skorzystania z profesjonalnych usług oferowanych przez Ekoakta. Nasze doświadczenie i wiedza w zakresie archiwizacji dokumentów, niszczenia dokumentów oraz zarządzania danymi pozwala nam zapewnić najwyższą jakość usług. Zapewniamy pełne bezpieczeństwo i zgodność z aktualnymi wymogami prawnymi!