Jakie dokumenty księgowe można wyrzucić, a które należy zniszczyć w 2023 roku

W dobie coraz bardziej cyfrowego świata dokumentacja papierowa wciąż stanowi ważny element funkcjonowania wielu przedsiębiorstw i instytucji. Jednak, wraz z upływem czasu, wiele z tych dokumentów traci na wartości i staje się niepotrzebnych, a ich dalsze przechowywanie może stanowić zagrożenie dla prywatności i bezpieczeństwa danych. Dlatego też coraz większa liczba firm zwraca uwagę na konieczność odpowiedniego i bezpiecznego niszczenia dokumentów. W takim przypadku ich zniszczenie jest konieczne z punktu widzenia bezpieczeństwa oraz przestrzegania przepisów prawnych dotyczących ochrony. Przeczytaj nasz artykuł i sprawdź, ile trzeba trzymać dokumenty, i które z nich możesz już zniszczyć w 2023 roku.

Przechowywanie dokumentów firmowych a wymogi prawne

Przechowywanie dokumentów to nieodłączny element funkcjonowania każdej firmy. Wielu przedsiębiorców zastanawia się jednak, jak długo powinno się przechowywać dokumenty, a także, jakie dokumenty są objęte obowiązkiem zachowania. Wszystkie te kwestie regulowane są przez przepisy prawa, które określają, ile trzeba trzymać dokumenty, w tym także dokumenty księgowe. Wprowadzają one konkretne wymogi, które muszą być spełnione przez przedsiębiorców, w tym także w zakresie przechowywania dokumentów firmowych. Z tego powodu, każdy przedsiębiorca powinien dokładnie poznać wymagania prawne dotyczące przechowywania dokumentów, aby uniknąć nieprzyjemnych konsekwencji.

W przypadku dokumentów księgowych obowiązują szczególne przepisy dotyczące ich przechowywania. Zgodnie z polskim prawem, przedsiębiorcy są zobowiązani do zachowania dokumentów księgowych przez okres 5 lat od końca roku, w którym dany dokument został sporządzony. W przypadku dokumentów podatkowych okres ten również wynosi 5 lat, jednak liczy się tutaj okres od zakończenia roku podatkowego.

Warto pamiętać, że okresy przechowywania dokumentów mogą ulegać zmianom w zależności od zmieniających się przepisów. W przypadku dokumentów związanych z urzędem skarbowym warto także zawsze zwrócić uwagę, czy w tym konkretnym przypadku nie toczyło się żadne postępowanie. Niektóre sprawy mogą bowiem wydłużyć okres ważności przechowywania dokumentów. Jednak co do zasady, w 2023 możemy wyrzucić dokumenty podatkowe powstałe w 2017 roku.

Istnieją jednak również dokumenty, których przechowywanie jest wymagane znacznie dłużej niż 5 lat. Przykładem są tutaj dokumenty dotyczące nieruchomości, które zgodnie z prawem muszą być przechowywane nawet przez okres 20 lat, a także dokumenty pracownicze, które (w zależności od daty zatrudnienia pracownika), należy przechowywać od 10 (o ile zatrudniłeś pracownika po 1 stycznia 2019 roku), do aż nawet 50 lat (o ile zatrudniłeś pracownika do 31.12.2028 roku).

W praktyce przedsiębiorcy muszą zatem zachować nie tylko wiele dokumentów, ale także pamiętać o ich różnych okresach przechowywania. Z tego powodu coraz więcej firm decyduje się na wykorzystanie usług zewnętrznych firm archiwizacyjnych, które oferują profesjonalne przechowywanie dokumentów i zapewniają ich bezpieczeństwo.

Warto jednak pamiętać, że przechowywanie dokumentów to nie tylko obowiązek wynikający z przepisów prawa, ale także istotny element zarządzania firmą. Dzięki odpowiedniemu przechowywaniu dokumentów przedsiębiorcy mogą zwiększyć efektywność swoich działań, przyspieszyć procesy audytowe, a także łatwiej udokumentować swoje działania w razie ewentualnych sporów.

Ile trzeba przechowywać dokumenty księgowe

Chociaż to, ile trzeba przechowywać dokumenty księgowe, jest regulowanie prawnie, warto pamiętać, że nie nie trzeba ich trzymać w siedzibie firmy. To dobra wiadomość, dla wszystkich tych, którzy nie dysponują dużą powierzchnią biurową, czy magazynową. Oznacza to, że można je archiwizować do czasu utylizacji w specjalnie zabezpieczonym biurze, lub magazynie oferowanym przez firmę zewnętrzną. Tutaj jednak trzeba pamiętać, że konieczne jest odpowiednie zadbanie o bezpieczeństwo dokumentów, które (w niektórych przypadkach) muszą być właściwie zapakowane i przechowywane. Takie warunki spełniają często firmy, którym można zlecić przechowywanie dokumentów księgowych.

Outsourcing archiwizacji dokumentów polega na przeniesieniu dokumentów z biura przedsiębiorstwa do specjalistycznego archiwum, gdzie są przechowywane zgodnie z prawnymi wytycznymi. Archiwizacja dokumentów jest zazwyczaj opłacalna, gdyż przedsiębiorca nie musi przechowywać dokumentów przez wiele lat w swoim biurze. Jest to także wygodne rozwiązanie, ponieważ przedsiębiorca może skorzystać z usług specjalistów, którzy zapewnią bezpieczną i legalną utylizację dokumentów księgowych. Outsourcing takiej archiwizacji może być korzystnym rozwiązaniem dla przedsiębiorców, którzy nie chcą przechowywać dokumentów przez wiele lat w swoim biurze. Warto też wspomnieć, że usługi firm zewnętrznych często są bardziej profesjonalne, co zapewnia większą ochronę dokumentów.

Utylizacja dokumentów księgowych

Po upływie okresu przechowywania dokumentów firmowych przedsiębiorcy muszą podjąć decyzję o ich utylizacji. W przypadku dokumentów księgowych utylizacja jest szczególnie ważna, ponieważ dokumenty te zawierają zazwyczaj poufne informacje finansowe, takie jak rachunki, faktury czy korespondencję z bankami. Utylizacja powinna odbywać się zgodnie z obowiązującymi przepisami, które określają sposoby i terminy niszczenia dokumentów.

W przypadku decyzji o utylizacji dokumentów księgowych przedsiębiorca musi wybrać odpowiedni sposób niszczenia. Istnieją różne metody utylizacji, w tym niszczenie dokumentów papierowych na drodze mechanicznej lub termicznej, a także niszczenie elektronicznych nośników danych. W przypadku dokumentów papierowych proces utylizacji musi być przeprowadzony w sposób bezpieczny, aby uniemożliwić odczytanie poufnych informacji przez osoby nieuprawnione.

Niszczenie, a wyrzucenie dokumentów

Zgodnie z polskim prawem, przedsiębiorcy są zobowiązani do przechowywania dokumentów księgowych przez określony okres czasu. Jednak po upływie określonego czasu, gdy nie ma potrzeby przechowywać już tych dokumentów, mogą je zutylizować.

Przedsiębiorcy, którzy decydują się na utylizację dokumentów księgowych, powinni pamiętać, że dokumenty te muszą być zniszczone w sposób bezpieczny i zgodny z obowiązującymi przepisami prawnymi. Oznacza to, że nie można po prostu wyrzucać dokumentów firmowych do kosza na śmieci, ponieważ zawierają one poufne informacje, takie jak dane personalne pracowników, informacje o transakcjach finansowych, a także tajemnice handlowe i technologiczne. W przypadku wycieku takich informacji mogą wystąpić poważne konsekwencje, w tym kary finansowe, utrata zaufania klientów oraz utrata reputacji firmy. Dlatego zgodnie z przepisami prawnymi, dokumenty firmowe muszą być odpowiednio zniszczone w celu ochrony prywatności i bezpieczeństwa danych.

Podsumowując, przechowywanie dokumentów firmowych, w tym dokumentów księgowych, jest ważnym elementem prowadzenia działalności gospodarczej. Istnieją konkretne wymagania prawne dotyczące przechowywania dokumentów, a także zasad ich utylizacji. Przedsiębiorcy powinni mieć świadomość tych wymogów i działać w sposób zgodny z prawem, aby uniknąć niepotrzebnych problemów związanych z przechowywaniem i utylizacją dokumentów księgowych. Jeżeli chcesz zutylizować swoje przeterminowane dokumenty księgowe w bezpieczny i legalny sposób, serdecznie zapraszamy do kontaktu!