Jak długo należy trzymać dokumenty podatkowe

Przedsiębiorcy powinni być dobrze zorientowani w prawidłowych praktykach przechowywania i retencji różnych rodzajów dokumentacji finansowej, aby uniknąć problemów związanych z przestrzeganiem prawa i przepisów. Przechowywanie dokumentów podatkowych to istotna kwestia, od której zależy wiele elementów poprawnego działania finansów w firmie.

Dostęp do informacji podatkowej warto dokładnie przemyśleć, ponieważ dobrze zorganizowane archiwum finansowe zapewnia sprawną organizację firmy. W tym tekście wyjaśnimy, jakie są kluczowe dokumenty podatkowe, jak długo przechowywać takie papiery – zarówno w wypadku firm, jak i osób prywatnych.

Rodzaje i okres przechowywania dokumentów podatkowych

Formularz PIT (Personal Income Tax) służy osobom fizycznym do zgłoszenia dochodu podlegającego opodatkowaniu, uzyskanego w danym roku. Dotyczy to nie tylko pracowników i przedsiębiorców, ale także osób, które zawiesiły działalność lub osiągnęły dochód poniżej progu wolnego od podatku.

Ze składania formularza PIT zwolnione są jednak osoby, które nie ukończyły 26 roku życia i są zatrudnione na podstawie umowy o pracę lub umowy zlecenia, z wyjątkiem stażystów i osób zatrudnionych na podstawie umowy o dzieło.

Z kolei formularz CIT (podatek dochodowy od osób prawnych) przeznaczony jest dla podmiotów gospodarczych działających w Polsce. Ten formularz służy do zgłaszania zysków, wydatków i zobowiązań podatkowych firmy, zapewniając zgodność z polskim prawem podatkowym.

Jak długo trzeba przechowywać dokumenty podatkowe?

Zgodnie z polskim prawem, okres przechowywania dokumentów podatkowych i dowodów księgowych regulowane jest przez Ordynację podatkową. Podatnicy prowadzący księgi podatkowe zobowiązani są do przechowywania tych dokumentów wraz z materiałami towarzyszącymi aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, określonego w art. 86 § 1 ustawy.

Do takich dokumentów należą:

• księga przychodów i rozchodów
• ewidencja przychodów
• rejestry VAT
• dowody księgowe (np. faktury sprzedaży i zakupu, dowody wewnętrzne, faktury korygujące, noty księgowe)
• ewidencja środków trwałych
• ewidencja przebiegu pojazdu
• dokumenty inwentaryzacyjne.

Zatem jak długo trzymać dokumenty podatkowe? Okres przedawnienia zobowiązania podatkowego określa art. 70 § 1 ustawy podatkowej. Stanowi on, że zobowiązania podatkowe wygasają po upływie pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Jeśli zapłaciłeś podatek w kwietniu 2015 roku, możesz zniszczyć odpowiednie formularze 1 stycznia 2021 roku.

Ten ujednolicony termin przedawnienia upraszcza przechowywanie dokumentów firmowych, gdyż nie zależy od indywidualnych dat wystawienia dokumentów, lecz jest pogrupowany według lat podatkowych.

Należy jednak pamiętać, że niektóre przepisy mogą stanowić wyjątki na temat tego, jak długo przechowywać zeznania podatkowe. Przykładowo, przedsiębiorcy działający w Specjalnych Strefach Ekonomicznych i otrzymujący pomoc publiczną zobowiązani są do przechowywania ksiąg podatkowych oraz związanych z nimi dokumentów przez dziesięć lat od końca roku kalendarzowego, w którym pomoc została wykorzystana.

Jak długo należy przechowywać zeznania podatkowe i PIT-y?

Jak długo trzeba przechowywać dokumenty podatkowe dla osób prywatnych?  Osoby prywatne w Polsce również są zobowiązane do przechowywania dokumentacji PIT przez okres 5 lat, zgodnie z Ordynacją podatkową uchwaloną 29 sierpnia 1997 roku. Okres przechowywania rozpoczyna się od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Przykładowo, jeśli składasz deklarację PIT za rok 2022, dokumenty potwierdzające tę deklarację powinieneś przechowywać do końca 2028 roku. Warto dodać, że osoby składające roczne zeznanie PIT online muszą również archiwizować Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) przez ten sam 5-letni okres.

Dokumenty podatkowe a deficyt w firmie

A czy i jak długo trzymać dokumenty podatkowe, skoro nie mamy zysku i nie płacimy podatku? Gdy firma wykazuje stratę w roku podatkowym, obowiązują takie same zasady przechowywania i archiwizacji dokumentacji podatkowej jak w latach, w których firma miała dochód opodatkowany lub zwolniony z podatku.

Strata nie jest traktowana jako zobowiązanie podatkowe, a przedawnienie dotyczy na ogół zobowiązań podatkowych, nie istnieją jednak szczególne przepisy dotyczące przedawnienia straty. W związku z tym, przepisy regulujące ograniczenie odpowiedzialności podatkowej mają zastosowanie również w tym scenariuszu.

Należy jednak pamiętać, że dokumenty dotyczące straty powinny być przechowywane do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego za rok, w którym strata została poniesiona, a nie za ostatni rok, w którym podatnik odliczył stratę od dochodu.

Przechowywanie dokumentów po likwidacji przedsiębiorstwa

W przypadku likwidacji lub rozwiązania firmy, obowiązek przechowywania dokumentów podatkowych związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą nadal obowiązuje. Księgi podatkowe, dokumenty związane z ich prowadzeniem oraz dokumenty dotyczące poboru podatku należy przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania, którego dotyczą.

W przypadku gdy osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej ulega likwidacji, lub rozwiązaniu i nie wie, jak długo trzeba przechowywać dokumenty podatkowe nieistniejącej firmy, podmiot odpowiedzialny za ten proces musi pisemnie powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu przechowywania dokumentacji podatkowej. Zawiadomienie to należy złożyć nie później niż w ostatnim dniu istnienia podmiotu.

Warto dodać, że wniesienie przedsiębiorstwa do spółki nie jest równoznaczne z likwidacją lub rozwiązaniem, dlatego też osoba wnosząca aport jest odpowiedzialna za to, jak długo trzeba przechowywać dokumenty podatkowe — zazwyczaj do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Co grozi za brak dokumentacji podatkowej?

Nieudostępnienie ksiąg podatkowych lub innych określonych dokumentów na żądanie pracowników urzędu skarbowego może prowadzić do nałożenia kar na podatnika. Firmy są zobowiązane do prowadzenia i przechowywania ksiąg podatkowych, a niezrealizowanie tego obowiązku może skutkować odpowiedzialnością karną skarbową.

Jeżeli podatnik odmówi przedstawienia ksiąg lub innych dokumentów na żądanie przedstawiciela organów podatkowych, może zostać ukarany grzywną, co jest uznane za utrudnianie wykonywania obowiązków służbowych.

Zgodnie z art. 83 Kodeksu karnego skarbowego, karze podlega każdy, kto uniemożliwia lub utrudnia osobie uprawnionej wykonywanie czynności urzędowych (np. podczas kontroli, kontroli skarbowej lub szczególnego dozoru podatkowego). Karą za takie działania może być grzywna w wysokości do 720 stawek dziennych.

Sytuacje te obejmują przypadki, gdy podatnik nie okazuje księgi lub innego dokumentu związanego z prowadzoną działalnością gospodarczą wbrew wezwaniu uprawnionego, lub niszczy, uszkadza, czyni bezużytecznym, ukrywa albo usuwa księgę lub inny dokument. Nie dotyczy to jednak przypadków uzasadnionych, takich jak kradzież czy katastrofy naturalne.

Podsumowanie

Właściwe przechowywanie dokumentów podatkowych odgrywa istotną rolę w zapewnieniu zgodności z przepisami i regulacjami podatkowymi, zarówno dla przedsiębiorstw, jak i osób prywatnych. Przestrzeganie zalecanych okresów przechowywania nie tylko pomaga w utrzymaniu przejrzystości i odpowiedzialności finansowej, ale również chroni przed ewentualnymi grzywnami i karami w przypadku kontroli podatkowych.

Stosując się do najlepszych praktyk w zakresie przechowywania dokumentów podatkowych, zarówno osoby fizyczne, jak i firmy mogą skutecznie zabezpieczyć swoją dokumentację finansową, zmniejszyć ryzyko niezgodności z przepisami oraz wspierać kulturę odpowiedzialnego zarządzania finansami.