Jak długo należy przechowywać dokumenty ZUS (deklaracje)

Jako jedna z głównych instytucji ubezpieczeń społecznych w kraju, ZUS odgrywa istotną rolę w zapewnieniu bezpieczeństwa socjalnego milionom Polaków — ponad 90% Polaków korzysta z usług ZUS. Oznacza to, że zarówno dla przedsiębiorców, jak i osób fizycznych, przechowywanie dokumentów ZUS jest koniecznością.

W szczególności przedsiębiorcy muszą spełnić prawny wymóg przechowywania tych akt obok dokumentów podatkowych i księgowych. Jednak ze względu na różne zasady i okresy przechowywania w zależności od rodzaju dokumentu, kwestia, jak długo przechowywać dokumenty ZUS może być problematyczna.

W tym artykule omówimy, jak długo należy przechowywać dokumenty ZUS,  aby zapewnić zgodność z wymogami prawnymi.

Jak długo przechowywać dokumenty ZUS

W Polsce pracodawca ma prawny obowiązek prowadzenia akt osobowych swoich pracowników w formie papierowej lub elektronicznej. Dodatkowo pracodawca powinien przechowywać dokumentację związaną ze stosunkiem pracy, taką jak ewidencja czasu pracy, wnioski urlopowe i związane z nimi dokumenty, wykazy wypłacanych wynagrodzeń i innych świadczeń związanych z pracą, a także wnioski pracownika o wypłatę wynagrodzenia.

Jednak oprócz wewnętrznej ewidencji pracowników, polskie przedsiębiorstwa muszą przechowywać wszystkie dokumenty związane z podatkami i dokumenty ZUS,  w tym dokumenty rozliczeniowe, rejestracyjne oraz związane e zwolnieniami. Ważne jest, aby pracodawcy prowadzili odpowiednią dokumentację i przestrzegali wymogów prawnych, aby uniknąć ewentualnych kar i grzywien.

Przechowywanie dokumentów ZUS — wymogi prawne

W Polsce obowiązują wymogi prawne, określające jak długo przechowywać dokumenty ZUS: RMUA, RP-7 i inne dokumenty. Wymagania te obejmują okres przechowywania różnych rodzajów dokumentów, a także format, w jakim powinny być one przechowywane.

Każda firma musi archiwizować dokumenty ZUS — jak długo przechowywać takie papiery? Dokumenty związane z rozliczeniami z ZUS powinny być przechowywane przez 5 lat od daty złożenia, a okres ten obejmuje deklaracje składane od 1 stycznia 2012 r. Natomiast dłuższy, 10-letni okres przechowywania dokumentów ZUS dotyczy deklaracji złożonych przed tą datą.

Przechowywanie dokumentów i akt jest kluczowe dla działalności przedsiębiorstwa. Co więcej, jako płatnik składek, firmy mają obowiązek przechowywania listy płac, karty wynagrodzeń lub innych dowodów przez 10, lub 50 lat od daty zakończenia pracy przez ubezpieczonego, zgodnie z ustawą o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.

Jak długo należy przechowywać dokumenty ZUS w firmie?

Oto przejrzysta lista okresów przechowywania dokumentów w firmie:

• Dokumentacja osobowa i płacowa: 10 lub 50 lat.
• Kopie deklaracji rozliczeniowych, imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te deklaracje i raporty: 5 lat od momentu przekazania ich do ZUS, z wyjątkiem dokumentów dostarczonych przed 1 stycznia 2012 r., które powinny być przechowywane przez 10 lat.
• Akta pracownicze, takie jak listy płac, karty wynagrodzeń oraz dowody służące do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty: 10 lat od dnia rozwiązania stosunku pracy przez ubezpieczonego z danym płatnikiem dla pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 2018 r.
• Akta pracownicze zawierające informacje o okresach pracy górniczej, pracy równorzędnej z pracą górniczą (np. inspektor kopalniany) lub pracy zaliczanej do pracy górniczej (np. instruktor zawodowy w kopalni): 50 lat od daty zakończenia pracy przez pracownika.

Przepis o przechowywaniu danych osobowych powstał w latach 80, kiedy większość firm była dużymi państwowymi przedsiębiorstwami i mogły sobie pozwolić na archiwum i przechowywanie dokumentów ZUS. Ile lat minęło od tego czasu? Otóż ponad pół wieku i sytuacja ekonomiczna się zmieniła. Dlatego w 2018 okres ten skrócono do 10 lat — pracownicy zatrudnieni w latach 1999-2018 mogą wybrać, czy ich akta osobowe mają być przechowywane przez 10 lub 50 lat.

Przepis nie dotyczy górników, ponieważ kwestia emerytur górniczych może być bardzo skomplikowania, i akta górników muszą zawsze być przechowywane przez 50 lat.  Podobnie, dzięki cyfryzacji, okres przechowywania danych ZUS skrócono do 5 lat w roku 2012.

Jakie dokumenty ZUS należy przechowywać w firmie?

Dokumenty deklaracyjne ZUS odnoszą się do formularzy, które pracodawcy są zobowiązani złożyć w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych, aby zgłosić składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne opłacane w imieniu swoich pracowników. To właśnie firma określa dokumenty ZUS, ile przechowywać ich kopii i gdzie. Istnieje kilka rodzajów druków deklaracji ZUS, takich jak ZUS DRA, ZUS RCA, ZUS RSA, które odpowiadają różnym rodzajom składek i świadczeń, zależnie od organizacji firmy i statusu ubezpieczonego.

Dokumenty rozliczeniowe ZUS związane są z rozliczaniem składek na ubezpieczenia społeczne i służą jako dowód wpłat dokonanych przez pracodawcę. Do dokumentów tych należą raporty imienne i dokumenty korygujące, które powinny być przechowywane przez minimum 5 lat od daty złożenia w jednostce ZUS w formie papierowej lub elektronicznej.

Wreszcie, dokumenty rejestracyjne ZUS odnoszą się do formularzy, które służą do rejestracji nowego pracodawcy w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych, a także do powiadamiania ZUS o wszelkich zmianach związanych ze statusem prawnym lub strukturą organizacyjną pracodawcy. Przykładami dokumentów rejestracyjnych ZUS są ZUS ZUA, ZUS ZWUA i ZUS ZCNA.

W jaki sposób przechowywać dokumenty ZUS

Właściwe przechowywanie dokumentów ZUS w firmie jest niezbędne do spełnienia wymogów prawnych i ochrony praw zarówno pracodawcy, jak i pracowników. Dokumenty muszą być przechowywane przez określony czas, w zależności od ich rodzaju i zawartości, jak omówiliśmy powyżej w dziale „Jak długo przechowywać dokumenty ZUS”.

Zalecane jest przechowywanie dokumentów ZUS w sposób zorganizowany i bezpieczny, w formie papierowej lub elektronicznej. W przypadku przechowywania dokumentów w formie elektronicznej kluczowe jest zapewnienie ich bezpieczeństwa, integralności i dostępności. Dokumenty powinny być również oznaczone jasnymi i zwięzłymi opisami w celu łatwego odnalezienia ich w razie potrzeby.

W przypadku wątpliwości warto skorzystać z profesjonalnej porady lub pomocy, aby zapewnić zgodność z wymogami prawnymi i najlepszymi praktykami w zakresie zarządzania dokumentami. Właściwe przechowywanie dokumentów ZUS w firmie zapewnia ochronę praw zarówno pracodawcy, jak i pracowników, a także zgodność z wymogami prawnymi.

Bezpieczne przechowywanie dokumentów ZUS w firmie

Aby spełnić zasady bezpiecznej archiwizacji dokumentów, firma musi w odpowiedni sposób przechowywać listy płac, deklaracje rozliczeniowe, zestawienia, dokumenty informacyjne i inne akta. Oznacza to, że dokumenty muszą być przechowywane w przygotowanym miejscu, które zapewni ich integralność, kompletność, dostępność i poufność.

Ponadto firma musi zadbać o to, aby dokumenty były przechowywane w bezpiecznym miejscu, w którym nie będą mogły być zniszczone, uszkodzone lub do których nieupoważnione osoby nie będą miały w każdej chwili dostępu. Wiele firm wyznacza sekcję archiwum w swojej siedzibie.

Urządzenia wykorzystywane do przechowywania muszą być zabezpieczone przed dostępem osób nieuprawnionych, np. wymagać kodu lub klucza do przeglądania zawartości szaf. Firmy powinny również wdrożyć politykę zarządzania dokumentami, aby zapobiec sytuacjom, w których dokumenty są widoczne dla klientów. Istotne jest też niszczenie dokumentów po ich przedawnieniu — należy korzystać z zalecanych procedur i sprzętu z odpowiednimi normami DIN.

Od stycznia 2019 roku istnieje możliwość, aby firma zdecydowała się na przechowywanie dokumentacji ZUS w formie elektronicznej. Może to zwiększyć bezpieczeństwo i łatwość dostępu do akt dla osób uprawnionych, a jednocześnie zmniejszyć koszty archiwizacji. Dzięki przechowywaniu danych w chmurze masz łatwy dostęp do niezbędnych dokumentów ZUS.

Przechowywanie dokumentów ZUS a RODO

RODO, które nakłada obowiązki związane z ochroną danych osobowych, wpływa na to, w jaki sposób i jak długo przechowywać dokumenty ZUS w firmie. Rozporządzenie wymaga jak najkrótszego przechowywania danych osobowych, choć nie określa konkretnych okresów, które mogą wynikać z przepisów lub celu, w jakim dane są gromadzone.

Jeśli chodzi o przechowywanie dokumentów, RODO nie nakłada konkretnych wymogów, ale wymaga od przedsiębiorców stosowania w indywidualnych przypadkach odpowiednich zabezpieczeń, uwzględniających wartość informacji i możliwe zagrożenia. Oznacza to, że przedsiębiorcy zarządzający dokumentami muszą zapobiegać naruszeniom danych osobowych i zapewnić bezpieczne szafy lub półki, w których takie dowody będą się znajdować.

RODO wymaga również odpowiedniej ochrony nośników elektronicznych. Przedsiębiorcy muszą stosować rozwiązania takie jak oprogramowanie antywirusowe, szyfrowanie danych oraz szkolenia pracowników w zakresie korzystania z Internetu, aby zapewnić bezpieczeństwo danych. RODO nie określa konkretnych wymagań, dlatego to na przedsiębiorcach spoczywa obowiązek stosowania rozwiązań zapewniających bezpieczeństwo danych.

Dokumenty ZUS — co grozi za brak prowadzenia dokumentacji?

Konsekwencje nieprowadzenia dokumentacji pracodawcy mogą być znaczące, ponieważ może to skutkować karami prawnymi i finansowymi. Jeśli pracodawca nie prowadzi dokładnych rejestrów swoich pracowników i ich pracy, może naruszać przepisy związane z prawami pracowniczymi oraz zgodnościami z ewidencją m.in. przepisów BGP. To może prowadzić do grzywien, działań prawnych, a nawet zamknięcia firmy.

Co więcej, bez odpowiednich zapisów może być trudno rozwiązać spory lub kwestie związane z wynagrodzeniem pracowników, świadczeniami lub warunkami pracy. Ogólnie rzecz biorąc, istotne jest, aby pracodawcy utrzymywali dokładne i kompletne rejestry, aby uniknąć potencjalnie poważnych konsekwencji.

Podsumowując, przechowywanie dokumentów ZUS jest kluczowe zarówno dla zarządzania osobistego, jak i biznesowego. Firmy muszą przestrzegać wymogów prawnych, w tym właściwego przechowywania dokumentów przez określony czas, aby uniknąć narażenia się na grzywny lub kary. Kiedy wiesz, jak długo przechowywać dokumenty ZUS, możesz chronić prawa własne swoich pracowników i unikać wszelkich potencjalnych problemów prawnych.