Elektroniczna teczka osobowa i jej archiwizacja
Od 2019 roku pracodawca może prowadzić elektroniczną teczkę osobową pracownika, która ma taką samą wartość, jak teczka w formie papierowej. Z uwagi na dodatkowe obowiązki w zakresie ochrony danych osobowych wynikające z RODO, wydaje się, że takie rozwiązanie będzie nie tylko prostsze, ale i korzystniejsze dla pracodawcy. Jak prowadzić e-teczkę?
Elektroniczne akta osobowe – podstawowe informacje
Sposób prowadzenia akt osobowych reguluje Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 w sprawie dokumentacji pracowniczej. W związku ze zmianami, jakie wprowadziły przepisy, pracodawcy mogą przechowywać akta pracowników wyłącznie w formie elektronicznej, przy czym mają one taką moc prawną, jak akta w formie papierowej. W obecnym kształcie teczka osobowa składa się z następujących części:
- A – dokumentacja dotycząca procesu rekrutacji,
- B – dokumentacja dotycząca przebiegu zatrudnienia,
- C – dokumentacja dotycząca ustania stosunku pracy,
- D – dokumentacja dotycząca kar porządkowych nałożonych na pracownika,
- E – dokumentacja dotycząca kontroli trzeźwości i badania na obecność środków działających podobnie jak alkohol.
Akta pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku przechowywane są 10 lat, a nie jak do tej pory, 50 lat. Termin ten liczymy od końca roku kalendarzowego, w którym ustał lub wygasł stosunek pracy.
Jakie dokumenty zawiera elektroniczna teczka pracownicza?
Elektroniczna teczka osobowa składa się z wymienionych wyżej części. Zawiera takie dokumenty, jak:
- umowa o pracę,
- zakres obowiązków,
- umowa o zakazie konkurencji,
- protokół odbioru,
- potwierdzenie przeszkolenia z przepisów BHP,
- delegacje,
- rozliczenie rachunków,
- ankiety pracownicze,
- wnioski urlopowe,
- potwierdzenia doręczenia PIT-11.
Elektroniczne akta osobowe obejmują także inne dokumenty, na przykład poświadczające podnoszenie kwalifikacji zawodowych, potwierdzające korzystanie z urlopu, związane z wypowiedzeniem lub rozwiązaniem umowy o pracę, dotyczące wykonywania pracy zdalnej. Zgodnie z powyższym, w teczce elektronicznej znajdziemy takie same dokumenty, jak w teczce papierowej. Trzeba jednak pamiętać o ich prawidłowym zeskanowaniu, tak aby były w pełni czytelne i zawierały wszelkie niezbędne informacje.
Jak podpisywać akta elektroniczne?
Każda elektroniczna teczka pracownicza musi być podpisana za pomocą:
- kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
- kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.
Przygotowanie akt następuje poprzez zeskanowanie dokumentów, jednak to nie wystarczy, aby uznać, że teczka pracownika prowadzona jest zgodnie z przepisami. Kwalifikowany podpis elektroniczny jest przypisany do konkretnej osoby, na przykład właściciela firmy, pracownika działu kadr czy specjalisty ds. BHP. Tymczasem pieczęć kwalifikowana nie zawiera danych osobowych, a jedynie dane firmy. Wyrobienie jednego z dwóch narzędzi jest kosztowne, lecz z drugiej strony niezbędne, jeśli chcesz prowadzić elektroniczne akta osobowe. Choć jest to wygodne rozwiązanie, wymaga przygotowania. Ponadto pracodawca ma obowiązek wdrożyć system zabezpieczeń, który zapewni właściwą ochronę danych.
Bezpieczne przechowywanie dokumentów elektronicznych
Archiwizacja elektronicznych akt osobowych trwa 10 lat. Termin ten dotyczy pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku. Natomiast wobec pracowników zatrudnionych wcześniej zastosowanie ma termin 50-letni, który można skrócić do 10 lat, jeśli złożysz w ZUS oświadczenie ZUS OSW i raport ZUS RIA. Akta osobowe elektroniczne każdy przedsiębiorca zobowiązany jest przechowywać w sposób bezpieczny. Osoby postronne, zwłaszcza złodzieje danych, nie mogą mieć do nich dostępu. Teczka elektroniczna powinna być więc odpowiednio zabezpieczona za pomocą nowoczesnych narzędzi informatycznych. Obecnie coraz więcej programów do prowadzenia księgowości i kadr umożliwia tworzenie e-teczek. W tym kontekście istotne jest nadawanie dostępu uprawnionym pracownikom i zabezpieczenie go hasłami. Przedsiębiorcy mogą też skorzystać z usług firmy zewnętrznej, która specjalizuje się w archiwizacji i utylizacji danych.
Niszczenie elektronicznych teczek pracowników
Pracownik ma możliwość odebrać swoją dokumentację w ciągu miesiąca od dnia, w którym upłynął okres przechowywania. Pracodawca ma natomiast obowiązek poinformować go o takiej możliwości w momencie wydania świadectwa pracy. Jeśli pracownik z niej nie skorzysta, obowiązek utylizacji leży po stronie administratora danych, czyli pracodawcy. W ciągu kolejnych 12 miesięcy po upływie terminu przewidzianego na odbiór akt powinna nastąpić utylizacja teczki. Należy przeprowadzić ją w taki sposób, aby odtworzenie danych nie było możliwe. W praktyce mówimy tutaj o niszczeniu nośników danych elektronicznych, które obwarowane jest licznymi restrykcjami prawnymi. Warto więc skorzystać z pomocy specjalistów, którzy biorą na siebie obowiązek prawidłowego niszczenia akt osobowych. Takie rozwiązanie daje pewność i pozwala uniknąć konsekwencji związanych z ewentualnym wyciekiem danych.
Liczą się fakty
Referencje klientów
Totalizator Sportowy Sp. z o.o. w Warszawie, Oddział w Krakowie potwierdza, że Ekoakta wykonała dla nas usługi w zakresie kompleksowej, zgodnej z przepisami prawa i naszymi wewnętrznymi procedurami archiwizacji dokumentów i profesjonalnego niszczenia danych.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera, co pozwala zarekomendować Ekoakta jako sprawdzonego specjalistę w zakresie świadczonych usług
Informujemy, że w zakresie niszczenia zasobów archiwalnych korzystamy z usług firmy Ekoakta z Chorzowa.
Jakość usług świadczonych przez firmę Ekoakta i profesjonalna obsługa związana z niszczeniem dokumentów pozwala na polecić tę firmę wszystkim zainteresowanym usługa niszczenia dokumentów.
Współpraca pomiędzy Żabką Polska SA a firmą Ekoakta rozpoczęła się w 2008 roku w ramach programu bezpiecznej utylizacji dokumentacji poufnej.
Z powierzonego zadania Ekoakta wywiązuje się w znakomity sposób, uwzględniając wszystkie wskazówki i postulaty zleceniodawcy. Niszczenie poufnej dokumentacji wykonywane jest terminowo i z zachowaniem wszelkich procedur wymaganych przez Żabkę Polska SA.
Z pełną odpowiedzialnością można polecić Ekoakta firmom oczekującym wysokiej jakości usług.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.
Z pełnym przekonaniem rekomenduję i polecam usługi firmy Ekoakta. Wszystkie prace były wykonane fachowo i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. W mojej ocenie Ekoakta spełnia wszystkie wymogi, jakie winna posiadać wyspecjalizowana firma zajmująca się archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Zarówno jakość, jak i terminowość wykonania usług oceniam wysoko. Nie bez znaczenia jest również fakt, że oferta cenowa firmy jest elastyczna i konkurencyjna.
Ekoakta wykonywała dla nas usługi w zakresie kompleksowej archiwizacji i oraz profesjonalnego niszczenia danych. Poziom świadczonych usług gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdza wiarygodność i fachowość firmy Ekoakta.
Poziom usług z zakresu archiwizacji dokumentów świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Nasza współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera. Opierając się na powyższym rekomendujemy firmę Ekoakta jako sprawnego specjalistę w zakresie świadczonych usług.
Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów
Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów.
Dowiedz się więcej
EkoAkta - Poufność. Bezpieczeństwo. Ekologia.
Archiwizacja dokumentów, digitalizacja dokumentów, przechowywanie dokumentów, niszczenie dokumentów, skanowanie dokumentów.
