Digitalizacja dokumentów od A do Z - korzyści z wprowadzenia elektronicznego archiwum

Powszechnym problemem współczesnych firm jest stale rosnąca ilość danych biznesowych. Dokumentów papierowych nie ubywa, lecz przybywa, a teczki i segregatory wypełniają coraz większą przestrzeń biurową. Ponadto każde przedsiębiorstwo, które chce odnosić sukcesy musi mieć zapewniony szybki dostęp do kluczowych informacji bez względu na czas i miejsce pobytu jego pracowników. Odpowiedzią na te potrzeby jest digitalizacja dokumentów i wdrożenie archiwum dokumentów elektronicznych, które przynoszą liczne korzyści w postaci oszczędności miejsca, sprawniejszego obiegu dokumentacji, znacznie prostszego dostępu do danych oraz minimalizacji ryzyka zniszczenia czy zagubienia dokumentów.

Elektroniczny obieg dokumentów pod lupą

Oferowana przez firmę Ekoakta usługa stworzenia cyfrowego archiwum dokumentów elektronicznych pozwala uniknąć żmudnego przeszukiwania tradycyjnych kartotek czy stert dokumentów. Opiera się ona na masowym skanowaniu papierowych dokumentów w celu stworzenia wersji elektronicznej oraz przechowywaniu ich w bezpiecznym repozytorium obrazów. Dzięki zastosowanym technologiom zachowują one wysoką jakość, otrzymują kompaktową wielkość, a zawarte w nich treści zostają odpowiednio zaindeksowane. W efekcie digitalizacji dokumentów możliwa staje się ich integracja z dowolnym systemem informatycznym, np. typu workflow (ang. przepływ pracy), dzięki któremu możliwe jest przesłanie dokumentu (bez dodatkowych kosztów) do wszystkich upoważnionych odbiorców, a jeśli posiadają oni urządzenia mobilne z dostępem do firmowej sieci, w kilka sekund otrzymają oni dostęp do niezbędnych dokumentów, takich jak umowy, projekty czy raporty.

Zalety przechowywania dokumentów w formie elektronicznej

Posiadanie elektronicznego archiwum dokumentów umożliwia oszczędne zagospodarowanie przestrzeni w biurze, która dotychczas służyła do przechowywania dokumentów. Przedsiębiorstwo uwalnia się wówczas od konieczności tworzenia i zarządzania archiwum „papierowym”, które może przekazać wyspecjalizowanej firmie w ramach umowy outsourcingowej. Ponadto digitalizacja dokumentów pozwala na uporządkowanie danych biznesowych wedle praktycznie nieograniczonych kryteriów. Dzięki temu zatrudniana kadra otrzyma błyskawiczny dostęp do informacji z każdego miejsca i o każdej porze, a także będzie mogła pracować nad nimi równocześnie w modelu grupowym.

Dane cyfrowe są efektywnie wykorzystywane w codziennej pracy, a zarazem dobrze chronione przed dostępem nieupoważnionych osób w elektronicznym archiwum dokumentów. Wdrożenie takiego rozwiązania skraca czas obiegu dokumentów o około 30-50% i o tyle samo zmniejsza liczbę prac administracyjnych, które są niezbędne w tradycyjnym modelu obiegu dokumentacji papierowej, co z kolei bezpośrednio przekłada się na redukcję kosztów. Dostęp do elektronicznych wersji dokumentów znacząco przy tym obniża koszty materiałów biurowych. Współczesne realia gospodarcze nie wymagają od przedsiębiorcy i jego pracowników posługiwania się dokumentacją papierową, jednak gdy nastąpi taka konieczność, zawsze można je będzie wypożyczyć z archiwum, w którym dokumenty papierowe są odpowiednio przechowywane nawet przez wiele lat zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa bez obawy o ich zagubienie czy zniszczenie.

Digitalizacja dokumentów w rękach profesjonalistów

Powierzenie digitalizacji dokumentów profesjonalnemu usługodawcy – takiemu jak Ekoakta – wiąże się z licznymi korzyściami. Należą do nich m.in.:

• Sprawdzone procedury i pełna poufność
• Profesjonalny sprzęt do masowego skanowania, gwarantujący dużą wydajność i wysoką jakość
• Automatyzacja procesu
• Brak kosztów wyjściowych związanych z wdrożeniem odpowiednich technologii
• Elastycznie dopasowane oprogramowanie do indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa
• Liczne opcje kategoryzacji i przeszukiwania dokumentacji
• Skalowalność procesu i możliwość jego ciągłej optymalizacji
• Ograniczenie wydatków związanych z czasem pracowników oddelegowanych do prac przy elektronicznym obiegu dokumentacji

Od skanowania dokumentów do rozwoju firmy

Cyfrowe archiwum powstałe w wyniku digitalizacji dokumentów w znaczący sposób przekłada się na sposób działania każdej firmy. Dzięki dostępowi do ogromniej i ciągle rozwijającej się bazy informacji przedsiębiorstwo zyskuje sprawność organizacyjną, a zatrudniana kadra lepszy przepływ informacji i wiedzy. Korzyści finansowe stanowią zatem tylko jeden z wielu argumentów, które przemawiają za digitalizacją. Świat zmierza do przodu, a każda dobrze prosperująca organizacja powinna dotrzymywać mu kroku.