Czym są dokumenty RP7?

Formularz ZUS ERP-7 odgrywa kluczową rolę w poświadczaniu zarobków pracownika. W 2018 roku tradycyjny formularz RP-7 przeszedł znaczącą transformację, w wyniku której powstał zaktualizowany formularz ERP-7. Niezależnie od rodzaju formularza, dokument ten nie tylko poświadcza dochody pracownika, ale również stanowi świadectwo jego stosunku pracy.

Aby zapewnić zgodność z odpowiednimi przepisami, pracodawcy muszą podać dokładne informacje na formularzu, który następnie pracownik przesyła do ZUS.

W tym tekście wyjaśnimy, czym jest formularz RP-7, co to za dokument, jak działa jego nowa wersja ERP-7, jakie jest jego przeznaczenie, proces wystawiania oraz najważniejsze obowiązki zarówno pracodawców, jak i pracowników związane z tym ważnym dokumentem.

Czym są formularze RP7?

Zaświadczenia ZUS ERP-7 i RP-7 pełnią istotną funkcję w ustalaniu wysokości przysługujących pracownikowi świadczeń emerytalnych, w tym emerytur i rent. Dokumenty te potwierdzają zarobki zgromadzone przez pracownika na przestrzeni lat i muszą być wystawiane przez pracodawców.

Pracodawcy, którzy zatrudnili pracowników po 1998 r., mają obowiązek wystawienia zaświadczenia RP-7. ZUS tego żąda, gdy pracownik zamierza ubiegać się o rentę z tytułu niezdolności do pracy lub przejść na emeryturę przed końcem 2014 r. lub na każde żądanie pracownika. Od 2 sierpnia 2018 r. formularz ZUS ERP-7 zastąpił dotychczasowy formularz RP-7.

Nowy formularz ERP-7, który jest bardziej przejrzysty i łatwy w użytku, można znaleźć na stronie internetowej ZUS. Jego struktura jest podobna do innych formularzy ZUS, takich jak Z-15.  Nadal służy jako zaświadczenie o zatrudnieniu do ZUS.

Formularz ERP-7 wymaga jednak od pracodawców podania dodatkowych informacji w porównaniu do RP-7: w tym szczegółów dotyczących okresów zatrudnienia w niepełnym wymiarze czasu pracy, podczas gdy RP-7 wymagał jedynie zgłoszenia ostatniego wymiaru czasu pracy.

Pracodawcy są zobowiązani do wypełnienia formularza RP-7 zarówno dla obecnych, jak i byłych pracowników, gdy ci przekażą wniosek o wydanie RP-7 z archiwum. Zaświadczenie RP-7 o zatrudnieniu i wynagrodzeniu wystawiane jest zazwyczaj na podstawie list płac lub kart wynagrodzeń, choć w niektórych przypadkach można skorzystać z alternatywnych dokumentów źródłowych, zależnie od branży.

Kto wystawia zaświadczenie RP-7?

Za wypełnienie i wydanie formularza ERP-7 odpowiedzialny jest tak naprawdę pracodawca, a nie pracownik – choć to on ma przesłać go do Zakładu Ubezpieczeń. Przyczyna tego obowiązku leży w znaczeniu formularza ERP-7 dla obliczania świadczeń emerytalnych przez ZUS. RP-7 potwierdza wysokość wynagrodzenia otrzymywanego przez pracownika i służy jako podstawa do ustalenia wysokości emerytury lub renty.

Po reformie emerytalnej, która weszła w życie 1 stycznia 1999 r., ZUS ewidencjonuje dane na podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe na indywidualnych kontach ubezpieczonych. W związku z tym pracodawcy są zobowiązani na bieżąco do zgłaszania wynagrodzeń swoich pracowników.

Zgodnie z prawem, zaświadczenie o zatrudnieniu do ZUS może wystawić tylko pracodawca, który zatrudniał pracownika. Jeśli jednak zakład pracy uległ przekształceniu lub restrukturyzacji, zaświadczenie może wystawić następca prawny byłego pracodawcy.

W przypadku likwidacji lub upadłości firmy, zwłaszcza w wypadku przedsiębiorstw PRL-owskich, zaświadczenie może być wystawione przez likwidatora lub syndyka. Dokumenty potwierdzające zatrudnienie w przekształconych lub sprywatyzowanych przedsiębiorstwach państwowych można przeważnie znaleźć w państwowych archiwach.

Na podstawie jakich dokumentów należy zaświadczenie o zatrudnieniu do ZUS?

Wypełniając formularz ERP-7, pracodawcy muszą opierać się na wiarygodnej dokumentacji, takiej jak listy płac, odcinki wypłaty lub inne odpowiednie dowody.

W przypadku, gdy pracodawca z jakichkolwiek przyczyn nie posiada niezbędnych dokumentów, musi zaznaczyć ten fakt na formularzu ERP-7 wpisując odpowiednią informację, np. „brak akt”. W takich przypadkach ZUS obliczy emeryturę na podstawie średnich zarobków osiągnięte w danym okresie.

Wymagania dotyczące przechowywania danych niezbędnych do wypełnienia formularza ERP-7 zależą od danego okresu zatrudnienia. W przypadku dokumentów dotyczących zatrudnienia sprzed 1 stycznia 1999 r. pracodawcy muszą przechowywać dokumenty takie jak listy płac i kartoteki świadczeń przez 50 lat. Dokumentacja ta jest niezbędna do dokładnego wyliczenia świadczeń emerytalnych na podstawie formularza ERP-7. Ten obowiązek powstał w roku 1991 – więc możliwe jest, że dane z lat siedemdziesiątych i wcześniejszych nie są dostępne.

Następnym istotnym punktem była reforma z roku 2018, która skróciła czas przechowywania danych pracowniczych do 10 lat dla pracowników zatrudnionych po 2019 roku i opcjonalnie w latach 1999-2019 na ich osobisty wniosek. Zmiana ta ma na celu zmniejszenie obciążeń dla pracodawców przy jednoczesnym zapewnieniu dokładnych obliczeń emerytalnych.

Niezależnie od okresu przechowywania, kluczowe dla pracodawców jest prowadzenie właściwej dokumentacji, która ułatwi pracownikom sprawny proces ubiegania się o emeryturę.

Jak ZUS wylicza emerytury?

Przy obliczaniu emerytury ZUS wykorzystuje informacje zawarte w formularzu ERP-7 (wcześniej RP-7) w celu potwierdzenia wysokości wynagrodzenia osiąganego przez pracownika. Aby ustalić odpowiednie świadczenie emerytalne, wnioskodawca (czyli pracownik przedkładający formularz RP-7 wystawiony przez pracodawcę) powinien wskazać swoje zarobki z 10 kolejnych lat wybranych z ostatnich 20 lat poprzedzających rok złożenia wniosku lub z dowolnych 20 lat w całym okresie ubezpieczenia.

Po otrzymaniu tych danych ZUS porównuje wynagrodzenie wnioskodawcy z przeciętnym wynagrodzeniem w poszczególnych latach i oblicza wskaźniki procentowe, z których następnie wyprowadzana jest średnia. Ten średni wynik ustala podstawę wymiaru świadczenia dla wnioskodawcy. Następnie ZUS mnoży ten wskaźnik przez aktualną kwotę bazową, aby ustalić podstawę wymiaru emerytury lub renty.

Proces ten zapewnia, że obliczenia emerytury dokładnie odzwierciedlają historię zarobków wnioskodawcy, a otrzymywane świadczenia są zgodne ze składkami odprowadzanymi przez cały okres pracy zawodowej.

Kiedy druk Rp-7 jest zbędny?

Zaświadczenie RP-7 (obecnie formularz ERP-7) może zostać uznany za zbędne w niektórych sytuacjach, zwłaszcza gdy ZUS posiada już wymagane dane do ustalenia uprawnień i wysokości świadczenia emerytalnego. Od 1 stycznia 1999 r. ZUS prowadzi dla ubezpieczonych indywidualne konta, na których zapisywane są wszystkie informacje dotyczące składek i historii ubezpieczenia. W związku z tym osoby ubiegające się o emeryturę na nowych zasadach nie muszą już korzystać z tego formularza.

Istotne jest również to, że pracodawcy nie mogą pytać swoich pracowników o cel wydania zaświadczenia, a tym samym nie mogą ocenić zasadności jego wydania. Nawet jeśli pracownik korzysta z indywidualnego konta, może zażądać wydania formularza ERP-7, a pracodawca nie może odmówić.

W przypadkach, gdy niezbędne informacje są już dostępne na koncie ubezpieczonego, formularz RP-7 lub ERP-7 może nie być wymagany, co upraszcza proces ubiegania się o emeryturę zarówno dla pracowników, jak i pracodawców.

Wydanie prawidłowego zaświadczenia ERP-7 (RP-7) jest ważne, ponieważ ma istotny wpływ na wysokość przyznawanych w przyszłości świadczeń emerytalnych. Dlatego pracodawca powinien dołożyć wszelkich starań, aby zaświadczenie było poprawne i kompletne.