Czy istnieją różnice w niszczeniu dokumentacji w zależności od branży?

Rozpoczynając analizę procedur zarządzania dokumentacją, nie sposób pominąć znaczących różnic wynikających z charakteru poszczególnych branż. Niezależnie od sektora, dokumentacja jest kluczowym elementem funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa.

Jednak metody jej przechowywania, a co za tym idzie – niszczenia, mogą różnić się w zależności od specyfiki danego sektora. Pytanie, które pojawia się w tym kontekście, brzmi: „Czy istnieją różnice w niszczeniu dokumentacji w zależności od branży?” W tym artykule postaramy się odpowiedzieć na to pytanie, uwzględniając najważniejsze aspekty i regulacje prawne dotyczące zarządzania dokumentacją.

RODO a niszczenie dokumentów z danymi

Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (RODO) wprowadziło rygorystyczne normy dotyczące przetwarzania i ochrony danych osobowych w całej Unii Europejskiej. Zgodnie z artykułem 4., punkt 2. RODO, przetwarzanie danych oznacza nie tylko ich gromadzenie i utrwalanie, ale także usuwanie i niszczenie. W związku z tym, sposób, w jaki organizacje zarządzają swoją dokumentacją, ma zasadnicze znaczenie dla przestrzegania RODO.

Zgodnie z RODO, niszczenie dokumentów jest uważane za formę przetwarzania danych osobowych. To oznacza, że organizacje muszą stosować te same standardy ostrożności przy niszczeniu dokumentów, co podczas zbierania, przechowywania i innych form przetwarzania danych. RODO wymaga, aby wszystkie operacje przetwarzania były zgodne z zasadą „odpowiedzialności”, co oznacza, że organizacje muszą być w stanie wykazać, że przestrzegają RODO we wszystkich aspektach przetwarzania danych.

Dane osobowe nie są ograniczone tylko do cyfrowego formatu. Wiele organizacji nadal utrzymuje duże ilości papierowej dokumentacji zawierającej dane osobowe. Zgodnie z RODO, niszczenie danych osobowych oznacza fizyczne unicestwienie nośnika, na którym się znajdują oraz uniemożliwienie ich ponownego odtworzenia. Z tego powodu, organizacje muszą zapewnić, że wszelka dokumentacja papierowa zawierająca dane osobowe jest bezpiecznie niszczona, kiedy już nie jest potrzebna.

RODO dotyczy również danych przechowywanych na dyskach zewnętrznych i innych cyfrowych nośnikach danych. Wiele organizacji przechowuje duże ilości danych na takich nośnikach, które mogą zawierać wrażliwe dane osobowe. Takie nośniki muszą być bezpiecznie niszczone, kiedy dane na nich przechowywane nie są już potrzebne. Praktyka ta zapobiega możliwości nieautoryzowanego dostępu do danych po zakończeniu ich użytkowania.

Niszczenie dokumentów jest kluczowym elementem przestrzegania RODO. Zarówno dokumenty papierowe, jak i nośniki cyfrowe muszą być bezpiecznie niszczone, aby zapewnić ochronę danych osobowych. Organizacje muszą podjąć kroki w celu zrozumienia swoich obowiązków zgodnie z RODO i wdrożyć procedury niszczenia dokumentów, które spełniają te wymagania. Tylko wtedy mogą mieć pewność, że przestrzegają przepisów i chronią prywatność osób, których dane przetwarzają.

Warto pamiętać, że zasady archiwizacji dokumentów w jednostce organizacyjnej czy zasady archiwizacji dokumentów w policji podlegają RODO.

Czym niszczyć różne rodzaje dokumentów?

Nie ma znaczenia, z jakiej branży pochodzi Twoje przedsiębiorstwo – bezpieczne niszczenie dokumentów jest kluczowe i wymaga stosowania odpowiedniego sprzętu. Klasyfikacja niszczarek wg normy DIN 66399 określa siedem poziomów bezpieczeństwa niszczenia dokumentów – w zależności od wrażliwości informacji, które zawierają:

1. Poziom P-1: dla dokumentów o niskim stopniu poufności, ciętych na paski o maksymalnej szerokości 12 cm.
2. Poziom P-2: dla wewnętrznej dokumentacji, z maksymalną szerokością pasków 6 mm.
3. Poziom P-3: dla dokumentów zawierających poufne i wrażliwe dane, gdzie szerokość cięcia nie może przekroczyć 2 mm, a powierzchnia – 320 mm².
4. Poziom P-4: dla dokumentacji z bardzo wrażliwymi i poufnymi danymi, gdzie szerokość cięcia nie może przekroczyć 6 mm, a powierzchnia – 160 mm².
5. Poziom P-5: dla dokumentów zawierających informacje o charakterze tajnym, gdzie szerokość cięcia nie może przekroczyć 2 mm, a powierzchnia – 30 mm².
6. Poziom P-6: dla dokumentów zawierających tajne informacje, które wymagają najwyższych standardów bezpieczeństwa — szerokość cięcia nie może przekroczyć 1 mm, a powierzchnia – 10 mm².
7. Poziom P-7: dla dokumentów zawierających ściśle tajne informacje, gdzie szerokość cięcia nie może przekroczyć 1 mm, a powierzchnia – 5 mm².

Wybór niszczarki musi więc zależeć przede wszystkim od poziomu jej bezpieczeństwa – im bardziej poufne są dane przeznaczone do zniszczenia, tym wyższa powinna być klasa bezpieczeństwa urządzenia. Możesz w nich niszczyć również takie rzeczy, jak dokumentacja niearchiwalna.

Konsekwencje niepoprawnego zniszczenia danych osobowych

Archiwizacja dokumentów w urzędach to fundamentalny aspekt zarządzania informacjami, który jest regulowany przez przepisy prawne i normy branżowe. Od zasady utrzymania dokumentów przez określony czas, po ich bezpieczne zniszczenie po upływie tego terminu – każdy element procesu musi być przemyślany i odpowiednio zaimplementowany. Ważne jest także, aby urzędy miały dostęp do najnowszych technologii i praktyk w dziedzinie archiwizacji dokumentów, co umożliwi im skuteczne zarządzanie swoimi zasobami informacyjnymi.

Podczas gdy coraz więcej dokumentów jest przechowywanych w formie cyfrowej, nadal istnieje potrzeba archiwizacji dokumentów papierowych. Te dokumenty mogą zawierać ważne informacje, które nie są dostępne w innej formie, a ich bezpieczne przechowywanie i utrzymanie jest kluczowe dla ochrony tych zasobów. Zasady archiwizacji dokumentów papierowych obejmują takie aspekty, jak przechowywanie w odpowiednich warunkach, aby zapobiec uszkodzeniu przez wilgoć, światło czy szkodniki, jak również zabezpieczanie przed kradzieżą i zniszczeniem.

Niepoprawne niszczenie dokumentów i nośników danych może prowadzić do poważnych konsekwencji, zarówno prawnych czy finansowych, jak i reputacyjnych. Konsekwencje prawne mogą obejmować naruszenie przepisów dotyczących ochrony danych, takich jak RODO. Organy nadzorcze, takie jak Urząd Ochrony Danych Osobowych, mogą nałożyć surowe kary finansowe za niezgodności, a w niektórych przypadkach mogą wystąpić również konsekwencje karne.

Konsekwencje finansowe mogą być wynikiem kar nałożonych za naruszenie przepisów o ochronie danych, które mogą sięgać milionów euro. Wyciek danych może także wiązać się z dodatkowymi kosztami, takimi jak konieczność ponownego uzyskania utraconych informacji, koszty zarządzania kryzysem, a także potencjalne odszkodowania dla osób, których dane zostały niewłaściwie ujawnione.

Konsekwencje reputacyjne to potencjalne uszczerbki dla wizerunku firmy czy urzędu. W dobie, kiedy konsumenci i klienci biznesowi są coraz bardziej świadomi znaczenia ochrony danych, taki incydent może prowadzić do utraty zaufania i lojalności. Konsekwencje operacyjne obejmują zakłócenia w codziennej działalności firmy lub urzędu, jeśli utracone dane były kluczowe dla ich funkcjonowania.

Aby uniknąć powyższych konsekwencji, istotne jest zastosowanie odpowiednich procedur niszczenia dokumentów i nośników danych, zgodnie z obowiązującymi przepisami i standardami bezpieczeństwa. Wbrew pozorom zasady archiwizacji dokumentów w urzędach oraz zasady archiwizacji dokumentów papierowych są niezwykle istotne.

Dlaczego – niezależnie od branży – niszczenie danych warto powierzyć profesjonalistom?

Korzystanie z usług profesjonalnej firmy, takiej jak Ekoakta, do niszczenia dokumentów ma szereg kluczowych zalet. Przede wszystkim eliminuje ona potrzebę zakupu drogiego sprzętu do niszczenia dokumentów, co oznacza istotne oszczędności finansowe dla Twojej firmy. Ponadto zaoszczędzisz cenny czas – zlecając usługę firmie Ekoakta, nie musisz poświęcać własnych zasobów ani angażować swojego personelu w proces niszczenia dokumentów.

Firma Ekoakta dostarcza specjalne, zabezpieczone indywidualnym zamkiem pojemniki na dokumenty, które skutecznie uniemożliwiają dostęp osobom nieuprawnionym. Zgodnie z rygorystycznymi normami bezpieczeństwa, niszczenie dokumentów odbywa się bezpośrednio w siedzibie Ekoakta.

Klienci cenią sobie także elastyczność oferowaną przez Ekoakta – harmonogram wymiany pojemników jest ustalany zgodnie z indywidualnymi potrzebami każdej firmy. Dodatkowo, pojemniki na dokumenty do zniszczenia są zlokalizowane bezpośrednio w Twojej firmie, co zapewnia dodatkową wygodę. Korzystanie z usług Ekoakta to nie tylko gwarancja bezpieczeństwa, ale również komfort i wygoda.