Niszczenie dokumentów księgowych, kadrowych, podatkowych itp.

Prowadząc działalność gospodarczą, zatrudniając pracowników, jesteśmy zobligowani do przechowywania dokumentacji, która jest dowodem na wywiązywanie się przez nas z obowiązków pracodawcy czy przedsiębiorcy. Wiąże się to z ogromem prac, jaki należy włożyć w prawidłową archiwizację danych, jak i zapewnieniem spełnienia odpowiednich procedur ich zabezpieczenia.

Na szczęście przepisy nie wymagają od nas przechowywania całej dokumentacji od chwili założenia firmy aż do momentu zakończenia działalności. Dane mają swój okres przydatności, dlatego warto wiedzieć kiedy i w jaki sposób zając się niszczeniem dokumentów księgowych czy pracowniczych.

Niszczenie dokumentacji a kwestie prawne

Kwestię niszczenia dokumentów kadrowych oraz finansowych regulują przepisy zawarte w Ustawie z dnia 29. sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, Dz. U. 2002 r. Nr 101 poz. 926, ze zm. Tam znajdziemy informacje o zakresie odpowiedzialności, jaki spoczywa na administratorach danych osobowych, czyli przedsiębiorstwach, instytucjach itd., jak i karach, które nakłada się w przypadku niedopilnowania obowiązków wobec tych danych.

Niezwykle istotne jest zatem odpowiednie zatroszczenie się o przechowywaną dokumentację, jak i jej skuteczne zniszczenie, bez obaw o to, czy zawarte tam informacje ujrzą jeszcze kiedyś światło dzienne.

Jak powinno wyglądać niszczenie dokumentów kadrowych, finansowych

Zanim zabierzemy się za niszczenie faktur czy innych materiałów, warto przeanalizować które z nich faktycznie mogą zostać zniszczone. Okres ważności dokumentu zależy bowiem od jego rodzaju. W przypadku dużego przedsiębiorstwa, gdzie dokumentacji jest naprawdę sporo, konieczne jest  wdrożenie instrukcji archiwalnej dzięki, której osoby odpowiedzialne za jej gromadzenie, będą znały wytyczne odnośnie archiwizacji dokumentów oraz okresów jej przechowywania. Nie bez znaczenia jest to, że księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne należy przechowywać przez minimum 5 lat. Z kolei dokumentację kadrową, np. karty wynagrodzeń pracowników, aż 50 lat.

Po dokonaniu selekcji, gdy już wiemy jakie dokumenty można poddać zniszczeniu, musimy wziąć pod uwagę ich formę i ilość. Zapewne zniszczenie dokumentacji w formie papierowej nie będzie dla nikogo wyzwaniem, jeśli jej ilość nie jest zbyt duża , lecz co zrobić gdy zgromadzona dokumentacja to kilkaset segregatorów?. Dodatkowe utrudnienie pojawić się może, gdy dokumentacja zapisana jest na nośnikach elektronicznych – CD, DVD, kartach pamięci, dyskach twardych itp. W obu przypadkach potrzebny jest już specjalistyczny i wydajny sprzęt, którego najczęściej brakuje w typowej firmie.

Jeśli wiemy już jakiego rodzaju dokumenty będziemy niszczyć, warto zastanowić się nad tym, gdzie to zrobić. Pamiętajmy, informacje zawarte w tego rodzaju materiałach, są na tyle poufne, że nie możemy pozwolić sobie na ich przypadkowy wyciek. Jeśli nie mamy możliwości, aby niszczenie dokumentów księgowych czy kadrowych przeprowadzić w siedzibie firmy – skorzystajmy z pomocy firmy zewnętrznej, pamiętając jednak o konieczności przeprowadzenia audytu, który pozwoli nam upewnić się, że wybrany dostawca usługi spełnienia wszystkie normy określających zasady niszczenia nośników danych.. W takich przypadkach, warto skorzystać z usług certyfikowanych firm o ugruntowanej pozycji rynkowej, która np. niszczenie dokumentów podatkowych, księgowych czy kadrowych ma w swojej ofercie od wielu lat. Sprawdzonym a zarazem bezpiecznym sposobem utylizacji dokumentów jest użycie do tego celu specjalnych pojemników do ich gromadzenia, a następnie transportowania do miejsca, w którym zostaną zniszczone. Każdorazowo końcowym etapem procesu niszczenia danych w firmie zewnętrznej jest moment otrzymania certyfikatu potwierdzającego zniszczenie dokumentacji, a dla klientów szczególnie wrażliwych w kwestiach bezpieczeństwa możliwość osobistego uczestnictwa w procesie utylizacji .