Jak zorganizować efektywny system archiwizacji w urzędzie?
W urzędach przetwarzane są dokumenty zawierające informacje chronione prawnie, takie jak na przykład dane osobowe. Ich archiwizacja trwa od kilku do nawet kilkudziesięciu lat, dlatego należy dochować wszelkich starań, aby w tym okresie zapewnić im ochronę. Kluczem do sukcesu jest wypracowanie odpowiedniego systemu archiwizacji, który pozwoli zachować porządek i bezpieczeństwo danych. Sprawdź, jak to zrobić.
Czym jest system archiwizacji dokumentów?
Archiwizacja dokumentów to złożony proces. Kierownik jednostki publicznej, jaką jest urząd, ma obowiązek zapewnić bezpieczeństwo danych, a także dostępność dokumentacji na wypadek, gdyby była potrzebna. Bardzo istotne jest więc prawidłowe oznaczenie akt, przypisanie ich do konkretnego okresu oraz wyznaczenie terminu brakowania. Tak właśnie w dużym uproszczeniu można określić system archiwizacji dokumentów. Są to procedury, zgodnie z którymi akta są oddawane do archiwum, a następnie przechowywane w nim aż do daty utylizacji.
W tym miejscu należy dodać, że urzędy dysponują dokumentacją zaliczaną do kategorii A oraz B. W kategorii A znajdują się dokumenty archiwalne, które przechowujemy wieczyście. Natomiast dokumenty w kategorii B archiwizujemy przez pewien okres, najczęściej określony z góry w przepisach.
Podział dokumentacji archiwalnej
System archiwizacji danych powinien funkcjonować w oparciu o prawidłowy ich podział. W tym celu należy sięgnąć do ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Wyróżnia ona kilka kategorii:
- A – grupuje dokumenty przechowywane wieczyście, które po 25 latach archiwizacji należy oddać do właściwej jednostki Archiwum Państwowego,
- B – grupuje dokumenty niearchiwalne i powinna posiadać przypisaną liczbę lat przechowywania. Na przykład B5 oznacza, że akta można zutylizować po 5 latach,
- BC – obejmuje dokumenty o krótkotrwałym znaczeniu praktycznym, przechowywanym najczęściej maksymalnie rok,
- BE – obejmuje dokumenty, które po określonym czasie należy poddać ekspertyzie. Jeśli specjalista uzna, że nie mają one wartości historycznej, kulturowej czy administracyjnej, mogą zostać zniszczone.
Archiwizacja dokumentów elektronicznych i papierowych
Urzędy archiwizują przede wszystkim dokumenty w formie papierowej, dlatego to na nich warto się skupić, planując efektywny system przechowywania. Jednostki publiczne mogą przechodzić na formę elektroniczną dokumentów, stosując digitalizację, jednak w chwili obecnej nie jest to częstą praktyką.
Jeśli jednak jednostka dysponuje plikami cyfrowymi, musi archiwizować je w taki sam sposób, jak dokumenty papierowe – w kontekście okresu przechowywania i standardów bezpieczeństwa. Należy skupić się na prawidłowym opisywaniu plików, a następnie stosowaniu szyfrów, haseł czy dostępów celem zapewnienia odpowiedniej ochrony.
Warto pamiętać, że w dokumentach urzędowych często zawarte są dane osobowe, które wymagają szczególnego zabezpieczenia. Kierujmy się przede wszystkim RODO, które nakazuje ochronę danych na każdym etapie przetwarzania, a jednym z nich jest właśnie archiwizacja. Wyciek czy ujawnienie informacji mogłoby skutkować nałożeniem kary finansowej i utratą zaufania, jakim obywatele darzą urząd.
Jak stworzyć system archiwizacji danych w urzędzie?
Efektywny system archiwizacji dokumentów papierowych wspiera pracę poszczególnych działów i komórek organizacyjnych, dlatego warto wdrożyć go w każdym urzędzie. Najważniejsze są oczywiście procedury związane z przekazaniem dokumentacji do archiwum. Trzeba określić, po jakim czasie można oddać poszczególne rodzaje dokumentów oraz w jaki sposób powinny być opisane. W urzędach stosuje się przedstawiony wyżej podział. Zatem, jeśli dokument niszczymy po upływie 10 lat, to należy nadać mu kod B10. Teczki muszą być zaopatrzone również w nazwę działu, rodzaj dokumentacji i datę wygenerowania. Dzięki temu łatwiej nie tylko o porządek, ale również o znalezienie papierów w razie potrzeby.
Wsparcie archiwum zewnętrznego
System archiwizacji danych nie musi funkcjonować wyłącznie w jednostce organizacyjnej. Urzędy mogą korzystać ze wsparcia archiwum zewnętrznego, które zapewnia bezpieczeństwo danych i sprawną logistykę. Najważniejsze w tym kontekście są dwie kwestie. Pierwsza związana jest z wydawaniem dokumentów do archiwum w taki sposób, aby nie zalegały one w urzędzie. Istnieje więc możliwość odbioru akt na przykład raz na kwartał lub raz w miesiącu, w zależności od potrzeb jednostki.
Drugą, bardzo istotną kwestią jest ochrona danych. Urzędy dysponują różnego rodzaju dokumentacją, która często zawiera informacje wymagające większego poziomu bezpieczeństwa. Zatem archiwum zewnętrzne musi być tak usytuowane, aby nie miały do niego dostępu osoby trzecie. Ponadto dokumenty muszą zostać zabezpieczone przed zalaniem, wilgocią czy pożarem.
Jako firma z wieloletnim doświadczeniem w obsłudze podmiotów z sektora publicznego, Ekoakta zapewnia wsparcie na każdym etapie archiwizacji. Dbamy o to, aby dokumenty były przechowywane w odpowiednich warunkach i w razie potrzeby wydane z powrotem do urzędu w najkrótszym możliwym czasie.
Liczą się fakty
Referencje klientów
Totalizator Sportowy Sp. z o.o. w Warszawie, Oddział w Krakowie potwierdza, że Ekoakta wykonała dla nas usługi w zakresie kompleksowej, zgodnej z przepisami prawa i naszymi wewnętrznymi procedurami archiwizacji dokumentów i profesjonalnego niszczenia danych.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera, co pozwala zarekomendować Ekoakta jako sprawdzonego specjalistę w zakresie świadczonych usług
Informujemy, że w zakresie niszczenia zasobów archiwalnych korzystamy z usług firmy Ekoakta z Chorzowa.
Jakość usług świadczonych przez firmę Ekoakta i profesjonalna obsługa związana z niszczeniem dokumentów pozwala na polecić tę firmę wszystkim zainteresowanym usługa niszczenia dokumentów.
Współpraca pomiędzy Żabką Polska SA a firmą Ekoakta rozpoczęła się w 2008 roku w ramach programu bezpiecznej utylizacji dokumentacji poufnej.
Z powierzonego zadania Ekoakta wywiązuje się w znakomity sposób, uwzględniając wszystkie wskazówki i postulaty zleceniodawcy. Niszczenie poufnej dokumentacji wykonywane jest terminowo i z zachowaniem wszelkich procedur wymaganych przez Żabkę Polska SA.
Z pełną odpowiedzialnością można polecić Ekoakta firmom oczekującym wysokiej jakości usług.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.
Z pełnym przekonaniem rekomenduję i polecam usługi firmy Ekoakta. Wszystkie prace były wykonane fachowo i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. W mojej ocenie Ekoakta spełnia wszystkie wymogi, jakie winna posiadać wyspecjalizowana firma zajmująca się archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Zarówno jakość, jak i terminowość wykonania usług oceniam wysoko. Nie bez znaczenia jest również fakt, że oferta cenowa firmy jest elastyczna i konkurencyjna.
Ekoakta wykonywała dla nas usługi w zakresie kompleksowej archiwizacji i oraz profesjonalnego niszczenia danych. Poziom świadczonych usług gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdza wiarygodność i fachowość firmy Ekoakta.
Poziom usług z zakresu archiwizacji dokumentów świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Nasza współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera. Opierając się na powyższym rekomendujemy firmę Ekoakta jako sprawnego specjalistę w zakresie świadczonych usług.
Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów
Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów.
Dowiedz się więcej
EkoAkta - Poufność. Bezpieczeństwo. Ekologia.
Archiwizacja dokumentów, digitalizacja dokumentów, przechowywanie dokumentów, niszczenie dokumentów, skanowanie dokumentów.
