Jak przygotować akta osobowe do archiwum?
Akta osobowe to przykład dokumentów, które przed umieszczeniem w archiwum trzeba odpowiednio posegregować i opisać. Szczegółowe rozwiązania podano w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, a konkretnie w rozdziale 2. Jak przygotować akta osobowe do archiwizacji?
Na czym polega porządkowanie akt osobowych do archiwum?
Zanim akta osobowe trafią do archiwum, należy je w odpowiedni sposób przygotować. Rozporządzenie nakazuje pracodawcy podział akt na 3 części:
- Część A – gromadzi się w niej dokumenty związane z ubieganiem się pracownika o stanowisko. Zawarte są tam świadectwa pracy, rekomendacje, opinie, kserokopie dokumentów potwierdzających doświadczenie zawodowe i wykształcenie, a także orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do podjęcia zatrudnienia. Jedynym dokumentem związanym z aktualnym stanowiskiem pracy jest kwestionariusz osobowy, którego wzór można znaleźć w rozporządzeniu,
- Część B – grupuje dokumenty powstałe w trakcie trwania stosunku pracy. Ich ilość jest różna w zależności od aktywności pracownika i czasu trwania zatrudnienia,
- Część C – zawiera dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia: świadectwo pracy, zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu, zajęcia komornicze, badania lekarskie po zwolnieniu, korespondencję związaną z wydaniem różnego typu zaświadczeń,
- Część D – dotyczy odpowiedzialności pracownika i znajdują się w niej dokumenty związane z nałożeniem kary dyscyplinarnej oraz informacje o sankcjach i ewentualnych odwołaniach,
- Część E – dotyczy kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę lub uprawnione do tego organy.
Porządkowanie akt osobowych do archiwum polega więc na przydziale każdego dokumentu do konkretnej części.
Opis teczki akt osobowych do archiwum
Ustawodawca określa nie tylko porządek dokumentów dotyczących zatrudnienia pracownika, ale również jak ma wyglądać opis teczki akt osobowych do archiwum. Zaleceń warto przestrzegać nie tylko ze względu na obowiązujące przepisy, ale przede wszystkim dlatego, że w ten sposób zdecydowanie łatwiej odnaleźć dokumentację. Zatem, jak przygotować akta osobowe do archiwum? Opis składa się z kolejnych kolumn:
- Kolumna 1 – liczba porządkowa,
- Kolumna 2 – znak teczki,
- Kolumna 3 – tytuł teczki,
- Kolumna 4 – daty skrajne (wytworzenia pierwszego i ostatniego dokumentu),
- Kolumna 5 – kategoria archiwalna (B50 chyba, że akta osobowe zakwalifikowano do kategorii A),
- Kolumna 6 – liczba teczek,
- Kolumna 7 – miejsce przechowywania (numer regału łamany przez numer półki na regale),
- Kolumna 8 – data zniszczenia dokumentacji.
Dodatkowo kolumna 3 (tytuł teczki), dzieli się na następujące podkolumny:
- 3a – nazwisko,
- 3b – imię,
- 3c – imię ojca,
- 3d – data i miejsce urodzenia,
- 3e – ostatnie/najwyższe zajmowane stanowisko,
- 3f – data rozpoczęcia stosunku pracy,
- 3g – data zakończenia stosunku pracy,
- 3h – uwagi (na przykład o przynależności do związku zawodowego).
Tak rozbudowany opis pozwala uniknąć pomyłek, co jest ważne zwłaszcza w zakładach, które zatrudniają tysiące osób. Dzięki tak wielu szczegółom nie ma mowy na przykład o zbieżności nazwisk lub stanowisk.
Spis zdawczo odbiorczy akt osobowych do archiwum
Archiwizacja dokumentów poprzedzona jest dokładnym ich przygotowaniem. Na zakończenie należy przygotować spis zdawczo odbiorczy akt osobowych do archiwum. Jest to dokument, który potwierdza przekazanie do archiwum teczek konkretnego pracownika. W spisie obowiązuje układ alfabetyczny i co do zasady, jeden obejmuje akta pracowników, którzy zakończyli pracę w tym samym roku. Wiele zależy jednak od specyfiki zakładu pracy. Należy sprawdzić prawidłowość oznaczeń kancelaryjnych.
Porządkowanie i archiwizacja akt osobowych – o czym należy pamiętać?
Prawidłowe zarządzanie aktami osobowymi obejmuje nie tylko ich gromadzenie i procedowanie, ale również archiwizowanie. Przechowywanie dokumentów obejmuje wskazany przez ustawodawcę okres. Akta pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku muszą być archiwizowane 50 lat. Dokumentacja zatrudnionych pomiędzy 1 stycznia 1999 roku a 31 grudnia 2018 roku może być przechowywana 10 lat, o ile pracodawca złoży oświadczenie ZUS OSW oraz przedstawi raport ZUS RIA. Natomiast akta osobowe zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku są przechowywane przez 10 lat bez konieczności spełnienia dodatkowych warunków. Przedsiębiorcy mogą archiwizować akta pracowników w siedzibie firmy, jednak coraz więcej korzysta z zewnętrznego archiwum. Przepisy zezwalają na takie rozwiązanie, dzięki któremu do dyspozycji pracodawcy pozostaje więcej miejsca, a wszelkie procedury zostaną dochowane. Przygotowanie akt osobowych do archiwum zajmuje mniej czasu, jeśli są one przechowywanie zgodnie z obowiązującymi przepisami. Wtedy też wystarczy sprawdzić zawartość akt, a następnie opisać teczkę. Po wypełnieniu spisu akta osobowe można oddać do archiwum, a po upływie przewidzianego w przepisach okresu – poddać utylizacji.
