Archiwizacja elektroniczna vs. papierowa: którą formę wybrać?

Przechowywanie dokumentów to jeden z głównych obowiązków, jaki ustawodawca nakłada na przedsiębiorców. Pozostawia jednak dowolność w kwestii wyboru sposobu archiwizacji. Ze względu na to, że coraz więcej dokumentów przekazywanych jest w formie cyfrowej, standardem staje się archiwum elektroniczne. Czy rzeczywiście jest ono efektywniejsze niż papierowe? Którą opcję warto wybrać?

Czym różni się archiwizacja dokumentów elektroniczna od papierowej?

Archiwizacja dokumentów może przybrać formę elektroniczną lub papierową. Pierwsza z nich dedykowana jest plikom cyfrowym, druga natomiast — dokumentom w wersji papierowej. Choć obie metody dają ten sam efekt, jakim jest zabezpieczenie i przechowywanie akt przez określony przepisami czas, to sposób ich wdrożenia jest zupełnie inny. Archiwizacja dokumentów elektronicznych ma miejsce na specjalnych serwerach, które muszą być w odpowiedni sposób chronione. Dostęp do nich jest szyfrowany i otrzymują go wyłącznie wybrani pracownicy, najczęściej w formie hasła lub kodu. Archiwizacja papierowa polega natomiast na przechowywaniu dokumentów fizycznych, które umieszcza się w teczkach bądź segregatorach. Następnie zostaną one przetransportowane do archiwum, które musi zlokalizowane w takim miejscu, aby nie doszło do wycieku, kradzieży czy zniszczenia danych. Bardzo istotne, podobnie jak w przypadku archiwizacji elektronicznej, jest zabezpieczenie dokumentów przed osobami postronnymi.

Archiwizacja danych elektronicznych – jak robić to dobrze?

Elektroniczna archiwizacji danych wymaga czerpania z nowoczesnych technologii informatycznych. Najczęściej przekazanie dokumentów do archiwum wieńczy proces obiegu dokumentów, który również ma formę elektroniczną. Należy jednak dołożyć wszelkich starań aby:

• zachować czytelność dokumentów – w przypadku dokumentów skanowanych,
• wdrożyć właściwe zabezpieczenia – istotną rolę odgrywają tutaj informatycy, którzy opracowują konkretne metody,
• przeglądać archiwum regularnie – taka praktyka pozwala pozbyć się dokumentów, których nie trzeba już przechowywać,
• utylizować dokumenty przeterminowane – dzięki temu zaoszczędzimy miejsce na serwerze.

Prawidłowa archiwizacja dokumentacji papierowej

Archiwizacja dokumentacji papierowej polega przede wszystkim na przyporządkowaniu akt do konkretnej kategorii. Niektóre należy dodatkowo zabezpieczyć przed działaniem czynnika czasu, na przykład poprzez wykonanie kserokopii. Jest to czasochłonny proces, zwłaszcza jeśli mamy do czynienia z dużą ilością dokumentów, a tak jest najczęściej w rozwijających się, prosperujących przedsiębiorstwach. Akta papierowe trzeba włożyć do segregatorów lub teczek, które następnie zostaną dokładnie opisane. Jest to konieczne celem późniejszego sprawnego odnalezienia dokumentów.

Elektroniczna archiwizacja danych czy archiwum papierowe – co wybrać?

Digitalizacja biznesu sprawia, że coraz więcej firm decyduje się na archiwum elektroniczne. Jest to wygodne, praktyczne i znacznie mniej czasochłonne rozwiązanie. Niemniej jednak dedykowane jest ono głównie początkującym przedsiębiorcom. Ci, którzy dysponują już sporą ilością dokumentów papierowych, mogą stopniowo przechodzić na formę elektroniczną, jednak przez pewien czas będą utrzymywać dwa rodzaju archiwów. Alternatywnym rozwiązaniem jest digitalizacja niektórych dokumentów, zwłaszcza tych, które trzeba przechowywać jeszcze przez wiele lat. Pojawia się coraz więcej interpretacji (w tym podatkowych) umożliwiających wdrożenie tej koncepcji. Dzięki temu skróci się tak zwany okres przejściowy, co przekłada się bezpośrednio na koszty, ilość wolnego miejsca i włożonej w archiwizację pracy. Czy warto natomiast pozostać wyłącznie przy archiwum papierowym? Niestety, takie rozwiązanie najprawdopodobniej nie będzie możliwe w kolejnych latach. Cyfrowa forma dokumentów to już pewien standard, a wraz z wejściem w życie Krajowego Systemu e-Faktur znacznie mniej akt będzie przekazywanych w wersji papierowej.

Jak poradzić sobie z archiwizacją dokumentów w firmie?

Od czego rozpocząć archiwizację dokumentów firmowych? Od wyboru formy archiwum! Jak już wiadomo, można zdecydować się na elektroniczne, papierowe bądź mieszane. Ostatnie z rozwiązań jest wdrażane najczęściej ze względu na specyfikę akt, jakimi dysponuje większość przedsiębiorstw. Całkowita cyfryzacja jest możliwa, jednak wymaga sporych nakładów pracy i inwestycji w dobrej jakości serwery oraz zabezpieczenia. Z drugiej strony, niemal każdy przedsiębiorca będzie musiał, prędzej czy później, sprostać takiemu zadaniu. Szacuje się, że już za kilka lat większość dokumentów będzie miała formę elektroniczną. Nie oznacza to jednak likwidacji archiwów papierowych – wciąż będą one gromadzić akta, które należy przechowywać wieczyście. Jeśli masz problem z wyborem optymalnego rozwiązania w zakresie archiwizacji, skorzystaj z usług specjalistów. Dobry partner biznesowy pomoże opracować koncepcję pracy z dokumentami bieżącymi oraz archiwalnymi, a to pozwoli Ci zaoszczędzić czas, pieniądze i inne zasoby.