KSeF – Krajowy System elektronicznych Faktur

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to inicjatywa w polskim systemie podatkowym znacząco wpływająca na proces wystawiania i przechowywania faktur. System został stworzony po to, by ułatwić zarówno przedsiębiorcom, jak i administracji podatkowej dostęp do elektronicznych faktur. KSeF staje się istotnym elementem w cyfryzacji procesów biznesowych. Zachęcamy do lektury artykułu, w którym wyjaśniamy kwestie: KSeF od kiedy oraz KSeF co to jest?

Co to jest KSeF? 

Co to jest KSeF? KSeF to system w pełni zintegrowany z centralną bazą danych Ministerstwa Finansów, umożliwiający wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur w formacie elektronicznym. Jego głównym celem jest uproszczenie procesów księgowych oraz zapewnienie większej transparentności i bezpieczeństwa transakcji. KSeF i kwestia tego,  jak działa będzie dyskutowana zapewne szerzej już w połowie 2024 roku, kiedy to system ten obejmie większość przedsiębiorców w naszym kraju. Warto więc już teraz dowiedzieć się KSeF co to oraz tego, w jaki sposób wdrożyć ten system w swojej firmie.

Jak działa KSeF? 

System działa na zasadzie centralnego repozytorium, gdzie faktury są przesyłane, przechowywane i udostępniane. Po wystawieniu faktury w systemie KSeF, dane są automatycznie przesyłane do administracji podatkowej, co pozwala na bieżącą kontrolę i analizę transakcji. Dzięki temu, procesy audytowe stają się szybsze i mniej obciążające dla przedsiębiorców. 

System ten umożliwia generowanie ustrukturyzowanych faktur w formacie XML, co jest realizowane poprzez integrację z oprogramowaniem finansowo-księgowym przedsiębiorstwa. Po wystawieniu faktury, KSeF weryfikuje jej zgodność ze standardem XML, przydzielając każdemu dokumentowi unikalny numer identyfikacyjny oraz wydając urzędowe poświadczenie odbioru (UPO), co stanowi potwierdzenie zarejestrowania faktury w systemie. Odbiorcy mają możliwość dostępu do faktur za pośrednictwem systemu KSeF, zarówno poprzez zalogowanie się do systemu, jak i anonimowo – przy użyciu określonych danych faktury.

Mechanizm zgody na otrzymywanie faktur przez KSeF pozostawia elastyczność w sposobie wyrażania zgody przez odbiorcę. Może to być realizowane różnymi metodami, na przykład poprzez mailową akceptację lub zgodę zawartą w regulaminie fakturowania dostawcy. Warto zauważyć, że nawet jeśli odbiorca nie wyrazi zgody na korzystanie z KSeF, nadal ma możliwość otrzymywania faktur elektronicznych – w takim przypadku wystawca powinien dostarczyć dokument w sposób tradycyjny, czyli papierowo lub elektronicznie, ale poza systemem KSeF. Ta elastyczność podkreśla uniwersalność i przystępność KSeF, jednocześnie zachowując zgodność z preferencjami i wymaganiami różnych użytkowników systemu.

KSeF – od kiedy obowiązkowy? 

Wiele osób zastanawia się, od kiedy obowiązkowy jest KSeF? Obowiązek stosowania systemu KSeF został wprowadzony etapami. Początkowe fazy dotyczyły dobrowolnego uczestnictwa, jednak z czasem KSeF stał się obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT. Kluczowe daty wdrażania systemu i przejścia na obowiązkowe korzystanie z KSeF warto sprawdzić w aktualnych przepisach, gdyż mogą one podlegać zmianom w zależności od decyzji Ministerstwa Finansów.

Od 1 lipca 2024 roku, system Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy dla szerszej grupy podmiotów gospodarczych w Polsce. Obejmie on przedsiębiorców, którzy są zwolnieni z podatku VAT, zapewniając im nowoczesne rozwiązania w zakresie faktur elektronicznych. Również przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT będą zobowiązani do korzystania z systemu, co ma na celu usprawnienie procesów księgowych i podatkowych. Ponadto KSeF obejmie podatników zweryfikowanych w Polsce do procedury unijnej OSS (One Stop Shop), posiadających polski identyfikator podatkowy NIP. To rozszerzenie zakresu obowiązku korzystania z systemu KSeF podkreśla dążenie do większej cyfryzacji i efektywności w zarządzaniu podatkami, stanowiąc kolejny krok w kierunku modernizacji polskiego systemu podatkowego.

Zalety systemu KSeF

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przynosi istotne korzyści w zakresie automatyzacji i efektywności procesów księgowych. Przejście na elektroniczny obieg faktur znacząco usprawnia te procesy, eliminując konieczność manualnej pracy i skracając czas potrzebny na obróbkę dokumentów, co z kolei minimalizuje ryzyko błędów ludzkich i poprawia dokładność danych. Bezpieczeństwo tych danych jest dodatkowo wzmacniane przez centralne repozytorium, które zapewnia ochronę przed utratą, uszkodzeniem oraz nieautoryzowanym dostępem, a jednocześnie ułatwia regularne tworzenie kopii zapasowych. To dość ważne w kontekście archiwizacji dokumentów – w tym wypadku faktur. 

Transparentność transakcji jest kolejnym kluczowym aspektem KSeF, gdyż łatwiejszy dostęp do danych dla administracji podatkowej sprzyja uczciwości i przejrzystości środowiska biznesowego, co jest istotne w kontekście zwalczania oszustw podatkowych. Na koniec, KSeF przyczynia się do oszczędności czasu poprzez redukcję czasochłonnych procedur audytowych i kontrolnych. Dzięki centralizacji i automatyzacji danych, procesy te stają się bardziej efektywne, co pozwala przedsiębiorcom skupić się na kluczowych aspektach swojej działalności.

W przypadku transakcji sprzedaży, które podlegają krajowym przepisom VAT dotyczącym fakturowania, istotnym staje się obowiązek rejestrowania faktur sprzedaży w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Ten wymóg, zgodny z polskim prawem podatkowym, ma na celu zapewnienie większej przejrzystości i efektywności w procesach księgowych oraz podatkowych. Rejestracja faktur w KSeF nie tylko ułatwia sprawne zarządzanie dokumentami finansowymi, ale także przyczynia się do poprawy śledzenia transakcji, co jest kluczowe w kontekście przestrzegania przepisów podatkowych i zapobiegania oszustwom. Dzięki temu rozwiązaniu, przedsiębiorcy mają możliwość zapewnienia pełnej zgodności swoich działań z obowiązującymi regulacjami VAT, co stanowi ważny aspekt w prowadzeniu transparentnego i odpowiedzialnego biznesu. To także archiwizacja dokumentów oraz digitalizacja dokumentów.

Wyzwania i przyszłość KSeF 

Wprowadzenie KSeF niesie ze sobą wyzwania, zwłaszcza dla mniejszych przedsiębiorstw, które muszą dostosować swoje systemy księgowe do nowych wymagań. Jednakże długoterminowe korzyści z cyfryzacji i automatyzacji procesów są istotne. KSeF jest kluczowym krokiem w kierunku pełnej cyfryzacji procesów biznesowych w Polsce. Choć jego wdrożenie wiąże się z wyzwaniami, korzyści płynące z automatyzacji, bezpieczeństwa danych i transparentności są nie do przecenienia. Przedsiębiorcy muszą być jednak świadomi zmian i dostosować się do nowych wymagań, by w pełni wykorzystać potencjał KSeF.