Jak należy przechowywać dokumenty archiwalne, by zapewnić maksymalne bezpieczeństwo danych?

Ze względu na dużą rangę dokumentów archiwalnych koniecznie należy zadbać o to, aby były one prawidłowo przechowywane. Dotyczy to szczególnie informacji chronionych przepisami prawa. W wielu przypadkach ustawy dokładnie przewidują, jak długo należy przetrzymywać akta, które zawierają dane osobowe, finansowe czy medyczne. Bardzo istotne jest również zabezpieczenie wrażliwych informacji przed wyciekiem. Dzięki temu wiadomo, że nie zostaną one wykorzystane w celach przestępczych. W dzisiejszych czasach może dojść nawet do tak niebezpiecznej sytuacji, jak kradzież tożsamości. Sposoby przechowywania dokumentów w firmie muszą więc uwzględniać wszystkie potencjalne ryzyka. Archiwum może się mieścić na terenie organizacji, nie jest to jednak jedyna opcja. Równie dobrym pomysłem jest skorzystanie z możliwości przechowywania dokumentów w specjalnie do tego przeznaczonych obiektach. 

Sposoby przechowywania dokumentów w firmie

Wiele organizacji przetwarza bardzo duże ilości informacji. Ze względu na to, że są to często dane wrażliwe, warto dobrze zastanowić się nad tym, jak nimi zarządzać. Przechowywanie dokumentów w firmie jest jednym z elementów zarządzania informacjami. Odpowiednie przechowywanie akt umożliwia dopełnienie obowiązków zawartych w przepisach. Nie należy jednak zapominać, że uporządkowane archiwum ułatwia dostęp do akt, a także skutecznie zabezpiecza informacje przed utratą lub uszkodzeniem. Półki lub szafy aktowe są często wykorzystywane do przechowywania akt. Aby ta metoda dobrze się sprawdziła, konieczne jest jednak dokładne uporządkowanie dokumentacji. Wymaga to nie tylko dużej systematyczności, ale również specjalistycznej wiedzy dotyczącej sposobów klasyfikowania danych. Warto pamiętać, że możliwa jest także archiwizacja elektroniczna. W dzisiejszych czasach taka forma przechowywania danych stanowi istotne udogodnienie, ponieważ umożliwia korzystanie z zawartości archiwum z dowolnego miejsca na świecie. Informacje zapisane cyfrowo można przechowywać na serwerach firmy lub w chmurze, ale również zlecić digitalizację zbiorów zewnętrznej firmie. Warto zatrudnić specjalistów, ponieważ zarówno porządkowanie akt, jak i ich skanowanie często okazuje się uciążliwe dla osób nieprzygotowanych do tego zadania. W przypadku, gdy zebrana dokumentacja jest obszerna, należy zachować dużą systematyczność. Na początku warto wytypować, które dokumenty można zniszczyć, a które trzeba przechowywać przez określony w przepisach czas. W tym celu należy przestudiować przepisy prawne i zadbać o stworzenie chronologicznego porządku. Warto ponadto pamiętać, że utylizacja zdezaktualizowanych akt musi zostać dokładnie udokumentowana. W przypadku dokumentów, szczególnie wrażliwych lub poufnych konieczne jest monitorowanie dostępu do nich. Należy ponadto zwrócić uwagę na to, że sposób przechowywania akt powinien być dostosowany do rodzaju działalności firmy oraz jej potrzeb. 

W czym przechowywać dokumenty?

Aby z sukcesem uporządkować dokumentację, warto znać zasady archiwizacji dokumentów. Dotyczy to zarówno sposobu ich klasyfikacji, jak i metod przechowywania. Często zdarza się tak, że ilość przetwarzanych w organizacji danych jest bardzo duża, a równocześnie zatrudnione w firmie osoby nie mają odpowiednich kwalifikacji do tego, aby odpowiednio je sklasyfikować. Warto mieć świadomość, w czym przechowywać dokumenty, ale również pamiętać o tym, że to właśnie ich odpowiednie uporządkowanie pozwala na szybkie odszukanie kluczowych informacji, kiedy zajdzie taka potrzeba. W przypadku organizacji, które przetwarzają wrażliwe dane, szczególnie istotne jest zadbanie o to, aby nikt niepowołany nie uzyskał do nich dostępu. Nie w każdej firmie istnieją skuteczne systemy zabezpieczeń przed przedostaniem się poufnych informacji do wiadomości niepowołanych osób. Dostęp do pomieszczeń, w których znajdują się archiwa, powinien być odpowiednio chroniony. Wymaga to instalacji odpowiednich systemów oraz zastosowania innych nowoczesnych metod kontroli. Warto również zainwestować w odpowiednią ochronę obiektów. Dopiero zadbawszy o zabezpieczenie dostępu do informacji, można mieć pewność, że dane przechowywane w archiwum nie są zagrożone niekontrolowanym wyciekiem. 

Dlaczego warto zamówić usługę przechowywania dokumentów?

Przechowywanie dokumentów w siedzibie organizacji nie jest jedyną opcją. W przypadku, gdy akt jest zbyt wiele, doskonale sprawdzi się archiwum zewnętrzne. Dzięki temu możliwe jest zaoszczędzenie miejsca w biurze i zagospodarowanie go w inny sposób, na przykład poprzez zapewnienie dodatkowej przestrzeni do pracy zatrudnionym osobom. Stworzenie dobrze funkcjonującego archiwum można powierzyć zewnętrznej firmie. Dzięki temu możliwe jest uzyskanie wyższego poziomu efektywności w zarządzaniu dokumentami, a także uniezależnienie się od pracownika obsługującego firmowe archiwum. Najistotniejsza jest jednak możliwość przechowywania dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami, a wśród nich rozporządzeniem UE ws. ochrony danych osobowych RODO. Bez konieczności ponoszenia dodatkowych nakładów możliwe jest wprowadzenie w firmie jednolitych standardów polityki bezpieczeństwa informacji zgodnych ze standardem ISO 27001. Zleceniodawca nie musi ponadto płacić za utrzymywanie powierzchni służącej do składowania akt. Warto także zwrócić uwagę na to, że przechowywanie dokumentacji w specjalnie do tego przystosowanych obiektach pozwala na optymalną ochronę akt. W pomieszczeniach kontrolowana jest temperatura i wilgotność powietrza, co umożliwia skuteczną konserwację dokumentacji. Akta są ponadto skutecznie zabezpieczane poprzez autoryzację dostępu z gwarancją ochrony przed zmianami historii wypożyczeń, dzięki czemu można mieć pewność, że nikt niepowołany nie będzie miał wglądu w ich treść. Budynki wyposażone są ponadto w specjalne instalacje przeciwpożarowe i przeciwwłamaniowe. Żeby się do nich dostać, należy zaś pokonać specjalny system śluz. Warto również wspomnieć o lokalnej, całodobowej ochronie i wideo-monitoringu. Rozwiązania te stanowią dodatkowe bariery, które sprawiają, że nieuprawniony dostęp do informacji jest prawie niemożliwy. Dzięki ich zastosowaniu przedsiębiorcy nie muszą się stresować konsekwencjami, z którymi może się wiązać ewentualny wyciek poufnych danych. Stanowi to często ogromne ułatwienie w prowadzeniu działalności gospodarczej, ale również administrowaniu organizacjami o innym charakterze.

Na czym polega archiwizacja dokumentów?

W przypadku dużych archiwów bardzo ważne jest zachowanie odpowiedniego porządku. Tylko wtedy możliwe będzie odnalezienie konkretnych informacji w momencie, kiedy okaże się to konieczne. Aby wprowadzić ład do archiwum, warto skorzystać z pomocy profesjonalistów. Posługują się oni czytelnymi procedurami, które pozwalają na efektywne i skuteczne działanie. Na początku obywa się klasyfikacja dokumentów do kategorii A lub B. Kolejny krok to opracowanie dokumentacji poprzez przyporządkowanie do określonej grupy rzeczowej. Porządkowanie polega na chronologicznym i tematycznym uformowaniu jednostek do segregatorów, pudeł i teczek. Oznaczanie akt polega na umieszczeniu na wierzchniej stronie nazwy instytucji i komórki, znaku i tytułu akt, lub odtworzenie tytułu teczek zgodnie z zawartością aktową. Archiwizacja nie będzie kompletna bez nadania terminu przechowywania dokumentom kat. B oraz spakowania ich do pudeł archiwizacyjnych. Kolejny etap to brakowanie akt kat. B, których okres przechowywania już minął. Ze względu na to, że przechowywana dokumentacja często zawiera poufne informacje, które po upływie określonego czasu muszą zostać zniszczone, konieczna jest także utylizacja już niepotrzebnych akt zgodnie z normą ISO 21964/DIN 66399. Samodzielne niszczenie dokumentacji jest niewskazane. Również i w tej kwestii warto skorzystać z pomocy. Na samym końcu warto przyporządkować danym odpowiednie miejsce w archiwum klienta, co pozwala na korzystanie z niego pracownikom firmy lub instytucji zlecającej zadanie.