Ochrona danych osobowych a niszczenie dysków HDD/SSD – ważne zagadnienia

W dobie cyfryzacji, w której dane stają się jednym z najcenniejszych zasobów, ochrona danych osobowych jest nie tylko obowiązkiem, ale i elementem wizerunkowym każdej firmy, która dba o dobrą reputację. Restrykcyjne przepisy, takie jak Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (RODO), nakładają obowiązek skutecznego i prawidłowego usuwania danych, zwłaszcza tych wrażliwych.

Te obowiązki dotyczą nie tylko dokumentów papierowych, ale także nośników elektronicznych, takich jak: dyski SSD i HDD, płyty, pamięci przenośne USB czy karty pamięci. Pojawia się pytanie:  gdzie oddać dokumenty do zniszczenia? W jaki sposób skutecznie usunąć dane z cyfrowych nośników? Najskuteczniejszym rozwiązaniem będzie zlecenie tego firmie zewnętrznej, która dzięki swojemu doświadczeniu wie, w jaki sposób to zrobić.

Kto może niszczyć dokumenty i nośniki danych?

Szukając odpowiedzi na pytanie: kto może niszczyć dokumenty i nośniki danych? warto odwołać się do ustawy o ochronie danych osobowych (RODO) z 25 maja 2018 roku.

Wymaga ona od firm i instytucji stosowania się do przepisów i niszczenia dokumentów w odpowiedni sposób. Wszystkie instytucje publiczne, takie jak: szkoły, szpitale i urzędy, a także prywatne przedsiębiorstwa, które przetwarzają dane osobowe, są zgodnie z Regulaminem o Ochronie Danych Osobowych zobowiązane do odpowiedniego niszczenia i usuwania dokumentów zawierających te dane. Ciekawe jest to, że te wymogi nie są ograniczone tylko do firm działających w obrębie Unii Europejskiej. Regulacje RODO dotyczą wszystkich organizacji na świecie, które obsługują dane osobowe obywateli UE.

Monitorowanie i przestrzeganie procedur dotyczących usuwania dokumentów ma kluczowe znaczenie z dwóch powodów. Po pierwsze, nieprzestrzeganie przepisów RODO może skutkować surowymi sankcjami finansowymi, wynoszącymi do 20 milionów euro lub 4% rocznych przychodów firmy, co może być niezwykle bolesne dla dużych korporacji o globalnym zasięgu. Po drugie, niewłaściwe usuwanie dokumentów może prowadzić do naruszenia prywatności i wycieku danych osobowych, co z kolei może prowadzić do utraty zaufania klientów i zaszkodzić reputacji firmy. Dlatego za usunięcie niepotrzebnych danych powinna być odpowiedzialna firma zajmująca się niszczeniem dokumentów.

Jak samodzielnie niszczyć niepotrzebne nośniki danych?

Dokumenty papierowe mogą być niszczone za pomocą niszczarki, co stanowi skuteczne rozwiązanie dla niewielkich ilości dokumentów. Niemniej, jednak gdy mamy do czynienia z dużą skalą niszczenia dokumentów, angażowanie własnych zasobów w ten proces może okazać się niewystarczająco efektywne lub wręcz niemożliwe do przeprowadzenia w sposób zgodny z przepisami. W takich przypadkach zdecydowanie zalecane jest skorzystanie z usług profesjonalnej firmy, specjalizującej się w niszczeniu dokumentów. Umożliwia to zapewnienie pełnego bezpieczeństwa i zgodności z przepisami, a także optymalizację procesu, co jest szczególnie ważne przy dużych ilościach dokumentów do zniszczenia. Właśnie takie usługi oferuje nasza firma, gwarantując najwyższą jakość oraz pełną satysfakcję dla naszych Klientów.

Usuwanie plików z dysku czy sformatowanie go nie gwarantuje całkowitego usunięcia danych. Takie działanie zazwyczaj tylko ukrywa dane, które z odpowiednią wiedzą techniczną mogą być przywrócone, co stanowi ryzyko naruszenia ochrony danych osobowych. Dlatego konieczne jest całkowite i trwałe zniszczenie nośnika, co jest zgodne z zapisami RODO. Czy samodzielnie można zrobić to skutecznie? W wielu wypadkach – nie!

Niestety, wyzwaniem jest zidentyfikowanie, które nośniki powinny być niszczone. Wszechstronność i różnorodność współczesnych nośników danych sprawiają, że lista tych, które podlegają utylizacji, jest szeroka. Wszystko, co kiedykolwiek zawierało dane osobowe lub dane wrażliwe, powinno być trwale zniszczone. To dotyczy nie tylko archiwów pracowniczych, ale także danych klientów, które wiele firm zbiera i przechowuje.

Zalicza się do nich dyski twarde (zarówno HDD, jak i SSD), nośniki optyczne (płyty CD i DVD), magnetyczne (dyskietki, kasety z taśmami magnetycznymi), karty chipowe, a także mobilne urządzenia telekomunikacyjne. Nawet te nośniki, które wydają się nieaktualne, takie jak: slajdy, klisze czy mikrofilmy wymagają odpowiedniego zniszczenia.

Jednak trwałe i prawidłowe zniszczenie nośników cyfrowych jest zadaniem, które wymaga specjalistycznej wiedzy i wyposażenia. Dlatego zaleca się zlecanie takiej usługi profesjonalnym firmom, które posiadają odpowiednie certyfikaty i urządzenia do niszczenia nośników danych. Zapewnia to pełną zgodność z przepisami i minimalizuje ryzyko naruszenia ochrony danych osobowych. Niszczenie dokumentów oraz niszczenie nośników optycznych powierzone firmom zewnętrznym zapewnia spokój.

Firma utylizująca dokumenty – dlaczego warto postawić na nią?

Według obowiązujących regulacji to administrator danych, czyli podmiot zlecający, ponosi odpowiedzialność za nieodpowiednie usuwanie dokumentów przez firmę zewnętrzną. W związku z tym, zanim podjęta zostanie decyzja o współpracy z określonym podmiotem, konieczne jest upewnienie się, że posiada on odpowiednie certyfikacje i upoważnienia do przeprowadzania takich działań.

Decydujące znaczenie ma tu zgodność działania firmy z normami DIN 66399 i ISO/IEC 21964-2:2018, które gwarantują wysoki standard bezpieczeństwa w trakcie niszczenia danych o wysokim stopniu wrażliwości. Tylko dzięki temu mamy pewność, że informacje zawarte w dokumentach nie wpadną w niewłaściwe ręce.

Choć istnieje możliwość samodzielnego niszczenia dokumentów i nośników, w wielu przypadkach może okazać się to zadaniem trudnym do wykonania w sposób rzetelny i zgodny z obowiązującymi regulacjami. Stąd, warto zaufać specjalistom w tej dziedzinie, takim jak Ekoakta. Kluczowe powody, dla których powinieneś rozważyć współpracę z profesjonalną firmą to przede wszystkim bezpieczeństwo, właściwie wprowadzone procedury oraz doświadczenie. Gwarantujemy, że nasze usługi są realizowane zgodnie z najwyższymi standardami ochrony danych, przy zastosowaniu sprawdzonych metod i procesów, które zostały wypracowane na przestrzeni lat naszej działalności. Takie podejście pozwala nam zapewnić najwyższą jakość usług i pełne zadowolenie naszych Klientów.

Gdzie oddać dokumenty do zniszczenia?

Nie ma jednej odpowiedzi na pytanie: gdzie oddać dokumenty do zniszczenia? W zależności od tego, w jakim mieście znajduje się Twoja firma, możesz poszukać przedsiębiorstwa, które legitymuje się doświadczeniem oraz odpowiednimi certyfikatami, pozwalającymi na niszczenie dokumentów czy nośników danych.

Jeżeli posiadasz dokumenty wymagające profesjonalnej i bezpiecznej utylizacji, zachęcamy do skorzystania z usług firmy Ekoakta. Działając na terenie całej Polski, jesteśmy w stanie zniszczyć dokumenty praktycznie w dowolnym miejscu, gwarantując jednocześnie najwyższy standard ochrony danych osobowych. Nasz zasięg oraz elastyczność w dostosowywaniu usług do indywidualnych potrzeb naszych Klientów, pozwalają na sprawną i efektywną realizację zadań, niezależnie od skali i charakteru zleceń. Zapewniamy, że każda operacja jest realizowana zgodnie z obowiązującymi przepisami i normami, co umożliwia naszym Klientom pełne spełnienie wymogów związanych z ochroną danych osobowych.