Jak długo szpital przechowuje dokumentację medyczną pacjentów

W dzisiejszych czasach prowadzenie dokumentacji medycznej pacjentów jest nieodłącznym elementem opieki zdrowotnej. Dzięki niej lekarze, pielęgniarki i inni specjaliści mają dostęp do informacji na temat historii chorób, wyników badań oraz innych ważnych danych, które są niezbędne do udzielania skutecznej pomocy. Jednakże wiele osób zastanawia się, jak długo szpital przechowuje dokumentację medyczną pacjentów oraz jakie przepisy regulują ten proces. W niniejszym artykule postaramy się przybliżyć odpowiedzi na te pytania oraz poruszyć inne istotne kwestie związane z przechowywaniem dokumentacji medycznej w placówkach medycznych.

Czym dokładnie jest dokumentacja medyczna

Dokumentacja medyczna to zbiór dokumentów i informacji medycznych dotyczących danego pacjenta, gromadzonych przez placówki medyczne i inne podmioty wykonujące czynności z zakresu ochrony zdrowia. W skład dokumentacji medycznej wchodzą m.in.: karty pacjenta, historie chorób, wyniki badań laboratoryjnych i obrazowych, dokumentacja operacyjna, zapisy z konsultacji specjalistycznych, zalecenia lekarskie, skierowania na badania i wiele innych dokumentów.

Dokumentacja medyczna jest bardzo ważnym elementem procesu leczenia i opieki nad pacjentem. Przechowywane w niej informacje pozwalają na prowadzenie właściwej diagnozy, dobór odpowiedniego leczenia oraz monitorowanie postępów w procesie zdrowienia. Ponadto dokumentacja medyczna jest też istotna z punktu widzenia prawa, ponieważ stanowi dowód na udzieloną opiekę zdrowotną i może być wykorzystana w postępowaniach sądowych.

Ze względu na to, że dokumentacja medyczna zawiera bardzo ważne i poufne informacje, jej przechowywanie musi odbywać się z zachowaniem wysokich standardów bezpieczeństwa i poufności. Przepisy prawa nakładają na placówki medyczne obowiązek dbania o bezpieczeństwo i poufność dokumentacji medycznej oraz określają okres przechowywania dokumentów.

Przechowywanie dokumentacji medycznej — podstawa prawna

Przechowywanie dokumentacji medycznej jest niezwykle ważnym elementem opieki zdrowotnej. Wszelkie informacje związane z historią choroby, wynikami badań czy zaleceniami lekarskimi są niezbędne do zapewnienia odpowiedniego leczenia pacjentów. Placówki medyczne są zobowiązane do przestrzegania określonych przepisów prawa w celu zapewnienia bezpieczeństwa i poufności informacji zawartych w dokumentacji medycznej.

Jednym z najważniejszych aktów normatywnych w tej dziedzinie jest ustawa z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta w sprawie szczegółowych warunków prowadzenia dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przechowywania.

Zgodnie z przepisami prawa, dokumentacja medyczna jest chroniona tajemnicą zawodową i podlega szczególnym procedurom przechowywania. Przechowywanie dokumentacji medycznej ma na celu zapewnienie bezpieczeństwa i poufności informacji zawartych w dokumentacji, a także umożliwienie dostępu do nich przez osoby uprawnione. W placówkach medycznych obowiązuje zasada, że dokumentacja medyczna musi być przechowywana przez określony czas, a po upływie tego czasu powinna zostać zniszczona z zachowaniem najwyższej staranności i wymogów bezpieczeństwa.

Okres przechowywania dokumentacji medycznej

Zgodnie ze wspomnianą wcześniej ustawą o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta, dokumentacja medyczna powinna być przechowywana przez okres 20 lat od daty ostatniego wpisu. W przypadku osób, które nie ukończyły 18. roku życia, okres przechowywania dokumentacji medycznej wydłuża się do 20 lat od daty ukończenia 18. roku życia.

Należy zaznaczyć, że istnieją wyjątki, które mają wpływ na to, jak długo przechowuje się dokumentację medyczną. Warto wiedzieć, że w przypadku, gdy pacjent wnosi o przeniesienie swojej dokumentacji medycznej do innej placówki medycznej, dokumentacja ta powinna być przechowywana przez okres nie krótszy niż 10 lat od daty ostatniego wpisu.

Inną sytuacją, w której okres przechowywania dokumentacji medycznej może ulec zmianie, jest śmierć pacjenta. Zgodnie z przepisami prawa, archiwizacja dokumentacji medycznej w tym przypadku, powinna wynosić 30 lat od daty zgonu. Powodem wydłużenia okresu przechowywania dokumentacji medycznej w przypadku śmierci pacjenta jest fakt, że mogą pojawić się sytuacje, w których konieczne będzie ponowne przejrzenie dokumentacji medycznej po pewnym czasie od śmierci pacjenta.

Należy także zwrócić uwagę na to, że dokumentacja medyczna może być przechowywana dłużej, jeśli wynika to z innych przepisów prawa. Przykładem takich przepisów może być ustawa o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi. Zgodnie z nią dokumentacja medyczna w przypadku chorób zakaźnych powinna być przechowywana przez okres 30 lat od daty zakończenia leczenia.

Warto też zaznaczyć, że przepisy dotyczące przechowywania dokumentacji medycznej mają zastosowanie nie tylko do placówek medycznych, ale także do innych podmiotów, takich jak np. apteki. W przypadku aptek dokumentacja medyczna jest przechowywana przez okres 10 lat od daty wpisu.

Dokumentacja medyczna — przechowywanie wersji cyfrowej

Warto wspomnieć, że dokumenty medyczne można digitalizować. W ciągu ostatnich lat technologia cyfrowa znacząco zmieniła sposób przechowywania i zarządzania dokumentacją medyczną. Coraz więcej placówek medycznych decyduje się na digitalizację dokumentacji medycznej, co pozwala na łatwiejszy dostęp do informacji, usprawnia procesy administracyjne i zmniejsza koszty związane z przechowywaniem dokumentów w tradycyjny sposób.

Przepisy prawa dopuszczają digitalizację dokumentacji medycznej pod warunkiem, że spełnione są określone wymagania dotyczące bezpieczeństwa i poufności przechowywanych informacji. W szczególności dokumenty te muszą być przechowywane w sposób zapewniający ochronę przed nieuprawnionym dostępem, modyfikacją i utratą danych. Ponadto digitalizacja dokumentacji musi być przeprowadzona zgodnie z określonymi standardami i normami technicznymi, a proces digitalizacji musi być w pełni dokumentowany.

Warto jednak zaznaczyć, że mimo dopuszczalności digitalizacji dokumentacji medycznej, w niektórych przypadkach oryginalne dokumenty mogą być wymagane jako dowód w postępowaniach sądowych lub przez ubezpieczycieli zdrowotnych. Dlatego przed decyzją o digitalizacji dokumentacji medycznej warto skonsultować się z odpowiednimi przepisami prawa oraz zaleceniami ekspertów z dziedziny prawa medycznego i informatyki. Przy digitalizacji dokumentów należy także korzystać z usług profesjonalnych firm.

Utylizacja dokumentacji medycznej

Okres przechowywania dokumentacji medycznej jest zależny od rodzaju dokumentów i wynosi zazwyczaj kilka do kilkudziesięciu lat. Po upływie okresu przechowywania dokumentów, placówki medyczne powinny podjąć działania związane z ich utylizacją.  Nadmienić należy, że przepisy prawa określają zasady utylizacji dokumentacji medycznej, których celem jest zapewnienie ochrony prywatności pacjentów i uniknięcie nieuprawnionego dostępu do poufnych informacji medycznych.

W przypadku utylizacji dokumentacji medycznej placówki medyczne muszą przestrzegać określonych procedur i wymagań dotyczących bezpieczeństwa i poufności przechowywanych informacji. Dokumenty medyczne powinny być zniszczone w sposób uniemożliwiający odtworzenie ich treści, co oznacza, że nie powinny być pozostawione w formie, która umożliwia ich odczytanie.

Ważne jest również, aby placówki medyczne dokładnie dokumentowały proces utylizacji dokumentacji medycznej, w tym czas utylizacji, metodę zniszczenia dokumentów oraz liczby i rodzaje dokumentów podlegających utylizacji. Ponadto, przed dokonaniem utylizacji, dokumentacja medyczna powinna zostać przejrzyście skategoryzowana i usunięte powinny być tylko dokumenty, które już nie są potrzebne.

Jeżeli chcesz skorzystać z oferty archiwizacji dokumentacji medycznej, lub jej bezpiecznego zniszczenia, serdecznie zapraszamy do kontaktu, w celu ustalenia szczegółów zlecenia. Świadczymy usługi archiwizacyjne i utylizacyjne na najwyższym poziomie, czego gwarancją są pozytywne opinie naszych stałych Klientów.