Czy niszczenie dokumentów w niszczarce to przetwarzanie danych osobowych?

Każdy obywatel Unii Europejskiej ma prawo do prywatności, a co za tym idzie, musi mieć prawo do usunięcia swoich danych osobowych z niechcianych miejsc. Ochrona danych osobowych stała się kluczowym problemem zarówno dla osób prywatnych, jak i organizacji. Konieczne jest zapewnienie, że kluczowe informacje są bezpiecznie przechowywane, zarządzane i usuwane, gdy nie są już potrzebne.

Jedną z kluczowych metod niszczenia danych osobowych, zwłaszcza w ich fizycznej postaci, jest niszczenie dokumentów zawierających dane osobowe. Czy jednak proces ten jest rzeczywiście zgodny z koncepcją przetwarzania danych osobowych? W tym tekście opowiemy, na czym polega zgodne z prawem niszczenie dokumentów (RODO) oraz wyjaśnimy związek pomiędzy niszczeniem dokumentów a przetwarzaniem danych osobowych, zapewniając kompleksowe zrozumienie dla tych, którzy chcą zachować zgodność z przepisami dotyczącymi ochrony danych.

Niszczenie dokumentów — RODO

Ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO) to kompleksowy zestaw przepisów o ochronie danych, uchwalonych przez Unię Europejską (UE) w 2018 roku. Jego głównym celem jest ochrona danych osobowych obywateli UE poprzez regulowanie sposobu gromadzenia, przechowywania, przetwarzania i udostępniania danych przez organizacje.

Zatem jaki jest związek tymi dwoma tematami: RODO a niszczenie dokumentów papierowych? Chociaż RODO jest związane przede wszystkim z danymi cyfrowymi, dotyczy również dokumentów papierowych zawierających dane osobowe. Jednym z założeń tego prawa jest minimalizacja dostępu – firmom i organizacjom należy udostępnić tylko niezbędne dane obywatela. Z tego wynika, że papierowe dokumenty należy zniszczyć, gdy przestaną być potrzebne.

Zgodnie z RODO, niszczenie dokumentów papierowych zawierających dane osobowe, jest uważane za formę przetwarzania danych osobowych. Dzieje się tak dlatego, że rozporządzenie definiuje „przetwarzanie” jako każdą operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych, a w szczególności obejmuje usuwanie lub niszczenie jako część tych operacji.

W związku z tym, gdy organizacja niszczy dane osobowe poprzez destrukcję nośników danych i dokumentów papierowych, angażuje się w działalność związaną z przetwarzaniem zgodnie z RODO. Niszczenie dokumentów zawierających dane osobowe musi zatem odbywać się w sposób bezpieczny i zgodny z rozporządzeniem.

Należy jednak pamiętać, że RODO nie ma zastosowania do przetwarzania danych osobowych przez osoby fizyczne w celach czysto osobistych lub domowych – jak niszczenie dokumentów w domu. Oznacza to, że jeśli jako człowiek niszczysz dokumenty zawierające dane osobowe w celach niekomercyjnych i nieprofesjonalnych, np. w celu zapewnienia prywatności swojego gospodarstwa domowego, przepisy RODO nie mają zastosowania do tej konkretnej czynności.

Niszczenie dokumentów zawierających dane osobowe – dlaczego jest tak istotne?

Zapewnienie bezpiecznego zniszczenia danych osobowych pomaga chronić prywatność osób, których dane są przetwarzane. Jest to podstawa założenia RODO  i ma kluczowe znaczenie dla utrzymania zaufania między organizacjami a ich klientami lub pracownikami.

Naruszenie danych może mieć poważne konsekwencje, w tym straty finansowe, utratę reputacji i konsekwencje prawne według RODO. Poprzez bezpieczne niszczenie danych osobowych, Twoja firma może zminimalizować ryzyko naruszenia danych i chronić kluczowe informacje przed dostaniem się w niepowołane ręce.

Czy dane należy niszczyć niszczarką?

Jeśli chodzi o niszczenie dokumentów, RODO nie nakazuje specyficznego sposobu niszczenia danych, ale należy zapewnić ich zupełną nieczytelność.

Korzystanie z niszczarki dokumentów jest jedną z najbardziej powszechnych metod niszczenia dokumentów papierowych zawierających dane osobowe. Kluczowe znaczenie ma wybór niszczarki o odpowiednim poziomie bezpieczeństwa, wskazanym przez odpowiednie normy — dobierz szerokość paska do odpowiedniego poziomu tajności przetwarzanych dokumentów.

Papierowe akta osobowe można także spalić — ale nie zawsze jest to możliwe, zwłaszcza gdy zależy nam na ekologii. Spalenie papierowych dokumentów w sytuacji, gdy nie posiadamy odpowiedniego pieca, może być niebezpieczne. Nie powinno się ich wynosić poza firmę, trudno jest więc spalić je w domowym kominku, a wzniecanie ognia na terenie firmy może być niezgodne z przepisami przeciwpożarowymi i BHP.

Inną popularną metodą jest rozmoczenie w wodzie i środkach chemicznych w celu rozbicia ich na pulpę, gotową do recyclingu. Atrament rozmoknie i stanie się nieczytelny, a zniszczony papier nadal można wyrzucić do niebieskich pojemników. Z drugiej strony, niektórzy mogą mieć obawy przed wylewaniem wody z atramentem i innymi chemikaliami do ekosystemu.

Dane cyfrowe również należy usuwać — samo wciśnięcie opcji „kasuj” nie usuwa jednak danych z dysku! Zaleca się użycie specjalistycznego oprogramowania do wymazywania danych, a w wypadkach radykalnych fizyczne zniszczenie urządzeń pamięci lub degaussing — czyli użycie silnego pola magnetycznego, by usunąć dane z nośników magnetycznych. Należy też pamiętać, że przenoszenie danych z jednego nośnika na drugi, oznacza, że mogą nadal być one zachowane na pierwszym.

W każdym przypadku trwałe usunięcie danych osobowych powinno być potwierdzone poprzez wypełnienie odpowiedniego protokołu zniszczenia.

Zewnętrzna firma

W zależności od objętości i wrażliwości danych organizacje mogą zdecydować się na skorzystanie z usług stron trzecich, które specjalizują się w bezpiecznym niszczeniu danych, zapewniając zgodność z RODO i innymi przepisami dotyczącymi ochrony danych.

Administrator danych musi podpisać umowę z firmą zewnętrzną. Umowa określać musi prawa, obowiązki, terminy i wynagrodzenie związane z procesem niszczenia danych. Oprócz umowy o przetwarzaniu danych administrator danych musi podpisać umowę o powierzeniu danych, zapewniając, że firma zewnętrzna posiada odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby bezpiecznie niszczyć dane zgodnie z RODO.

Warto też pamiętać o kwestiach ekologicznych. Zatrudniając firmę zewnętrzną do niszczenia danych, organizacje powinny upewnić się, że wybrana firma stosuje przyjazne dla środowiska metody utylizacji materiałów powstałych w procesie niszczenia. Firma zewnętrzna powinna mieć wdrożone odpowiednie procesy recyclingu i zarządzania odpadami, aby zminimalizować wpływ procesu niszczenia danych na środowisko — dotyczy to zwłaszcza odpadów związanych z plastikiem i danymi cyfrowymi.

Podsumowanie

Podsumowując, niszczenie papierowych dokumentów w niszczarce jest ich przetwarzaniem — ale jedynie, jeśli jest wykonywane przez organizacje i firmy. Niszczenie dokumentów w domu przez osoby i zwykłych obywateli nie jest uważane za przetwarzanie.

Podczas niszczenia dokumentów zawierających dane osobowe należy zachować ostrożność i przestrzegać odpowiednich procedur prawnych. Prawo europejskie kładzie duży nacisk na ochronę danych osobowych, a żadna organizacja nie chciałaby narazić się na kary wynikające z nieprzestrzegania tych przepisów. Takie kary mogłyby znacząco wpłynąć na finanse firmy i jej reputację na rynku.