Jak długo należy przechowywać listy obecności pracowników

Prowadzenie dokładnych rejestrów czasu pracy pracowników jest niezbędne dla każdej firmy lub organizacji. Informacje te są ważne nie tylko do prawidłowego przetwarzania listy płac, ale także do zachowania zgodności z przepisami prawa pracy i odpowiednimi zobowiązaniami prawnymi.

Lista obecności jest krytycznym aspektem w procesie ewidencji, ponieważ zapewnia zapis, ile godzin pracownik pracował w danym okresie. Jednak technicznie lista obecności nie stanowi podstawy dokumentacji — może być uważana za część ewidencji, ale sama lista nie jest de facto dokumentem.

W tym artykule wyjaśnimy, czym są listy obecności, jak długo przechowywać listy obecności i kiedy należy je prowadzić, oraz wszelkie specjalne przypadki z nimi związane.

Jak długo przechowywać listy obecności?

Nie istnieje obowiązek przechowywania listy obecności — ale musisz prowadzić ewidencję czasu pracy. Te dwie kwestie nie są tożsame.

Ewidencja dotyczy dokładnego śledzenia i rejestrowania godzin przepracowanych przez pracowników, w tym czasu rozpoczęcia i zakończenia pracy, przerw oraz wszelkich nadgodzin lub nieobecności. Jest to kompleksowy proces, który obejmuje wszystkie aspekty czasu pracy pracownika i ma na celu zapewnienie zgodności z polskim prawem pracy i przepisami. To na tej podstawie określasz wynagrodzenie pracownika etatowego.

Lista obecności jest konkretnym elementem ewidencji czasu pracy, szczególnie skupionym na rejestrowaniu obecności lub nieobecności pracowników w danym dniu pracy. Stanowi ona zestawienie obecności pracownika w danym okresie, zwykle w miesiącu. Przechowywanie list obecności służy również jako punkt odniesienia przy rozwiązywaniu wszelkich sporów, które mogą powstać w związku z godzinami pracy lub wynagrodzeniem pracownika.

Innymi słowy, podczas gdy ewidencja czasu pracy obejmuje wszystkie aspekty śledzenia i rejestrowania godzin pracy pracownika, lista obecności jest specyficznym zapisem, który zapewnia podsumowanie obecności pracownika w danym okresie.

Dane zawarte na liście obecności przenosi się na tak zwaną kartę ewidencji czasu pracy — którą dołącza się do innych dokumentów, jak akta osobowe, wnioski i zgody. Przechowywanie list obecności nie jest jednak obowiązkowe: przykładem są szkoły, gdzie podstawą ewidencji jest dziennik, lub też oparta o tachografy ewidencja czasu pracy kierowców. To dane, nie sam dokument, są istotne.

Należy pamiętać, że samo prowadzenie listy obecności nie jest wystarczające do prowadzenia kompletnej dokumentacji zatrudnienia. Lista obecności może nie zawierać wszystkich niezbędnych informacji w porównaniu z kartami ewidencyjnymi czasu pracy.

Z drugiej jednak strony, jeśli lista jest prowadzona indywidualnie i zawiera oprócz godzin czasu pracy także informacje związane z przyczynami i urlopami, lista obecności może służyć jako karta ewidencji czasu pracy. Odpowiedni formularz wtedy po prostu włącza się do akt.

Jak długo należy przechowywać listy obecności pracowników?

Lista obecności to formularz służący do odnotowania obecności i czasu pracy pracownika w danym dniu. Ponieważ nie jest dokumentem, odpowiedź na pytanie, jak długo należy przechowywać listy obecności pracowników” jest prosta — dopóki nie zostaną włączone do karty ewidencji. Gdy to zostanie zrobione — zazwyczaj pod koniec miesiąca — listy obecności można zniszczyć. Wiele firm jednak nie decyduje się na niszczenie dokumentów — nawet formularzy tego typu. Dlaczego?

Kodeks Pracy stanowi, że pracodawcy muszą prowadzić ewidencję czasu pracy swoich pracowników. Dokumentacja taka musi być przechowywana przez okres 10 lat po ustaniu stosunku pracy.

W Polsce wiele firm przechowywało tradycyjnie listy obecności przez trzy lata, aby zabezpieczyć się przed konsekwencjami. Trzyletni okres przechowywania list obecności wynika z przepisów polskiego Kodeksu cywilnego, który określa termin przedawnienia roszczeń wynikających ze stosunku pracy na trzy lata.

Pracownik ma trzy lata od daty powstania roszczenia na wniesienie pozwu przeciwko pracodawcy o wszelkie roszczenia związane z zatrudnieniem, takie jak niezapłacone nadgodziny. Prawo pracownika do pozwania firmy wygasa po upływie tego okresu i lista obecności może służyć jako dowód w sprawie na wypadek pozwu, chroniący tak pracobiorcę, jak i pracodawcę.

To jednak nie jest wymóg prawny. Przechowywanie dokumentów jest kluczowe, ale ponieważ taka lista nie jest dokumentem, nie musisz przechowywać list obecności — o ile nie stanowią one jednocześnie kart ewidencji.

Gdzie przechowywać listy obecności pracowników?

Wiele firm prosi pracowników o podpisywanie list obecności przy wejściu na teren zakładu lub przy stanowisku pracy. Wypełnione listy obecności przechowuje się bardzo często obok kart ewidencji czasu pracy.

Zgodnie z RODO lista obecności nie powinna zawierać informacji o szczególnym znaczeniu, takich jak powód nieobecności pracownika — bo te zostaną przechowane w firmie. Lista obecności służy wyłącznie do ustalenia długości czasu pracy i obecności pracownika w danym dniu i nie powinna zawierać informacji o faktycznej przyczynie jego nieobecności.

Co musi zawierać ewidencja czasu pracy?

Poniżej przedstawiono wykaz informacji, które muszą być zawarte w ewidencji czasu pracy, zgodnie z §6 rozporządzenia Ministra Pracy w sprawie dokumentacji pracowniczej:

• Liczba godzin przepracowanych przez pracownika oraz odpowiadające im godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy
• Liczba godzin przepracowanych podczas nocnych zmian
• Liczbę godzin nadliczbowych przepracowanych przez pracownika
• Informacje o wszelkich dniach wolnych od pracy, które pracownik wykorzystał, w tym o tytule ich udzielenia
• Liczba godzin spędzonych na dyżurze, w tym godziny rozpoczęcia i zakończenia dyżuru oraz miejsce jego pełnienia
• Rodzaj i wymiar zwolnień od pracy
• Rodzaj i wymiar innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy
• Wymiar czasu pracy pracownika młodocianego wykonującego pracę wzbronioną młodocianym, ale dozwoloną w celu przygotowania zawodowego

Pracodawcy muszą zapewnić, że te informacje są rejestrowane w ewidencji czasu pracy, aby przestrzegać przepisów prawa pracy i dokładnie obliczyć wynagrodzenie pracownika. Mogą to zrobić na podstawie listy obecności.

Jak prowadzi się ewidencję czasu pracy?

Pracodawca jest odpowiedzialny za zbieranie informacji o godzinach rozpoczęcia i zakończenia pracy pracownika w danym dniu, a także wniosków urlopowych i skierowań na badania lekarskie. Dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana przez 10 lat po ustaniu stosunku pracy i może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej.

O ile przechowywanie list obecności nie jest obowiązkowe w każdym zakładzie pracy, o tyle ewidencja czasu pracy jest wymagana, a jej prawidłowość podlega kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Brak prowadzenia ewidencji czasu pracy lub nieścisłości w tym dokumencie mogą skutkować karami pieniężnymi w wysokości od 1 do 30 tys. zł.

Ewidencja czasu pracy – elektroniczne i papierowe rozwiązania

Kiedy firma chce śledzić obecność pracowników, musi zdecydować, czy używać papierowych, czy elektronicznych metod. Wiele firm nadal preferuje tradycyjną metodę korzystania z papierowych list. Z drugiej strony, elektroniczne listy obecności stają się coraz bardziej popularne ze względu na postęp technologiczny i korzyści, jakie zapewniają. Nie musisz zastanawiać się, kto jest odpowiedzialny za listy obecności, jak długo przechowywać takie dokumenty — wszystko załatwia system.

Na przykład pracownik może dysponować kartę kodową — dzięki niej czas pracy liczony jest automatycznie, od wejścia pracownika do budynku po jego opuszczenie. Systemy elektroniczne pozwalają na śledzenie obecności pracowników w czasie rzeczywistym i mogą automatycznie obliczać godziny pracy, zmniejszając szansę na błędy.

Warto jednak zauważyć, że dane biometryczne pracownika nie mogą być używane do rejestracji czasu pracy. Choć na amerykańskich filmach widzimy pracowników wchodzących do korporacji po przeskanowaniu odcisków dłoni czy tęczówki, to jednak polskie prawo i RODO  zabrania wykorzystywania takich danych.

Uproszczona ewidencja czasu pracy

Ustawodawca dopuścił uproszczoną ewidencję czasu pracy dla niektórych pracowników, np. zatrudnionych w zadaniowym czasie pracy, zajmujących stanowiska kierownicze (zarządzających firmą w imię pracodawcy) oraz otrzymujących ryczałt za pracę w porze nocnej lub w godzinach nadliczbowych. Tacy pracownicy nie muszą zastanawiać się, jak długo przechowywać listy obecności i przeważnie nie obowiązuje ich stały rytm pracowniczy.

Mimo że nie mają oni obowiązku wykazywania swojego czasu pracy, pracodawca nadal musi prowadzić kartę ewidencji czasu pracy oraz inną dokumentację służącą do ewidencjonowania czasu pracy, w tym dni wolnych, zwolnień, usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności oraz urlopów.

Na przykład podczas realizacji projektu w laboratorium naukowca obowiązuje średnio ośmiogodzinny dzień pracy. Trudno jest jednak z góry oszacować, ile godzin spędzi nad eksperymentami. Tak długo, jak wykona wszystkie niezbędne zadania, nie ma większego znaczenia, o której godzinie rozpocznie i zakończy pracę, ale nadal przysługują mu dni wolne i premie za nadgodziny.

Lista obecności i elastyczny czas pracy

Elastyczny czas pracy to taki układ pracy, w którym pracownik ma pewien stopień kontroli nad czasem rozpoczęcia i zakończenia pracy. W Polsce pracownicy pracujący w elastycznym czasie pracy mogą dysponować różnymi godzinami rozpoczęcia pracy w różnych dniach roboczych lub swobodnie decydować o tym, o której godzinie rozpocząć pracę w danym dniu.

Taka organizacja pracy nie powinna naruszać prawa pracownika do odpoczynku dobowego w wymiarze co najmniej 11 godzin oraz odpoczynku tygodniowego w wymiarze co najmniej 35 godzin. Pracodawca musi zapewnić, że pracownik ma odpowiedni czas na odpoczynek pomiędzy dniami pracy i że nie pracuje zbyt długo.

Lista obecności i praca zdalna

Praca w rozumieniu polskiego prawa to wykonanie określonego zadania na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem, w miejscu i czasie wskazanym przez pracodawcę, w zamian za określone wynagrodzenie. Ponieważ miejsce i czas nie muszą zawsze mieścić się w siedzibie pracodawcy, coraz popularniejsza staje się praca zdalna. Ale praca zdalna nadal jest pracą i wymaga ewidencji czasu.

Decyzja o sposobie prowadzenia listy obecności dla pracowników pracujących zdalnie należy do pracodawcy. W szczególności lista obecności prowadzona w przedsiębiorstwie może wskazywać, że pracownik w danym dniu pracuje na odległość. Może potwierdzić swoją obecność w inny sposób, np. poprzez zalogowanie się do systemu. W takim wypadku pytanie, jak długo przechowywać listy obecności jest bezprzedmiotowe. Na podstawie aktywności możemy automatycznie wciągnąć pracownika na kartę ewidencyjną.

Podsumowanie

Reasumując, przechowywanie list obecności nie jest wymagane przez prawo pracy i potwierdza jedynie, że pracownik stawił się do pracy. Nie może ona zastąpić ewidencji czasu pracy. Zakład pracy może potwierdzać przybycie i obecność pracownika w pracy w każdej innej formie, o ile przewiduje to regulamin pracy.

Pomimo braku prawnego obowiązku prowadzenia listy obecności, jest ona jednak często wykorzystywana w celach dowodowych w postępowaniach wyjaśniających prowadzonych przez PIP oraz na etapie sądowym.