Przechowywanie Dokumentów Gliwice
Gliwice to miasto zlokalizowane w południowej Polsce, na Górnym Śląsku. Chociaż nie jest najpopularniejszym celem turystów, znajdziemy tutaj atrakcyjną ofertę kulturalną oraz rekreacyjną. To również ważne miejsce dla rozwoju biznesu. Na terenie Gliwic znaleźć można atrakcyjne tereny inwestycyjne. To również jedno z najlepiej skomunikowanych polskich miast, bo przecinają się tutaj dwie autostrady. Miasto słynie z przemysłu ciężkiego i górnictwa kamiennego, ale z czasem coraz częściej znaleźć tu można przedsiębiorstwa działające w branży nowoczesnych technologii.
Przechowywanie dokumentów Gliwice
Prawidłowe przechowywanie dokumentów i archiwizacja dokumentów to obowiązek przedsiębiorcy. Zdecydowanie nie warto tej czynności traktować jedynie jako zagadnienia organizacyjnego; niedopatrzenia na tym polu mogą bowiem kosztować firmę duże straty wizerunkowe, a nawet poważne problemy z prawem. Do takiego rozwoju sytuacji może dojść, gdy dokumentacja ulegnie zagubieniu. Jeśli przechowywana jest w niewłaściwych warunkach, przedsiębiorca może mieć trudności z namierzeniem konkretnych akt. To prowadzić może do:
- Nieprzestrzegania okresów przechowywania
Każdy typ dokumentacji firmowej ma określony okres przechowywania i firma jest zobowiązana do jego przestrzegania. Nie może dojść więc do sytuacji, gdy przedsiębiorca zbyt szybko zutylizuje akta lub przechowuje je zbyt długo. Rozgardiasz w zgromadzonych aktach niestety utrudnia utrzymanie w ryzach dokumentów.
- Nieprzestrzegania RODO
Grzywny za niezapewnienie odpowiedniej ochrony danym osobowym klientów i kontrahentów sięgają monstrualnych kwot. Każda firma administruje takimi informacjami, a to oznacza, że musi zapewnić im właściwą ochronę – zabezpieczyć przed kradzieżą lub innym nieautoryzowanym dostępem. Jak łatwo się domyślić, ochrona informacji zawartych w dokumentacji będzie sporym wyzwaniem, jeśli akta nie są przechowywane we właściwych warunkach.
Przechowywanie dokumentów przez Ekoakta w Gliwicach
Istotne jest m.in. wydzielenie odpowiedniej przestrzeni. Winna być ona w taki sposób oddzielona od klientów, aby nie mogli oni mieć dostępu do akt. W małych firmach może to być spore wyzwanie. Niebagatelną rolę odgrywają również zabezpieczenia o charakterze przeciwpowodziowym i przeciwpożarowym. Firmy chcące zapewnić swoim aktom kompleksową ochronę, muszą wziąć pod uwagę również takie czynniki losowe.
Zabezpieczenie biura, kupno profesjonalnych mebli i odpowiednie przydzielenie dostępów poszczególnym pracownikom to złożone, czasochłonne i często kosztowne procesy. Warto zastanowić się, czy bardziej opłacalnym wariantem nie będzie zlecenie przechowywania dokumentów zewnętrznemu podmiotowi.
Profesjonalne przechowywanie dokumentów z Ekoaktą
Ekoakta to firma z wieloletnim doświadczeniem. Wszystkie metody, które wykorzystujemy w codziennej pracy, charakteryzują się wysoką efektywnością i są w stanie zapewnić Państwa dokumentacji optymalną ochronę. Aby spełnić oczekiwania naszych klientów, zaplanowaliśmy szereg sprawdzonych procedur. Dzięki nim mamy pod kontrolą wszystkie przechowywane akta.
Nasze skuteczne funkcjonowanie nie byłoby możliwe, gdyby nie świetnie przeszkolona załoga. To ona czuwa nad tym, aby dokumentacja papierowa oraz akta zapisane na nośnikach elektronicznych znajdowały się w dobrze dopasowanych warunkach. Naszą siłą jest też odpowiednia infrastruktura. Nowoczesne zabezpieczenia wykluczają ryzyko kradzieży i przedostania się Państwa informacji w niepowołane ręce.
W jakich częściach Gliwic działają nasi klienci?
Bojków, Brzezinka, Czechowice, Kopernik, Ligota Zabrska, Łabędy, Obrońców Pokoju, Ostropa, Politechnika, Sikornik, Sośnica, Stare Gliwice,, Szobiszowice, Śródmieście, Trynek, Wilcze Gardło, Wojska Polskiego, Wójtowa Wieś, Zatorze, Żerniki, Żwirki i Wigury
